Положение о командировках: каким должен быть образец 2022 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Положение о командировках: каким должен быть образец 2022 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Действия сотрудника после командировки

2. Изменения по командировочным с 2020 года

3. Можно продлить или перенести служебную поездку?

4. Кого нельзя отправлять в командировку

5. Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

6. Как заполнить авансовый отчет?

7. Командировка генерального директора. Оформление в 2021

8. Оформление командировки в 2021 году пошаговая

9. Электронные документы и регистры

10. Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

11. Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

12. Какие документы потребуются от работника?

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Действия сотрудника после командировки

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Изменения по командировочным с 2020 года

Важные изменения коснулись порядка нормирования размера суточных в организации. Предельно допустимого размера суточных действующим законодательством не установлено. Следовательно, в учреждении может быть принята любая сумма в день: как 50, так и 3000 рублей.

Еще одно изменение, которое может скорректировать сумму командировочных в 2020 году, — это новый курортный сбор. Платеж становится обязательным с 01.05.2018 и равен 50 рублям с человека в сутки.

Платить сбор обязаны все граждане, пребывающие более 24 часов на территории Крыма, Севастопольского, Краснодарского и Алтайского краев. Причем командированные сотрудники не стали исключением. Следовательно, работники, направленные в поездку на «курортные территории», должны будут оплатить взнос.

Эксперты полагают, что оплата курортного сбора будет включена в командировочные расходы, подлежащие возмещению. Приведет ли это к увеличению норм суточных, пока неизвестно.

Перед отправкой работника в служебную поездку ему необходимо выдать аванс. Размер аванса определяют приблизительно, но с учетом следующих факторов:

Траты на проживание определите приблизительно, исходя из мониторинга цен на гостиничные номера в регион командирования. Цены сравнить можно в интернете или же сразу при бронировании гостиничного номера.
Транспортные издержки определяем исходя из стоимости билетов (авиа, ЖД, автобус, электричка, троллейбус, прочее). Комиссионные сборы, страховки также следует компенсировать работнику.
Суточные рассчитайте с учетом утвержденных норм и дней командировки.
Согласуйте дополнительные траты в поездке. Например, покупку материалов или пробных изделий.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

причины командировки;
задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Кого нельзя отправлять в командировку

Зачастую руководитель отправляет в командировку без согласия сотрудников, так как она является выполнением трудовой обязанности.

Хотя существуют категории людей, для которых служебная командировка под запретом, или требуется письменное согласие.

Существует запрет на оформление командировки для таких людей:

Для женщин, которые ждут появления ребенка и с ними заключен трудовой контракт;
Рабочие организации, которые являются несовершеннолетними (но если они занимаются творческими профессиями и профессионально спортом, ограничений нет);
Рабочие, которые работаю в организации по ученическому договору.

Определенные категории личности можно отправлять в командировку, но в обязательном порядке нужно запросить письменное согласие на это. К ним относиться:

Женщины, которые работают по трудовому договору, у которых есть малолетние дети. И так же единственный родитель, у которого ребенку до 3-х лет;
Сотрудники организации, которые имеют детей инвалидов;
Рабочие организации, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи;
Рабочие организации с группой инвалидности, если командировка нарушает программу восстановления.

Что еще можно и чего нельзя при отправки в командировку

Поездка иногда подразумевает, что выполнения своей работы на новом месте должен начинать с понедельника для этого сотруднику нужно отправиться в поездку в выходной день. Для этого необходимо издать приказ, что командировка начинается с выходного дня, а сотрудник должен дать письменное согласие.

Продлить или перенести уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать причину переноса, а так же новые даты.

Так же если работник в отпуске то по закону, этот период сотрудник полностью освобождается от своих рабочих обязанностей. И если работодателю необходимо отправить сотрудника в командировку, нужно отозвать сотрудника из отпуска.

Как заполнить авансовый отчет?

Форма авансового отчета утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55. Порядок заполнения содержится в Указаниях по применению и заполнению форм, которые утверждены этим же постановлением. С 1 января 2013 года унифицированная форма авансового отчета не обязательна. Поэтому ее можно изменить по своему усмотрению.

В соответствии с пунктом 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 фактические даты командировки подтверждаются проездными билетами, а в их отсутствии (поездка совершается на автомобиле) – служебной запиской с приложением документов, подтверждающих срок командировки (путевой лист, квитанции, чеки и пр.).

Следовательно, в авансовом отчете для подтверждения расхода суточных можно сослаться на билеты (рис. 1) или служебную записку (рис. 2), представленную сотрудником, в которой указаны даты командировки.

Командировка генерального директора. Оформление в 2021

Важно! На сегодняшний день правила по оформлению командировок претерпели некоторые изменения, что привело к более простому порядку ведения отчетов и сокращению перечня обязательных документов.

Какие документы в 2021 году при оформлении командировки являются необязательными:

Наименование документа	Пояснение
Командировочное удостоверение	Данным документом подтверждался срок командировки. Теперь достаточно только билетов, в которых указывается время отправления и время прибытия, а также иные заменяющие документы (например, путевой лист, если работник в командировку едет на личном транспорте)
Служебное задание	Составляется на усмотрение компании
Отчет о выполнении служебного задания	Может составляться один документ, содержащий в себе и служебное задание и отчет по его выполнению. Также возможно составление альтернативных документов
Журнал регистрации командировок	Отдельного журнала не требуется

Таким образом, компании вправе самостоятельно решить использовать ли им указанную документацию или нет. Также они могут пользоваться только некоторыми документами, главное, чтобы это было закреплено в нормативных актах компании, регламентирующих командировки (например, в Положении о командировках).

Важно! Многие работодатели не отказались от оформления служебного задания и отчетов о командировке. Эти документы позволяют обосновать целесообразность расходования денежных средств на поездку. В свою очередь это необходимо для того, чтобы на данные суммы можно было снизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Вопрос: Как указать в приказе период командировки, если он точно не известен?

Оформление командировки в 2021 году пошаговая

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

В 2021 году командировками считаются:

Отправки сотрудников из головного офиса в филиалы компании или отдельные подразделения;
Командирование работников, наоборот, из филиалов и подразделений в головной офис;
Поездки в головной офис тех работников, которые работают дистанционно;
Поездки лиц, отправляющихся в другую компанию с рабочим визитом, в том числе и за границу.

Первое изменение в правилах, произошедшее в 2018 году, можно заметить уже здесь. Теперь для отправления в командировку необязательно физически находиться на производстве или в офисе организации, можно работать и дистанционно, не ведя учёт рабочего времени.

Если сотрудник работает вахтовым методом или его работа связана с постоянными разъездами, это другая статья бюджета компании, поэтому её нельзя оформить в документах как командировку.

Важно обращать внимание на то, что именно признаётся командировкой, и кого могут в неё отправить, потому что расходы на поездку могут быть исключены из налоговой базы при составлении отчётности. Ошибки и неточности могут вызвать проблемы с ФНС как у владельца организации, так и у бухгалтера.

Основным документом, который оформляется сотруднику перед поездкой – это командировочный приказ. На основании его работник:

Получает право отправиться в служебную поездку.
Получает авансовую сумму перед отъездом.
Может оформить после возвращения авансовый отчёт, по которому командировочные средства будут учитываться в налоговых отчётах и при оплате самой суммы налога.

Приказ в 2021 году должен содержать следующие данные:

Наименование компании, в которой работает командировочный, и её ОКПО.
Название документа, дата его составления и номер во внутреннем учёте документов компании.
Полное имя сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, его должность и табельный номер.
Место прибытия в виде названия населённого пункта, страны или организации, в которую едет работать командированный.
Точные или приблизительные даты начала и окончания поездки, а также её длительность в сутках.
Цель командировки – если этот пункт правильно составить, то можно потом не оформлять служебное задание и отчёт по нему.
Указывается, кто финансирует поездку – отправляющая или принимающая сторона.
Основание для поездки – обычно отмечается, если инициатором стал сотрудник, а не его работодатель.
Полное имя руководителя организации или ответственного лица.
Подписи работодателя и командируемого.

Для составления приказа иногда используется форма Т-9, с примером правильного заполнения которой можно ознакомиться в документе по ссылке, а здесь скачать пустой бланк. Также можно использовать внутренний документ, составленный специально для организации.

Если в командировку едет не один сотрудник, а группа, для них допускается оформить один приказ по форме Т-9а (образец по ссылке), принципы заполнения которого не отличаются от формы Т-9. Здесь в 2021 году также можно использовать собственную форму.

Образец алгоритма, как правильно оформить командировку в 2021 году, выглядит так:

Убедиться, что работника можно отправить в служебную поездку. Это необходимо из-за того, что есть группы сотрудников, кото��ых отправлять в командировки нельзя или можно только с их разрешения. Так, отправлять в поездки нельзя беременных работниц, несовершеннолетних и работающих по ученическому договору. Спрашивать письменное разрешение нужно у сотрудников с малолетними детьми или детьми-инвалидами, особенно у родителей-одиночек, а также у тех работников, которые занимаются уходом за родственниками.
Составить приказ. В 2021 году можно использовать бланк Т-9 или Т-9а, а также внутренний документ. В служебном задании необходимости нет.
Выдать средства. Компания должна оплачивать сотруднику билеты для переезда, жильё, а также выдавать суточные. Общая сумма аванса работнику устанавливается в локальном акте организации или же самим сотрудником в служебной записке, которую должен одобрить руководитель. Если работник отправляется за границу, то суточные ему должны платить в иностранной валюте только выезда за рубеж. В пределах РФ все суточные выдаются в рублях.
Оформить необходимые документы. На этом этапе обычно оформляется командировочное удостоверение и другие документы, описанные в первом разделе этой статьи.

После этого сотрудник может спокойно отправлять в служебную поездку, после которой нужно будет:

Оформить авансовый отчёт. Этот документ заполняется в течение трёх дней после того, как работник вернулся на рабочее место. Авансовый отчёт заполняется им самим по форме АО-1 и передаётся бухгалтеру. Если в компании принято заполнять отчёты, то они должны быть оформлены и переданы вместе с авансовым отчётом. Также нужно прикрепить документы, подтверждающие расходы – счета из гостиницы или договор аренды, билеты и посадочные талоны, чеки, бланки, путевые листы и т. д. Бухгалтер должен отдать отрывной корешок сотруднику, чтобы тот мог подтвердить оформление командировочных документов в 2021 году и их передачу для бухучёта.
Отдать излишек выданной суммы. Он передаётся в кассу в течение трёх дней после подачи авансового отчёта. Перед этим нужно будет заполнить приходный кассовый ордер. Если сотрудник не отдаёт эти средства, то работодатель может через месяц удержать их из суммы зарплаты, но не более 20% от оклада за раз. Расходы в валюте переводятся в рубли по курсу, актуальному на момент подачи авансового отчёта. Если же сотрудник получил средства в рублях, а потом сам перевёл их в валюту, то они будут переводиться обратно в рубли по курсу на тот момент.
Компенсировать перерасход. Работник может потратить как меньше выданного, так и больше. Так, если все траты сверх меры будут признаны обоснованными согласно авансовому отчёту, то по расходному кассовому ордеру сотруднику могут оплатить перерасход полностью. В 2021 году возмещаются также расходы на оформление загранпаспорта и виз.

После этого процедуру отправки сотрудника в рабочую поездку можно считать официально закрытой, а информация о ней заносится в журнал командировок, при условии, что такой есть. Если действовать согласно обозначенному выше шаблону, и соблюдать все правила оформления командировки в 2021 году, то компании, а особенно её бухгалтерии, будет легко избежать проблем с отчётностью в сфере служебных поездок. А так как в 2018 году учёт был значительно упрощён, допустить ошибки, оформляя и оплачивая командировки в 2021 году, практически невозможно.

Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота – о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.

Электронные документы и регистры

Важным новшеством является введение новых форм электронных учетных документов:

Код формы	Наименование формы	Для каких целей применяется, комментарии
0504512	Решение о командировании на территории РФ.	Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку на территории РФ и расчёта размера командировочных расходов.
0504513	Изменение Решения о командировании на территории РФ.	Для изменения Решения о командировании (ф. 0504512) или изменения расчёта размера командировочных расходов по ранее утверждённому Решению (ф. 0504512) или для отмены командировки.
0504515	Решение о командировании на территорию иностранного государства.	Для направления работника/подотчётного лица в служебную командировку за пределы РФ и расчёта размера командировочных расходов.
0504516	Изменение Решения о командировании на территорию иностранного государства.	Для оформления изменения соответствующего Решения (ф. 0504515).
0504517	Решение о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа лиц, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей.	Для формирования расчёта суммы компенсации работникам — «северянам» проезда в отпуск и обратно. Заполняется работником/подотчётным лицом, которому по закону положено возмещение указанных расходов.
0504518	Заявка-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объёма.	Электронная заявка-обоснование оформляется в случае приобретения через подотчётное лицо товаров, работ, услуг малого объёма для собственных хозяйственных нужд учреждения. Заполняет форму указанный подотчётный сотрудник.
0504520	Отчёт о расходах подотчётного лица.	Применяется для учёта расходов с подотчётными лицами на основании шести вышеупомянутых электронных документов (ф. 0504512, ф. 0504513, ф. 0504515, ф. 0504516, ф. 0504517, ф. 0504518).

Кого можно, а кого нельзя направлять в служебные командировки?

Отправлять в командировки можно тех работников, с которыми заключены трудовые договора. Само определение командировки как поездки в местность вне места постоянной работы подразумевает, что работник находится в штате и имеет постоянное рабочее место.

Однако, в ряде случаев в командировку могут направляться и внештатные сотрудники, работающие по договору ГПХ. При этом направление в командировку и ее условия также требуется оформить отдельным актом работодателя (заказчика).

Ст.127 ТК РК устанавливает ограничения по направлению в командировку некоторых категорий сотрудников.

Так, согласно п.4 ст.127 ТК РК, вправе отказаться от направления в командировку:

работники, не достигшие 18-лет;
беременные женщины;
работники-инвалиды.

Такие работники могут направляться в командировку только если это не запрещено им по медицинским показаниям и они не возражают сами. Принуждать их работодатель не вправе.

Также, согласно п.5 ст.127 ТК РК, от направления в командировку вправе отказаться следующие категории работников:

имеющие детей до 3 лет;
воспитывающие детей-инвалидов, нуждающихся в постоянном уходе (при наличии соответствующего медицинского заключения);
осуществляющие уход за больными членами семьи, нуждающимися в постоянном уходе (также требуется медзаключение).

Какие документы нужно оформить работодателю при направлении сотрудника в командировку?

Перед поездкой работодатель должен оформить следующие документы касательно командировки:

приказ о направлении в командировку;
служебное задание;
командировочное удостоверение (не обязательно, но желательно).

В приказе о направлении в командировку необходимо указать:

ФИО и должность сотрудника, направляемого в командировку.
подразделение (отдел) к которому от относится;
место отправления (страна, населённый пункт, предприятие).
длительность командировки (с конкретными датами);
основание для командировки.

Командировочное удостоверение не является обязательным по закону документом, но на практике оформляется во многих организациях. Этот документ позволяет проконтролировать сотрудника в том случае, если он, например, обязан посетить в ходе командировки большое количество объектов.

Документы подписываются руководителем организации и непосредственным начальником сотрудника. Приказ затем хранится в архиве сроком до 5 лет. Служебное задание и командировочное удостоверение передаются на руки работнику. В командировочном удостоверении работник обязательно должен проставить отметки в месте прибытия (дату, подпись ответственного лица, печать принимающей стороны). Если точек назначения несколько – отметки проставляются в каждой из них. Этот документ является подтверждением длительности командировки и самого ее факта.

Также командировочное удостоверение может служить основанием для определения времени нахождения в командировке (пп.2 п.2 ст.244 НК РК), если по какой-либо причине отсутствуют документы, подтверждающие проезд. В этом случае, следует прописать это в налоговой учетной политике организации.

Оформлять командировочное удостоверение не потребуется:

заграничным представительствам организации;
при отправке работников в заграничные командировки (въезд и выезд из страны зафиксируется в загранпаспорте);
если командировка длится в рамках одного рабочего дня.

Таким образом, работодателю необходимо строго соблюдать порядок оформления документов при направлении работника в командировку:

оформлять приказ о направлении сотрудника в командировку;
получать согласие на командировку, если работник относится к категориям, которые вправе отказаться от поездки;
в табеле учёта времени отмечать дни командировок;
хранить и регистрировать документы о командировке специальном журнале регистраций.

Какие документы потребуются от работника?

Чтобы отчитаться о результатах командировки и израсходованных средствах, работнику необходимо подготовить:

«Краткий отчет» (описываются результаты выполнения служебного задания) –сдается руководству на подпись;
Командировочное удостоверение с проставленными на месте прибытия датами приезда/отъезда и печатями (при его наличии) –сдается в бухгалтерию;
Служебное задание – сдается в бухгалтерию;
Авансовый отчет (отчет о потраченных деньгах на проезд и проживание, а также о прочих понесенных расходах) –сдается в бухгалтерию;
Подтверждающие документы (чеки, бумажные счета-фактуры и т.д.) –прикладываются к авансовому отчету и сдаются в бухгалтерию.

За суточные подтверждающие документы прикладывать не требуется, если они в рамках 6 (8) МРП. Т.е. нет необходимости собирать чеки за поездки в такси, автобусные билеты, чеки за питание в кафе, комиссии банкоматов и т.д.

Полученные документы бухгалтерия берет за основу для расчета оплаты (работнику компенсируется обоснованный перерасход денег или рассчитывается сумма, которую нужно вернуть в кассу). Документы хранятся в архиве наравне с другой бухгалтерской документацией до 5 лет.

Работнику следует самостоятельно позаботиться о получении и сохранности документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание.

Если поездка на поезде, следует:

оформить в кассе или терминале вокзала «бумажный» билет и сохранить его;
сохранить электронный билет или документ, подтверждающий факт оплаты стоимости электронного билета (пп.1п.1 ст.244 НК РК).