Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «С 2023 года – новые правила получения работодателем трудовых книжек». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.
Новый порядок оформления трудовых книжек
Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.
Если работник увольняется, выдача трудовой книжки осуществляется в последний день его работы, тогда же делается запись об увольнении. Если выдача трудовой в дату увольнения невозможна, требуется направить работнику уведомление, что ему необходимо явиться и получить трудовую книжку, или дать согласие, чтобы ее отправили по почте. Отправление трудовой почтой возможно при письменном его согласии, причем по тому адресу, который указан работником в заявлении.
После того, как работнику направляется уведомление, касающееся получения трудовой книжки, работодателя освобождают от ответственности, связанной с несвоевременной выдачей трудовой книжки. При наступлении смерти работника, в трудовую книжку вносят соответствующую запись, касающуюся прекращения трудового договора, а затем выдают ее члену семьи работника. При неполучении работниками трудовых книжек и дубликатов, они продолжают храниться работодателем до востребования.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
О форме трудовой книжки
Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:
1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);
2) изменился объем книжки:
-
в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);
-
с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).
Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:
- Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
- Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
- Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
- КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.
Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.
Минтруд захотел изменить трудовые книжки с 2023 года
В соответствии с ним работодатель по-прежнему должен вести трудовые книжки на каждого сотрудника, если работа является для него основной. В них будут заносится его ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность. Трудовая книжка нового образца будет содержать сведения о переводе на другую постоянную работу, увольнении (в том числе и его основания), награждениях за успехи в работе.
Сотрудники, работающие дистанционно, смогут по желанию отправить работодателю трудовую, куда внесут необходимые данные.
Читайте на РБК Pro
Доначисление налогов может закончиться тюрьмой. Как этого избежать Мэтт Наварра — РБК Pro: «Люди все меньше доверяют инфлюэнсерам» «Вам не перехитрить рынок». 10 заповедей трейдинга Льюиса Борселино «Огурцы или помидоры?»: как на собеседовании отвечать на странные вопросы
Летом прошлого года премьер-министр Михаил Мишустин подписал постановление, разрешающее гражданам устраиваться на работу по электронным трудовым книжкам. Цифровой формат документа заработал с 1 января 2021 года, в течение предыдущих 12 месяцев сотрудники должны были определиться, будут они пользоваться электронной трудовой или же останутся с бумажной версией.
Доступ к электронной трудовой книжке осуществляется через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда, портал госуслуг, а также мобильные приложения этих сервисов. Сведения из нее можно также получить в виде выписки через МФЦ, ПФР или у работодателя.
Трудовые книжки сотрудников должны храниться в специально отведённом месте не доступном неуполномоченным лицам. Обычно их хранят в сейфе или в закрывающемся на замок шкафу. Если трудовые книжки были испорчены в результате хранения, то организация может быть оштрафована.
Должна иметься специальная книга учёта трудовых книжек. Каждый сотрудник, зачисляемый в штат, или получающий на руки трудовую книжку, должен поставить в ней роспись. Книги учёта, в свою очередь являются важным документом. Они должны быть пронумерованы, прошиты и заверены в соответствии с общими правилами.
Сроки хранения и учёта трудовых книжек выглядят так:
- Хранение невостребованных трудовых книжек – 75 лет;
- Книга учёта движения трудовых книжек – 75 лет (содержит данные о хранении и выдаче книжек);
- Приходно-расходная книга учёта бланков трудовых книжек – 5 лет.
Действия с ЭТК при увольнении и приеме на работу
Когда вы принимаете на работу нового сотрудника, необходимо уточнить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной формы трудовой книжки. Информацию можно запросить на предыдущем месте работы. Следующие действия работодателя зависят от ситуации:
- Если сотрудник выбрал электронный вариант, нужно удостовериться, что имеется закрывающая запись в документе. Если она есть, значит, вы будете передавать данные в ПФР в электронном формате. Данные о трудовом стаже вы можете получить из бумажного документа, которые следует вернуть работнику.
- Если работник решил продолжить ведение бумажной формы, значит, вам нужно заполнить ее и передать данные в Пенсионный Фонд.
- Если организация – это первое место работы, значит, необходимо оформить электронную трудовую книжку.
Прием нового сотрудника
При оформлении сотрудника необходимо проверить, подавал ли он заявление об отказе от бумажной ТК по предыдущему месту работы. Далее порядок действий такой:
-
Если подавал заявление, то нужно найти соответствующую запись в бумажной ТК и начать формировать электронные данные на основе СТД-Р или СТД-ПФР.
-
Если работник сохранил бумажную ТК, нужно сделать запись о приёме на работу в ней, вести её и хранить в обычном порядке, а также одновременно формировать электронные данные.
-
Если у нового работника нет трудового стажа, работодатель заводит только электронную ТК.
Новая форма старого документа
Идею перевести данные трудовой книжки в электронный формат законодатель реализовал в ряде правовых актов. В ТК РФ добавлена статья 66.1, полностью посвященная электронной трудовой книжке (законом ФЗ-439 от 16/12/19). Сам по себе ФЗ-439 содержит нормы, обеспечивающие законодательный переход к ЭТК и их использование. КоАП позволяет применять нормы ст. 15.33.2: штрафы за непредоставление, просрочки или ошибки в новой отчетности ПФР. Она введена поправками в ФЗ-27 от 01/04/96 г.
Электронная трудовая книжка определенной формы, физического носителя не имеет. Это цифровой документ, сведения из которого можно вывести в файл или на бумагу. Они обозначаются термином «Сведения о трудовой деятельности». Базу будет формировать работодатель, передавая данные в ПФР. Состав данных практически идентичен бумажному формату:
- сведения о работнике;
- сведения о фирме;
- дата, когда он принят, уволен или имел место перевод;
- вид события;
- реквизиты документа-основания;
- сведения о должности, специальности, профессии, квалификации, подразделении;
- вид поручаемой работы;
- при увольнении — причины этого события.
Можно сказать, что сведения о трудовой деятельности, выдаваемые работнику и есть новая электронная трудовая книжка (форма СТД-Р либо СТД-ПФР), предоставляемая, соответственно, работодателем либо пенсионным фондом. Они утверждены приказом Минтруда №23н от 20/01/20 г., в котором содержатся также и образцы форм.