Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация за использование личного транспорта: как обосновать выплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В современных условиях существует большое количество профессий, связанных с разъездами по рабочим вопросам. Даже в такой профессии как бухгалтер, зачастую возникает надобность выезжать в различные инстанции.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Как документально можно оформить использование личного автомобиля
Для того чтобы при использовании личного автомобиля работника обезопасить и организацию и сотрудника, нужно оформить отношения в письменном виде. Сделать это можно следующими способами:
| Трудовой договор | Дополнительное соглашение к трудовому договору | Договор аренды |
| При заключении трудового договора необходимо прописать условие о выплате компенсации. Причем возмещение происходит только в том случае, если машина сотрудника используется по его доброй воле, с разрешения и в интересах работодателя, а сумма компенсационной выплаты прямо указана в трудовом договоре. Указание на то, что выплата компенсации должна быть закреплена в письменной форме содержится в апелляционном определении Пермского суда от 16.08.2017года по делу №33-8949/2017 | Если трудовой договор уже заключен, а использование автомобиля в служебных целях началось позже, то составляется дополнительное соглашение, в котором прописывается за что конкретно, сколько и когда будет получать работник в виде компенсации | Компания и сотрудник могут заключать договор аренды машины без экипажа. Величина вознаграждения сотруднику в этом случае оговаривается заранее. По общему правилу организация берет на себя все расходы по использованию автомобиля. Единственное условие – все затраты должны быть обоснованы и подтверждены документами. Следует помнить, что согласно части 1 статьи 5 закона №125-ФЗ от 24.07.2008 года страховыми взносами сумма компенсации не облагается, а вот НДФЛ с этих сумм перечислить придется. Целесообразно установить величину аренды в зависимости от интенсивности работы. В случае, если работник уходит в отпуск или на больничный, договор аренды продолжает действовать |
Подтверждение расходов в случае закрепления возможности компенсации в трудовом договоре или допсоглашении к нему, производится по предоставленным документам на расход. В случае аренды автомобиля один раз составляется договор и акт приема – передачи машины. Этот порядок закреплен в письме Минфина №03-03-06/4/118 от 13.10.2011 года.
Начисление НДФЛ и страховых взносов на сумму компенсации
Как уже было сказано выше, условие использования личного автомобиля сотрудника в текущей работе должно быть в обязательном порядке прописано, например, в трудовом договоре. Кроме того, внутри самой компании, в ее актах такой порядок также обязательно закрепляется.
Определение точной суммы компенсации нужно не только для того, чтобы обезопасить обе стороны таких отношений, но и чтобы определиться с налогообложением этих выплат.
Для того чтобы узнать, нужно ли облагать суммы компенсации НДФЛ, необходимо обратиться к пункту 3 статьи 217 НК РФ. Там закреплено, что если работа предусматривает поездки по служебной надобности и это закреплено во внутренних документах, то компенсация за использование своей машины в этом случае НДФЛ не облагается. Это правило действительно только для той суммы компенсации, которая указана в документах. Если сотрудник получит больше, то величина превышения уже будет являться его доходом и с нее нужно будет заплатить НДФЛ. Относительно обложения налогом есть два письма Минфина от 2017 года – №03-04-06/62150 и №03-04-06/45592.
Что касается страховых взносов. Статья 422 НК РФ определяет список выплат, которые не облагаются страховыми взносами. Перечень этот закрытый. Компенсация за использование своей машины в работе входит в этот перечень. Однако нужно помнить, что организация должна располагать документами, подтверждающими принадлежность машины сотруднику, а также всеми расчетами по величине компенсации, документами, которые докажут, что автомобиль используется именно для работы. Кроме того необходимо иметь все документы, подтверждающие расходы.
Перечень выплат, которые не облагаются взносами от НС и ПЗ совпадает с перечнем выплат, которые не облагаются страховыми взносами.
Волкова О., эксперт службы правового консалтинга Гарант
Пошаговая инструкция получения компенсации расходов
Для подтверждения того, что выплата не является доходом работника, а компенсацией, потребуется иметь в наличии ряд документов и соблюсти порядок оформления. В случае, когда потребность в использовании транспорта для исполнения рабочих обязанностей производится после трудоустройства, стороны заключают отдельное соглашение к трудовому контракту о передаче транспорта или договор аренды.
| Порядок действия | Описание условий |
| Подача работником заявления | Если договоренность об привлечении личного ТС достигается на этапе трудоустройства, о чем вносится соответствующее условие в трудовой контракт, отдельное заявление не представляется |
| Представление документов на транспортное средство | В составе документов сотрудник представляет ПТС, доверенность на право управления автомобилем |
| Достижение договоренности с работодателем | Устанавливаются условия, удовлетворяющие требованиям обеих сторон |
| Заключение договора | Оформляются договор аренды или передачи транспорта в длительное использование |
| Составление акта приема-передачи | Документ содержит данные о транспорте и подтверждает факт передачи транспортного средства |
Управление транспортом может осуществляться самим владельцем либо иным лицом, назначенным работодателем. Договор аренды заключается на передачу транспортного средства с водителем либо без него.
Учет компенсации при расчете прибыли предприятия
Предприятия имеют право учесть затраты по выплате компенсации в составе расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль. Суммы относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении (пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ). Компенсация также учитывается при расчете налогооблагаемой базы по единому налогу при использовании упрощенного режима (пп.12 п.1 ст. 346.16 НК РФ).
При учете расходов ⇓
- Включение затрат эксплуатации легкового автомобиля производится в размере нормируемых расходов, грузового транспорта – в полной сумме компенсации.
- Компенсация ГСМ отдельно в состав не включается. По мнению ИФНС, компенсация включает затраты на ГСМ.
- Сумма компенсации за дни простоя, в которые не эксплуатировался транспорт, не включаются.
- Подтверждением фактической эксплуатации транспорта служат путевые листы, выписываемые при передвижении транспортного средства.
- Включаются только суммы, фактически выплаченные лицу.
Как правильно оформить
Компенсация сотруднику компании выплачивается на основании приказа руководителя. Для этого гражданин подает администрации заявление, в котором указывает следующие сведения:
- обстоятельства использования машины по служебной необходимости;
- периодичность применения авто.
К заявлению прилагаются документы:
- на автомобиль, включая техпаспорт и свидетельство о постановке на учет;
- путевой лист;
- чеки, другие документы, подтверждающие расходы сотрудника на машину.
Какие возмещаются расходы?
Сумма компенсации за использование личного автомобиля зависит от разных факторов. Руководители многих компаний нанимают на работу только специалистов, имеющих свои машины, что позволяет им справляться со многими должностными обязанностями.
На основании ст. 188 ТК работник может потребовать от руководства компании перечисления компенсации за использование личного автомобиля. Для этого он должен доказать, что ему пришлось для выполнения задания директора понести определенные расходы. Руководителем фирмы выплачиваются следующие средства:
- компенсация за износ имущества во время его использования в рабочих целях;
- фактические затраты, связанные с эксплуатацией авто, представленные тратами на бензин, ремонт или обслуживание.
Размер компенсации должен обсуждаться между двумя участниками трудовых отношений заблаговременно, а также закрепляться в письменном виде. Обычно процедура выполняется в процессе заключения трудового договора. Допускается вписывать эти сведения в дополнительное соглашение к уже имеющемуся трудовому договору.
Какие требуются документы?
Выплата компенсации за использование личного автомобиля назначается только при передаче работодателю официальных документов, подтверждающих те или иные расходы. К этим документам относится:
- путевые листы, которые подтверждают, что конкретная машина действительно использовалась для решения рабочих вопросов определенной компании, причем форма этого документа разрабатывается отдельно каждой организацией;
- кассовые чеки, выдающиеся на АЗС или СТО;
- отчеты, составленные сотрудником организации;
- журнал, в котором регистрируются все передвижения работника на своем автомобиле для решения рабочих вопросов.
При наличии приказа назначается компенсация за использование личного автомобиля. Образец данного документа можно изучить ниже.
Какие применяются нормы?
Нормы компенсации за использование личного автомобиля обязательно учитываются руководством компании, так как от них зависит, можно ли снизить налоговую базу по налогу на прибыль на расходы, связанные с перечислением компенсации владельцу имущества, представленному сотрудником компании. Данные нормы закрепляются на государственном уровне. К ним относится:
- если используется легковое авто, объем двигателя которого не превышает 2 тыс. куб. см., то норма оплаты составляет 1,2 тыс. руб.;
- если объем двигателя превышает 2 тыс. куб. см., то норма равна 1,5 тыс. руб.;
- если арендуется мотоцикл, то плата за него в пределах нормы составляет 600 руб.
При использовании грузовых автомобилей не устанавливаются какие-либо нормы в законе, так как такие расходы включаются в другую категорию затрат фирмы.
Как компенсировать использование личного транспорта в служебных целях в 2020 году
Порядок выдачи и размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Это важно, потому что превышение лимита компенсации, нельзя будет включить в расходы для налога на прибыль. Вас ждут расчеты на примере и документальное оформление выплаты.
Любая денежная выплата должна быть оформлена документально. Не исключение и компенсация служащему за использование личного транспорта в служебных целях 2020. Об этом гласит ст.188 ТК РФ.
Внимание! Важнейшим условием для покрытия износа машины работнику служит официальная договоренность между ним и работодателем. Обе стороны должны быть согласны, что сотрудник будет ездить по делам организации на своем авто.
Если договоренности не было, и служащий проявил инициативу по собственному желанию, требовать денег он не вправе. Договоренность может быть следующей:
- В трудовом договоре формируется специальная глава, посвященная порядку эксплуатации личного транспортного средства (ТС) и выдаче денег за износ, горючее и пр.;
- К трудовому договору прилагается специальное дополнительное соглашение, где прописываются все эти вопросы;
- Заключается договор аренды.
Деньги платятся либо в твердой денежной сумме, либо рассчитываются каждый раз, исходя из износа, пробега и прочих показателей. Периодичность выплат оговаривается в Трудовом договоре или соглашение.
Сумма может быть любой, но в расходы при исчислении базы для налога на прибыль попадет только определенный лимит (об этом ниже). Зв время отпуска и болезни деньги не насчитываются. Горючее, бензин и смазочные материалы оплачиваются отдельно на основании первички: чеки, квитанции, талоны и пр.
Отражение в учете компенсаций
Согласно законодательства, суммы которые работодатель заплатит сотруднику за использование авто в служебных целях, не подлежат обложению налогом на доход с физических лиц и н буду отражены в отчете 2 НДФЛ. Так же эти выплаты не облагаются страховыми взносами.
В случае, если например автомобиль не принадлежит сотруднику на правах собственности, а он использует его по доверенности, то возникает спорный вопрос, на который так и нет однозначного ответа.
Налоговая говорит о том, что на основании Трудового кодекса ,автомобиль должен быть личным и принадлежать на правах собственности, тогда не нужно снимать НДФЛ и страховые взносы, соответственно случай с доверенностью не попадает, но судебная практика показывает обратное, оказывается все же четкого понятия в Законе как личное имущество не прописано, поэтому личным может считаться любое имущество на законном праве, в том числе и по доверенности.
С налоговым учетом немного другая ситуация, перед бухгалтером встает вопрос, учитывать ли такие расходы при обложении налогом на прибыль? Учесть их необходимо в составе прочих расходов в соответствии с законодательными нормами.
|
Рабочий объем двигателя легкового автомобиля |
Нормы расходов на выплату компенсации (руб. в месяц |
| до 2000 куб. см включительно | 1 200.00 |
| свыше 2000 куб. см | 1500.00 |
Определяем размер компенсации
Повторимся, что размер компенсации расходов работника на использование личного имущества устанавливается соглашением сторон.
При определении размера работодатели руководствуются:
1. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Этим документом зафиксированы нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
– легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 1 500 руб. в месяц;
– легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 1 200 руб.;
– мотоциклы – 600 руб.
2. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563. Названным документом утверждены правила выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием. В частности, установлены следующие предельные размеры:
– легковые автомобили с объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;
– легковые автомобили с объемом двигателя до 2 000 куб. см – 2 400 руб.;
– мотоциклы – 1 200 руб.
В отношении гражданских служащих определено, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в десятидневный срок со дня получения заявления гражданского служащего с учетом:
-
необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
-
времени использования личного транспорта в служебных целях;
-
объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.
Еще один вариант использования личного транспорта третьих лиц путем заключения договора аренды. В соответствии с гражданским законодательством предприятие может заключить договор аренды транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) и договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
В обоих случаях расходы на выплату арендной платы приводят к возникновению обязанности удержать НДФЛ, если арендодателем является физическое лицо, и к тому, что суммы арендной платы уменьшают налогооблагаемую базу предприятия.
В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией и учитываемым в целях налогообложения прибыли, относятся расходы налогоплательщика в виде арендных платежей за арендуемое имущество. Аналогичные нормы (пп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и пп. 4 п.2 ст. 346.5 НК РФ) относятся к УСН и сельхозналогу.
Если договор аренды составлен грамотно, то нести возникающие расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства будет именно арендатор. Таким образом, в расчет налога на прибыль попадут арендные платежи и эксплуатационные расходы.
Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу, будет объектом налогообложения НДФЛ. А организация-арендатор будет выступать в роли налогового агента (п. 1, п. 2 ст. 226 НК РФ).
Об этом же говорится в письме Минфина России от 05.04.2018 № 03-04-06/22216 и письме УФНС РФ по г. Москве от 23.09. 2010 № 20-15/3/100407 и др.
При этом попытки переложить обязанность уплачивать НДФЛ на самого арендодателя с указанием соответствующих норм в договоре будут ничтожными (постановление ФАС Московского округа от 07.03.2012 № А40-40718/11-140-184, письмо Минфина РФ от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314, от 15.07.2010 № 03-04-06/3-148).
То есть именно арендодатель должен исчислить и удержать сумму НДФЛ в момент выплаты дохода, перечислить ее в бюджет, подав соответствующие данные.
А вот страховые взносы уплачивать с арендной платы не нужно. Договор аренды транспортного средства относится к договорам, связанным с передачей в пользование имущества (имущественных прав), арендная плата, установленная такими договорами аренды, заключенными между организацией и физическими лицами, являющимися и не являющимися работниками организации, и выплачиваемая данным физическим лицам, не является объектом обложения страховыми взносами согласно пункту 4 статьи 420 Налогового кодекса РФ. Аналогичный вывод содержится в письме Минфина РФ от 01.11.2017 № 03-15-06/71986.
Но если будет оформлен договор аренды с экипажем, то ситуация со страховыми взносами возникает совершенно иная. Значительным минусом данного способа оформления отношений является то, что при аренде транспортного средства с экипажем довольно трудно отделить собственно арендную плату и оплату за услуги по управлению транспортом. Их разделить или забывают, или применяют такой подход даже сознательно. А выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ) являются объектом налогообложения страховыми взносами.
В связи с этим проверяющие требуют произвести обложение страховыми взносами всей суммы арендной платы.
Суды же встают на сторону налогоплательщиков. К примеру, в постановлении Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015 было признано, что подлежащая обложению страховыми взносами сумма вознаграждения, выплаченного по договорам, в части оказания услуг по управлению транспортными средствами и по их технической эксплуатации в общем объеме арендных платежей не установлена, следовательно, не определен объект обложения страховыми взносами. Начисление страховых взносов на сумму аренды транспортного средства с экипажем противоречит закону.
Но, несмотря на столь лояльный подход судов к данной ситуации, риск возникновения претензий со стороны контролеров достаточно велик. Поэтому стоит задуматься о готовности предприятия отстаивать свою позицию в суде.
На заметку
Можно немного сэкономить на страховых взносах на травматизм, ведь в соответствии со статьей 5 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» оплата за выполнение работ и (или) оказание услуг по договорам гражданско-правового характера осуществляется, если только это оговорено договором. Но, как правило, это экономия не так существенна на фоне величины страховых взносов.
Пришла пора подвести итоги и определить, какой же из способов оформления наиболее выгоден. Для наглядности составим таблицу, в которой были бы обобщены влияние факторов на величину налоговых потоков в разрезе каждого способа оформления транспорта.
Выбираем способ оформления
|
Наименование показателя |
Компенсация за использование личного транспорта |
Безвозмездное использование транспортного средства |
Аренда транспорта без экипажа |
Аренда транспорта с экипажем |
|
Наличие путевых листов |
Да, если сумма компенсации превышает нормы Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 |
Да |
Да |
Да |
|
НДФЛ в отношении компенсации, арендных выплат |
Не облагаются |
— |
Облагаются |
Облагаются |
|
НДФЛ в отношении эксплуатационных расходов |
Не облагаются |
Не облагаются |
Не облагаются |
Не облагаются |
|
Страховые взносы в отношении компенсации, арендных выплат |
Не облагаются |
Не облагаются |
Не облагаются |
Вопрос спорный |
|
Страховые взносы в отношении эксплуатационных расходов |
Не облагаются |
Не облагаются |
Не облагаются |
Не облагаются |
|
Налог на прибыль (УСН, сельхозналог) в отношении компенсации, арендных выплат |
В пределах нормы Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 |
— |
Принимаются |
Принимаются |
|
Налог на прибыль (УСН, сельхозналог) в отношении эксплуатационных расходов |
— |
Принимаются |
Принимаются |
Принимаются |
|
Налоговые риски в отношении налогообложения страховыми взносами |
Низкий |
Нет |
Нет |
Риск высокий |
|
Налоговые риски в отношении налога на прибыль |
Нет |
Риск высокий |
Нет |
Нет |
Размер возмещения сотруднику за личное авто не регламентирован на законодательном уровне. Статья 188 ТК РФ указывает, что условия о компенсации за использование транспорта стороны трудового договора согласовывают самостоятельно. Договориться следует:
- о выплатах за эксплуатацию транспорта в служебных целях;
- обязанности платить за амортизацию транспортного средства;
- издержках на покупку топлива и иных материалов;
- суммах возмещения на ремонт, который потребовался в результате использования личного имущества в рабочее время.
По первой и второй позициям целесообразно установить платежи в фиксированном размере, но в законодательстве не прописана такая обязанность сторон.
Компенсация за использование личного легкового автомобиля сотрудника для служебных поездок уменьшит налогооблагаемую прибыль только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Компенсация в пределах норм включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нормы расходов на выплату компенсаций установлены в зависимости от объема двигателя легкового автомобиля. Если объем двигателя меньше 2000 куб. см (включительно), то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц. Если объем двигателя свыше 2000 куб. см – 1500 руб. в месяц. Для мотоциклов ежемесячная норма компенсации установлена в размере 600 руб.
Суммы компенсаций, превышающие нормативы, установленные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, нельзя включить в расходы. Следовательно, они не уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 38 ст. 270 НК РФ). В бухучете сумма компенсации признается в расходах в полной сумме. Из-за этого возникнут постоянная разница и постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02).
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного грузового автомобиля (микроавтобуса) сотрудника?
Ответ: да, можно.
За использование личного имущества сотрудника в служебных целях организация должна выплатить ему компенсацию (ст. 188 ТК РФ). Данное правило в полной мере относится не только к легковым, но и к грузовым автомобилям.