Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обработка персональных данных работодателем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая распространение (пункт 3 части 1 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных», далее — закон N 152-ФЗ).
Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:
- наименование компании-работодателя;
- место и дата составления документа;
- фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.
Далее в основной части подробно указывается:
- каких именно персональных данных касается документ;
- в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
- срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).
Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.
Хранение и использование персональных данных
В соответствии со ст. 87 ТК РФ порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем. Работодатель должен издать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты. С соответствующим актом, а также со своими правами в сфере защиты персональных данных работники должны быть ознакомлены под подпись.
Работодатель утверждает перечень сотрудников, которые будут обрабатывать персональные данные и которые имеют к ним доступ. Чаще всего это входит в обязанности бухгалтера и кадрового специалиста. Таким сотрудникам будут доступны только те данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций, то есть по конкретным направлениям их деятельности (ст. 88 ТК РФ).
Порядок допуска к персональным данным сотрудников закон не устанавливает. Поэтому работодатель вправе определить его самостоятельно и прописать в локальном акте организации, например, в Регламенте допуска работников к обработке персональных данных. В этом документе также необходимо указать конкретный перечень сотрудников, которые имеют доступ к персональным данным других сотрудников.
Также издайте приказ, в котором пропишите должности и фамилии сотрудников, а также закрепленные за ними объекты обработки персональных данных.
Где требуется предоставить персональные данные?
Согласие на обработку персональных данных может потребоваться в самых разных организациях и при самых разных обстоятельствах. Практически все финансовые операции сейчас происходят только при наличии между клиентом и финкомпанией такого соглашения. Разумеется, согласие подписывается не перед каждой операцией, а при заключении договора об обслуживании.
Запрашивает личные данные и работодатель у будущего работника. Более того, запрашивать он может (и регулярно это делает) не только сведения о самом работнике, но и о членах его семьи. Однако в данном случае гражданин может отказаться предоставлять сведения о родственниках. В этой ситуации в его анкете останутся незаполненные графы, но никаких препятствий при трудоустройстве это причинять не должно. Права по этой причине отказать в приеме на работу у компании-работодателя нет.
Какие данные относятся к персональным?
Все правила обращения с личной информацией регулирует Федеральный закон №152-ФЗ «О персональных данных». Согласно статье 3 этого закона, персональными данными можно назвать любую информацию, которая касается непосредственно физического лица — субъекта этих данных. К информации личного характера следует отнести все паспортные данные: Ф. И. О., дату и место рождения, возраст, место проживания, семейный статус.
В этом же законе есть статья 10, которая вносит в список персональной информации подробности о расе, национальности, моральных убеждениях человека, личной жизни, а также сведения о его здоровье.
В статье 11 понятие «персональные данные» расширяется: под термином понимают любые сведения, фото- или видеоматериалы, по которым можно определить личность человека.
Чтобы предупредить неправомерные действия, личная информация каждого человека должна надежно сохраняться. Многие люди бережно относятся к сведениям о себе, и это оправдано. Поэтому, согласно действующим законам РФ, нельзя обрабатывать личную информацию без согласия субъекта (в некоторых случаях — письменного).
Образец заполнения бланка
Согласие на обработку персональных данных — это документ свободной формы, поэтому в каждой организации разрабатывают подходящий вариант шаблона. Но условия согласия на обработку персональных данных говорят о том, что в документе обязательно должна быть такая информация:
- наименование компании;
- место и дата оформления документа;
- Ф. И. О., паспортные данные субъекта;
- Ф. И. О. человека, который представляет интересы компании;
- Ф. И. О. и должность сотрудника, который будет производить обработку данных;
- объяснение цели работы с предоставленными данными;
- перечисление конкретных сведений о работнике, которые будут обрабатывать;
- срок, в течение которого документ считается актуальным;
- способ отказа от согласия;
- подпись сотрудника.
Персональные данные лица относятся к охраняемой законом тайне. Любое их распространение будет считаться нарушением действующего законодательства. Дело может дойти до возбуждения уголовного дела.
Согласие является обязательным документом при трудоустройстве, так как сотруднику отдела кадров придётся взаимодействовать с личными данными соискателя на должность. Все необходимые для заключения трудового договора документы перечислены в статье 65 Трудового кодекса. Согласие среди них не фигурирует, однако предполагается.
На каждом без исключения предприятии имеется ответственный за обработку персональных данных сотрудник. Как правило, это начальник кадровой службы. Если работник их разгласит, его будет ждать уголовная ответственность в соответствии со статьей 137 УК РФ.
Для чего формируется согласие на обработку при трудоустройстве
Когда человек устраивается на работу, он дает представителю работодателя свои личные документы: паспорт, трудовую книжку, СНИЛС, свидетельство об образовании, медкнижку, военный билет и т.д. Как только эти бумаги попадают на стол специалиста по кадрам, они получают статус конфиденциальных (что обеспечивается статьей 14 Трудового Кодекса РФ), поэтому для их дальнейшего использования (а без этого в кадровом делопроизводстве никак не обойтись), необходимо заручиться письменным согласием работника (п. 8 ст. 65 ТК РФ).
В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения из персональных данных будут применяться, обрабатываться и храниться.
Следует отметить, что по закону, вся персональная информация, предоставленная работодателю, может использоваться только в служебных целях.
Если сотрудник отказывается подписывать согласие
Законодательство РФ однозначно говорит о том, что согласие должно быть только и исключительно добровольным, то есть работодатель не имеет права принудить подчиненного подписать данный документ, поэтому в практике кадровых специалистов встречаются люди, которые отказываются подписывать согласие на обработку персональных данных.
Обычно это бывает вызвано тем, что они не понимают истинного назначения документа: защитить права работника, а напротив, опасаются, что личные сведения о них попадут в руки недобросовестных граждан.
В этих случаях закон допускает обработку персональных данных без согласия работника, но только тогда, когда это нужно для реализации условий и целей ранее заключенного трудового договора.
Здесь отдельно следует акцентировать внимание на том, что это касается только тех сотрудников организации, которые уже зачислены в ее штат, а вот в отношении новых работников согласие на обработку персональных данных получить необходимо – без него в большинстве случаев человека на сегодняшний день даже невозможно принять на работу. Связано это с тем, что между сторонами еще не заключен трудовой договор, а значит, у работодателя еще нет и обязанности его исполнять.
Логично, что администрация предприятия стремится избежать ситуаций, когда, например, даже в таких мелочах, как выписка пропуска на территорию компании, отсутствие согласия на обработку персональных данных может сыграть свою негативную роль.
Согласие пишется в произвольной форме или по шаблону, который разработан и утвержден внутри организации. При этом в бланке обязательно должны быть следующие данные:
- наименование компании-работодателя;
- место и дата составления документа;
- фамилия, имя, отчество работника, его паспортные данные и сведения о месте жительства.
Далее в основной части подробно указывается:
- каких именно персональных данных касается документ;
- в каких целях и что именно допустимо с ними делать;
- срок действия согласия и возможность его отзыва (хотя это итак гарантировано законодательством).
Обязательно следует поставить отметку о том, что согласие написано без принуждения и в добровольном порядке. После того этого под документом ставится подпись.
Согласие на обработку персональных данных
Брянск,ул. Медведева д. 11Уважаемый Виктор Николаевич!В ответ на Ваше письмо от 01.02.2011 N 345/1 сообщаю, что Иванова Вера Ивановна работает в ООО «Медицинский центр «Мой доктор»» с 01.03.2010 в должности бухгалтера (приказ о приеме на работу от 01.03.2010 N 140-к) с должностным окладом 10 000 (десять тысяч) рублей в месяц.В соответствии с Положением о персональных данных работников ООО «Медицинский центр «Мой доктор»», утвержденным приказом от «31» декабря 2011 г.
информация, предоставленная в Ваше распоряжение, относится к персональным данным работника и поэтому является конфиденциальной.Предупреждаю Вас, что данная информация может быть использована Вами исключительно в целях, для которых она была представлена.В соответствии с действующим законодательством на Вас возлагается ответственность за возможное разглашение вышеупомянутой информации с даты ее предоставления в Ваше распоряжение.В соответствии со ст.
Роскомнадзор направил организации предписание, в котором указано, что хранение копий личных документов является избыточным при обработке персональных данных работников. Вправе ли работодатель хранить копии документов, предъявляемых работником при поступлении на работу: копии паспорта, свидетельства ИНН, СНИЛС, документов об образовании?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Хранение в личных делах работников копии паспорта и других документов, содержащих персональные сведения, не является нарушением закона, если работодатель обеспечил одновременное соблюдение следующих условий:
– от работника получено согласие на хранение его персональных данных, указанных в копиях документов, необходимость обработки которых не обусловлена достижением целей, поименованных в п.п. 2-11 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”;
– работодателем заранее определены конкретные цели хранения персональных данных, содержащихся в копиях документов работников, при этом такие цели не противоречат законодательству;
– объем персональных данных, указанных в копиях документов работника, не превышает объем данных, которые работодателю необходимо использовать в соответствии с заявленными целями обработки.
Если эти условия не соблюдаются (например, хранение копий личных документов работника не обусловлено необходимостью достижения конкретных, заранее определенных и законных целей обработки персональных данных), хранение копий таких документов противоречит требованиям законодательства.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ерин Павел
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать согласие?
Иногда встречаются ситуации, когда при приеме на работу некоторые люди отказываются подписывать соответствующие документы из-за своих личных убеждений. В большинстве своем, они вызваны опасениями, связанными с возможным использованием персональных данных в целях, которые могут нанести вред их владельцу. Эти опасения связаны в основном с незнанием законов, которые, наоборот, призваны защитить его персональные данные.
Закон в этом случае гласит о том, что предприятие не имеет права трудоустроить такого человека, так как тем самым оно нарушает закон, и может быть привлечено к ответственности. Получается, что избежать этой процедуры не удастся, так как, согласно делопроизводству, на предприятии должны храниться ксерокопию документа, удостоверяющего личность, оригинал трудовой книжки, копия диплома, и другие, в зависимости от профессии. Все это персональные данные, согласие на обработку которых получено не было.
Единственный случай, когда можно применять обработку персональных данных без согласия их владельца, только в том случае, когда нужно реализовать новые цели по условиям договора, заключенного ранее, и это действует только с принятыми в штат сотрудниками.
В любой момент человек давший согласие на обработку персональных данных может написать заявление об отзывы написанного ранее документа, однако, никакого реального эффекта данная мера не имеет, так как человек получившие на это право может им пользоваться в полной мере.