Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В каких случаях можно использовать факсимиле?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внутренними правилами организации, а также договорами с контрагентами фирма может сама установить условия использования штампа взамен оригинала. В законе нет однозначного определения случаев, когда штамп можно применять. Однако на практике широко известны ситуации, когда использование качественной подделки может привести к нерешаемым юридическим спорам.
Когда факсимильная подпись предусмотрена соглашением сторон
По общему же правилу для использования факсимиле в гражданско-правовых сделках сторонам необходимо оформить соглашение. Тогда документы, оформленные с помощью такого аналога подписи, будут создавать для сторон сделки правовые последствия.
Так как порядок использования факсимиле в договорных отношениях законодательно не установлен (за исключением порядка применения факсимиле для отдельной категории граждан, о которой мы сказали выше), то единственным основанием для его применения остается соглашение.
Если стороны заключили договор с помощью факсимиле, а соглашение об использовании факсимиле не подписали, то суд может признать такой договор:
– незаключенным3или
– недействительным по причине несоблюдения формы договора4.
Такой вывод подтверждается сложившейся судебной практикой5 и письмом МНС РФ от 01.04.2004 № 18-0-09/000042 «Об использовании факсимиле подписи». Анализируя судебную практику и требования законодательства, приходим к выводу, что заключать соглашение необходимо.
На каких документах можно ставить факсимиле
Так, правила применения копии вряд ли можно назвать четкими. Но важно знать, где можно ставить штамп, а какие документы этого не допускают.
Допустим, вы хотите разгрузить работу отдела бухгалтерии и разрешить им не подписывать каждый первичный документ, а ставить факсимильную подпись с помощью штампа, что значительно ускорит рабочий процесс.
Имеете ли вы на это основания? А если в договоре о взаимном сотрудничестве прописано, что первичная бухгалтерская документация при штампе обретает такую же юридическую силу, как при подписании оригиналом?
В общем, следует подробно рассмотреть, каков порядок применения удобного в работе штампа для отдельных видов правоотношений и когда точно нельзя использовать факсимильную подпись.
Правовое положение факсимильной подписи
Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.
Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.
Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:
- отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
- отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
- финансовым отношениям;
- административным отношениям.
Факсимиле директора на договорах
⭐ Правовые основы. Законность факсимильной подписи. Судебная практика.
Можно ли использовать факсимиле директора при подписании договора?
Чтобы без проблем проставить вместо подписи факсимиле. Нужно письменное соглашение с контрагентом на это. Поэтому без такого соглашения не рекомендуется использовать оттиск.
Хотя арбитражная практика в подобных ситуациях исходит из конкретных обстоятельств. Например, у вас нет соглашения. Но есть ранее заключенные таким способом договоры с определенным партнером. Которые он не оспаривал. Тогда, если он к вам предъявит претензии. У вас есть шанс их «отбить». Аргументом при этом будет то, что другая сторона ранее была безоговорочно согласна на такие условия. И, значит, по этому вопросу достигнута устная договоренность.
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации. Ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации. Но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам. На какие документы можно ставить его факсимильную подпись. А на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен. То при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило. Согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом. Или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя. Например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ.
Что такое факсимиле подписи
Факсимиле в переводе на русский “делай подобное” – воспроизведение идентичной копии подписи уполномоченного или расписывающегося на документах лица. Этот вариант превращения оригинала в копию или воспроизведение копии любого графического оригинала (печать, штамп, рисунок, монограмма, чертеж, рукопись, гравюра, подпись) – полезный помощник руководителям госпредприятий, чиновникам, бизнесменам.
Дополнительная информация! С помощью факсимиле можно восстановить древние рисунки и рукописи, изготовить копии любых графических элементов (слова, цифры, буквы, чертежи, личные подписи, условные знаки). Однако, нельзя создать макет, уменьшить копию архитектурного сооружения либо записать на CD-диск оригинал музыкального произведения.
Что такое факсимильное воспроизведение подписи
Воспроизведение подписи – штамп или печать, на которых вырезана оригинальная подпись лица, ответственного за визирование документов. Обычно это подпись руководителя организации.
Воспроизводить подпись разрешается при имеющемся протоколе согласования соглашения любых иных договорах с заключением в будущем. Соглашение придает важность документации, которая будет подписываться факсимиле. Также можно составлять дополнительное соглашение к уже заключенному договору и подписывать его собственноручно подписями сторон.
Договор будет считаться заключенным и подписанным лицами при совершении сделки, если в нем будет стоять факсимильная подпись, но только при подписании двумя сторонами и подкреплении документа оригинальной круглой печатью.
Даже счет-фактура будет считаться юридически значимым, если:
- направляется одной из сторон;
- оплачивается другой стороной;
- отражает в себе условия договора;
- подкреплена дополнительным соглашением.
Использование факсимиле при составлении документов в налоговой сфере
Немало споров на практике вызывает также использование факсимиле при подписании документов в налоговых отношениях. Прежде всего речь идет о счетах-фактурах.
Первоначально суды при разрешении возникающих споров исходили из того, что налогоплательщик не ограничен в праве подписывать счета-фактуры любым способом — лично либо с использованием факсимиле.
Судебная практика. ФАС Волго-Вятского округа в Постановлении от 28.09.2009 по делу N А43-29505/2008-40-1257 подчеркнул, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривает запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Интерес вызывает обоснование аналогичного вывода в другом судебном акте.
Судебная практика. В Постановлении от 03.08.2010 N А72-18254/2009 ФАС Поволжского округа обратил внимание на то, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении положений налогового законодательства и при наличии доказательств реального исполнения обязательства не может служить основанием для отказа в предоставлении налогоплательщику вычета по НДС. Отсутствие в НК РФ норм, определяющих способы подписания счетов-фактур, не свидетельствует о запрете исполнения подписи руководителя организации посредством факсимиле.
Аналогичный вывод содержится в Постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 08.02.2011 по делу N А56-12834/2010, ФАС Северо-Кавказского округа от 02.03.2010 N А53-2634/2009, ФАС Уральского округа от 26.02.2008 по делу N А76-7386/07.
Интересно, что порой суды, используя требования, сформулированные в ГК РФ для использования факсимиле при подписании гражданско-правовых документов, применяют их и при оценке документов, подписанных в налоговых отношениях.
Судебная практика. ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 03.12.2010 по делу N А45-16746/2009 привел вышеуказанную позицию о том, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.
Однако в отличие от судов, которые на основании этой позиции делают вывод о допустимости подписания счетов-фактур с использованием факсимиле, ФАС Западно-Сибирского округа посчитал возможным сделать такой вывод только при наличии дополнительного условия. По его мнению, налогоплательщик, применяющий вычеты по НДС на основании счетов-фактур, подписанных с использованием факсимиле, должен дополнительно представить документальное подтверждение того, что «стороны договорились о проставлении на первичных бухгалтерских документах подписи способом нанесения печатной формы-факсимиле». Поэтому он сделал вывод, что «проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при отсутствии соглашения об этом свидетельствует о нарушении требований, установленных ст. 169 НК РФ».
Однако в последнее время в судебной практике стала преобладать еще одна позиция судов. Она получила распространение после того, как высказался Президиум ВАС РФ.
Судебная практика. В Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27.09.2011 N 4134/11 по делу N А33-20240/2009 был сделал однозначный вывод о том, что положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон о бухучете, в силу которого документы бухгалтерского учета должны содержать подписи соответствующих лиц. Отступление от этих правил влечет, по мнению Президиума ВАС РФ, отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.
В последующих судебных актах суды, поддерживая решения налоговых органов, стали дословно воспроизводить указанную позицию Президиума ВАС РФ (см., например, Постановления ФАС Волго-Вятского округа от 13.12.2013 по делу N А79-13124/2012, ФАС Центрального округа от 23.01.2013 по делу N А64-5348/2011, ФАС Северо-Западного округа от 22.02.2013 по делу N А52-1727/2012).
Немало споров возникает на практике и в связи с тем, что факсимильная подпись используется на документах не налогоплательщика, а налогового органа. В этом отношении полезным может быть следующее Постановление ФАС Западно-Сибирского округа.
Судебная практика. ФАС Западно-Сибирского округа в Постановлении от 09.12.2013 по делу N А27-4674/2013 оценивал законность использования заместителем руководителя налогового органа факсимиле на постановлении о взыскании налога, пеней и штрафа за счет имущества организации. При рассмотрении дела суд первой инстанции пришел к выводу о том, что наличие штампа-факсимиле подписи заместителя руководителя инспекции в оспариваемом постановлении не является нарушением норм НК РФ, влекущим признание постановления недействительным.
Отменяя решение суда первой инстанции и удовлетворяя заявленное налогоплательщиком требование, апелляционный суд пришел к противоположному выводу. Он отметил, что законодательство о налогах и сборах не предусматривает возможности проставления на постановлении о взыскании налога, сбора, пени, штрафа, процентов за счет имущества налогоплательщика факсимильной подписи руководителя (заместителя руководителя) налогового органа. Этот вывод поддержан и судом кассационной инстанции.
Судебная практика. Аналогичная позиция изложена в Постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.07.2013 по делу N А53-9996/2012. При этом суд сформулировал в нем общий вывод о том, что ни нормами НК РФ, ни иными актами законодательства о налогах и сборах не предусмотрена возможность использования факсимильной подписи при подписании любых ненормативных актов налоговых органов.
Данные документы (соглашение или приказ) в той или иной форме должны быть в каждой организации, ведь они документируют факт согласия сторон на использование факсимиле. Для важных документов это может стать существенным моментом.
Но на сегодняшний момент во многих организациях подобных документов просто нет. Порядок использования факсимильной подписи часто бывает не определен не только во внешних контактах организации, но и во внутренних нормативных документах. Зачастую каждый руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда вспоминая при этом требования законодательства.
Если этот порядок в вашей организации не определен, то при оценке возможности использования факсимиле для подписания писем нужно быть особенно бдительным. Ведь некоторые письма могут оказаться приглашением (офертой) или согласием заключить сделку (акцептом). Помните, что речь идет о заключении договора! Чтобы избежать проблем с этими документами, можно установить правило, согласно которому факсимиле на письмо будет проставляться только после его визирования юристом или иным специалистом, ответственным за заключение подобных договоров. Это снимет груз ответственности с того, кому доверили проставление факсимиле в отсутствие руководителя (например, с его личного помощника или начальника службы ДОУ).
к меню
Каждый руководитель предприятия должен принимать непосредственное участие в подписи любых документов фирмы. Даже если у последнего есть факсимиле с оттиском его подписи, это совсем не означает, что данный штамп может находиться в руках у любого сотрудника. В организации нужно обязательно сделать положение «Об использовании факсимиле» и утвердить исчерпывающий список должностных лиц, которые по роду своей деятельности могут им воспользоваться. Например, очень часто факсимиле требуется в кадрах для проставления подписи уполномоченного лица на определенных документах, выдаваемых работникам. Кроме того, нередко данный оттиск используют секретари руководителей при проставлении подписи начальника на грамотах, поздравительных открытках или благодарственных письмах.
Что такое клише-печать?
Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.
Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.
В арбитражных судах нет единой точки зрения
Некоторые суды согласились с тем, что вычет по счету-фактуре, который заверен факсимильной подписью, не предоставляется. Однако большинство судов до недавнего времени приходили к противоположному выводу и разрешали вычет НДС по таким счетам-фактурам. При этом арбитры отмечали, что факсимильная подпись не является копией подписи физического лица.
Она лишь представляет собой один из способов выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому использование факсимиле не свидетельствует о нарушении требований к подписанию счета-фактуры, установленных в НК РФ. Кроме того, суды указывали, что налоговое законодательство не содержит норм, которые бы устанавливали допустимые способы подписания счетов-фактур.
В Налоговом кодексе РФ не содержится запрета на совершение подписи руководителя организации или ее главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле. Таким образом, наличие факсимильного оттиска личной подписи должностного лица на счете-фактуре не может являться основанием для отказа в вычете НДС по нему.
Подписание документов факсимильной подписью
Дьявол кроется именно в том, что выполнение подписи при помощи факсимиле не урегулировано законом, а при возникновении спора суд не всегда может занять вашу сторону.
Однако закон допускает, что договор может содержать пункт о согласии сторон в том, что договор может быть заверен факсимильной подписью.
Мы поможем сделать факсимиле
Онлайн конструктор печатей и штампов на нашем сайте поможет вам делать без дизайнера не только печати. Имея очень легкий для освоения интерфейс, конструктор также может быть использован для изготовления факсимиле. Для этого необходимо загрузить туда векторное изображение подписи (или любой другой картинки) в популярном векторном формате svg, который доступен для экспортирования в любом популярном редакторе векторной графики, будь то Adobe Illustrator, Corel DRAW или свободная и бесплатная программа Inkscape.
С нашим конструктором совсем не трудно сделать печать самому. Вы создаете эскиз, а мы изготавливаем по нему уже готовый штамп. По большому счету, вам даже не придется вставать со своего рабочего места, так как заказ происходит в режиме онлайн, а доставка готовой печати осуществляется в самый короткий срок. По эскизу, который вы разработаете в нашем редакторе, вы можете скачать печать бесплатно и использовать ее в тех целях, в каких вам заблагорассудится.
Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)
В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов.
В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.
Во многих компаниях, особенно с большим объемом документооборота, для ускорения подписания документов начинают использовать факсимиле. Многие понимают, что это облегчает подписание документов и значительно упрощает жизнь руководителя компании да и ряда других сотрудников. При этом многие осознают, что данная технология содержит в себе определенные риски, однако не разобравшись с ними, начинают ее использовать. Частенько руководитель решает сам, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не всегда регламентируя порядок работы с факсимиле внутренними документами компании и соглашениями с контрагентами, и вообще не вспоминая при этом про требования законодательства и не принимая во внимание многочисленную судебную практику по этому вопросу. При таком подходе он рискует юридической силой подписанных при помощи факсимиле документов. И узнает об этом компания обычно в самый неподходящий момент, когда ее документ «заворачивает» контрагент, суд или регулирующий, проверяющий орган (таможня, например).
Поэтому важно разобраться в принципиальных аспектах данной технологии, именно этим и предлагаем вам заняться:
- в каких ситуациях и на каких документах можно ставить факсимиле;
- как организации ввести их в действие – легитимизировать использование и
- как потом «вывести из оборота», чтобы без ее ведома документы не продолжали подписываться факсимильной подписью;
- какие опасности нас поджидают на этом пути и как минимизировать риски.
Тогда использование факсимиле будет экономить силы, став более безопасной технологией. А кто-то, ознакомившись с нашим опытом и подборкой судебной практики, возможно, решит отказаться от факсимиле.
Ошибка: На бланках строгой отчетности, принятых в организации, отсутствовали обязательные реквизиты первичных учетных документов. Кроме того, БСО был заверен с использованием факсимиле.
Комментарий: Бланки строгой отчетности приравниваются к первичной учетной документации, а потому должны содержать обязательные для нее реквизиты. Заверение факсимильной подписью не допустимо с тех пор, как суды сошлись во мнении, что что возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных учетных документов законодательством не предусмотрена.
Ошибка: Бухгалтер заверяет платежные документы факсимильной подписью.
Комментарий: В официальных Письмах Минфина РФ и МНС РФ содержится запрет на использование факсимиле при заверении документов, имеющих финансовые последствия, к которым относится, в частности, платежный документ.
Что такое клише-печать?
Факсимиле – это клише-печать, которая воспроизводит собственную подпись человека. Она позволяет визировать документы от имени генерального директора, главного бухгалтера, других руководителей без их участия или в отсутствии. Печать бывает с автоматической, ручной оснасткой или электронной, изготовленной путем сканирования автографа. Оригинал факсимильной подписи принадлежит руководителю или должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства компании.
Российское законодательство определяет ситуацию, когда допустимо использование сканированного штампа: если его применение прописано в договоре в двустороннем порядке или зафиксировано в правоустанавливающих документах. В этом случае печать имеет юридическую силу и может являться аналогом собственноручной подписи ответственного руководителя.