Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что изменилось в правилах предоставления отпусков в 2023 году?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2022 год утверждается не позднее 17 декабря 2021 года.
Обязателен ли график отпусков
Утверждать график отпусков должен каждый работодатель, это обязательный документ (ст. 123 ТК РФ). Исключения – микропредприятия и некрупные некоммерческие организации, которые отказались полностью или частично принимать локальные нормативные акты, в том числе график отпусков (Государственной инспекции труда в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/Ю-3366-ОБ/18-1193).
График отпусков определяет очередность предоставления отпусков в календарном году. Отметим, что игнорировать составление и утверждения графика отпусков не следует не только потому, что это обязательный документ и за его отсутствие работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Это еще и крайне практичный для работодателя документ. Он помогает избежать возможных споров с работниками относительно периода использования отпуска, ведь график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков составляют все работодатели. Не делать этого могут только микропредприятия, которые отказались от принятия внутренних нормативных актов (статья 309.2 ТК РФ). Однако в таком случае необходимо заключить с каждым сотрудником письменное соглашение и зафиксировать этот факт в пункте 22 Типового трудового договора.
Перед составлением графика отпусков нужно учесть, что помимо основного оплачиваемого периода отдыха длиной 28 дней (статьи 114-115 НК РФ), некоторым категориям трудящихся положены дополнительные дни (статьи 116-119 НК РФ).
Если работник трудится первый год, он вправе рассчитывать на отдых через 6 месяцев. Но есть случаи, когда его следует предоставить раньше, если сотрудник изъявил такое желание (статья 123 ТК РФ). На это вправе рассчитывать женщины перед «декретом» и сразу после него, несовершеннолетние, лица, усыновившие ребёнка до трёх месяцев и некоторые другие (статья 122 ТК РФ).
Указанные категории сотрудников также вправе получить отпуск в любое удобное для них время. Кроме того, такое право есть у одного из родителей / опекунов несовершенного ребёнка-инвалида, ветеранов, «чернобыльцев», доноров крови, супругов военнослужащих, совместителей и иных категорий.
Нельзя не предоставлять нанятому лицу отпуск в течение двух лет подряд (статья 124 ТК РФ), даже если он сам об этом просит. Если период отдыха за прошлый год не был использован полностью, оставшиеся дни нужно включить в график отпусков на следующий год. Сначала в документе отражается прошлогодний период, а потом – приходящийся на год, на которой он составляется.
Период ежегодного отдыха можно делить на части, но одна из них не должна быть менее 14 календарных дней (статья 125 НК РФ).
Пошаговая инструкция формирования:
- Опрос и учет пожеланий сотрудника о планируемых датах отдыха, возможности деления отпуска на части. Важно понимать, что его длительность и время должны быть оптимальными в отношении производственного процесса всего предприятия.
- Передача данных в отдел кадров и их обработка ответственным лицом. Если в организации работает несколько направлений, целесообразно составлять сводный (единый) график.
- Заполнение утвержденной формы.
- Обязательное согласование списка с профсоюзом (при его функционировании на предприятии).
- Этап утверждения руководителем.
- Ознакомления всех сотрудников с текстом графика предоставления отдыха.
Во избежание конфликтов и недоразумений в компании ответственные за составление графика лица должны следить за правильностью согласования, внесения данных и изменений. Среди частых нарушений можно отметить:
- Неполный перечень сотрудников. В список должны быть включены все работники предприятия согласно штатному расписанию, а также лица, занятые по совместительству, и женщины, у которых в будущем году закончится декрет.
- Отсутствие информации о длительности отдыха без сохранения заработной платы, времени обучения, по уходу за ребенком, беременности и родам.
- Нет согласования с профсоюзным комитетом, если подобная организация функционирует на предприятии.
- Отсутствие изменений при их возникновении.
- Более поздняя дата утверждения, чем предусмотрено ТК РФ.
- В графе указан только месяц предоставления без точных дат.
- Неправильное разделение дней отдыха на части.
- Отсутствие факта ознакомления сотрудников с текстом графика под подпись.
- Работодатель не следит за исполнением документа.
- В перечне нет информации о дополнительных отпусках.
- Неточности, неразборчивые и трудно читаемые написания и сокращения.
- Перенос даты без отображения в графике.
Выполнение локального нормативного документа обязательно для работодателя и наемного сотрудника. За нарушение его требований предприятию грозит административная ответственность, работнику – дисциплинарные взыскания.
Право на первый отпуск в 2023 году
Как мы выяснили ранее, уйти на новом месте работы в отпуск в течение двух недель сотрудник может спустя полгода работы. Однако по согласованию с руководителем он может быть предоставлен раньше, в том числе авансом.
Обычно при составлении графика работодатели учитывают интересы подчиненных и особенности выстраивания процесса работы компании или производства. В основном это относится к организациям с сезонной работой, например в сфере строительства, сельского хозяйства и т. д.
Если несколько сотрудников планируют отдыхать в один и тот же период, составляется очередность. График становится гарантией для работника, что в запланированное заранее время он сможет отдохнуть. Это позволяет заблаговременно спланировать свое время.
Зачем нужен график отпусков в 2023 году
Важно! Срок утверждения графика отпусков на 2023 год – 19 декабря 2022 года. Это крайняя дата, график можно утвердить раньше.
За нарушение норм трудового законодательства придется платить штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ. Цена вопроса – 30 – 50 тысяч рублей.
Во-вторых, график поможет обеспечить непрерывность производства. Руководители подразделений, зная, кто и когда идет отдыхать, могут заранее обеспечить подмену временно выпадающим сотрудникам.
В-третьих, документ поможет избежать возможных конфликтов и напряженности в коллективе. Работники будут заранее готовиться к отдыху, не будет споров по поводу сроков и длительности отпусков.
В-четвертых, график нужен кадровикам и бухгалтерам. Специалисты будут знать, когда оформлять отпускные документы, а бухгалтерия вовремя рассчитает и выдаст отпускные.
Как составляется график отпусков для вновь принятых работников
Поскольку утверждается график в конце года, а прием нового персонала осуществляется постоянно, перед предприятием встает вопрос: как вносить и вносить ли изменения в связи с этим обстоятельством? Законодательством этот аспект не освещен, а в компаниях обычно используют один из вариантов:
- оформляют дополнение к графику по применяемой в компании форме и вносят сведения об отпусках принятого персонала. Составляют его так же, как и основной график: с подписью кадровика, согласованием профкома и утверждением руководства;
- не корректируют действующий график, а новых сотрудников отправляют в отпуск, согласовывая заявления с руководством.
Ст. 123 Трудового кодекса РФ закреплена необходимость утверждения графика отпусков максимум за две недели до года, в отношении которого он составляется. То есть на 2021 год документ должен быть подписан до 17 декабря 2020 года. Поскольку это будет четверг, никаких переносов крайних дат не предусмотрено. Кроме того, законодательство не запрещает оформлять документ в более ранние сроки. Фактическая дата его составления обязательно указывается в соответствующей графе.
В случае составления документа после указанного крайнего срока возникает риск быть оштрафованным инспекцией по труду. Ответственность регламентируется ст. 5.27 КоАП РФ и предусматривает штрафные санкции:
- для ИП: 1000-5000 руб.;
- для должностного лица: 1000-5000 руб. или предупреждение;
- для организации: 30 000-50 000 руб.
Документ с информацией об отпусках относится к обязательным для всех работодателей. Штраф за его отсутствие аналогичен ответственности за нарушение сроков составления.
Законом строго не регламентировано, каким по форме должен быть график отпусков на 2021 год. До 2013 года для его оформления использовался унифицированный бланк Т-7. Теперь каждая компания вправе использовать собственный вариант документа. Удобнее всего его оформить в виде таблицы, куда вносятся следующие сведения:
- о работодателе;
- о самом документе: название, порядковый номер, дата утверждения и год, на который составляется;
- о наименованиях отделов, структурных подразделений;
- о сотрудниках: должность (по данным штатного расписания), ФИО, табельный номер.
- об отпусках: продолжительности, запланированных и фактических датах, переносах (с указанием соответствующего документа-основания и измененных дат).
На окончательном варианте графика отпусков должны стоять подписи начальника отдела кадров и руководителя компании или уполномоченного ним сотрудника. Далее с документом ознакамливается персонал, подтверждая этот факт распиской. Для оформления последней можно внести соответствующую графу в сам график или сделать так называемый лист ознакомления. Он представляет собой документ в свободной форме, где каждый сотрудник ставит дату информирования о времени своего отдыха и подпись.
Форма графика отпусков
Форма графика отпусков должна соответствовать требованиям Госкомстата и действующему законодательству. Вот основные правила заполнения документа.
- В первой графе указываются названия структуры или отдела, в котором работает сотрудник.
- Вторая глава должна содержать основную специальность сотрудника в соответствии со штатным расписанием.
- Третья графа обязательно содержит полное имя, фамилию и отчество работника.
- В четвертой указывают табельные номера, если такое предусмотрено организацией.
- Пятая графа посвящена продолжительности отпуска – в ней прописывается общее число календарных дней отдыха.
- Шестая графа содержит информацию о запланированной дате отпуска.
- Седьмая графа заполняется по факту выхода сотрудника на отдых и содержит фактическую дату начала отпуска.
Графа 8 и 9 – на случай переноса запланированной даты. В восьмой указывается документ, на основании которого дата перенесена. В девятой – фактическая дата выхода сотрудника на отдых. Десятую графу нужно заполнять только в таких случаях:
- в случае увеличения продолжительности отдыха сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом;
- если сотруднику не предоставлялась возможность уйти отдыхать;
- если работника раньше положенного срока отозвали и часть оставшегося времени отдыха нужно перенести.
График отпусков – обязательно составлять или нет?
В ст. 123 ТК РФ, полностью посвященной регулирования очередности предоставления оплачиваемых отпусков, конкретно и дословно не указано, что такой график обязателен, какие предусмотрены меры ответственности за его отсутствие. В Кодексе об административных правонарушениях график отпусков также отдельно не упоминается. Однако в нем есть ст. 5.27 КоАП РФ, которую можно толковать очень широко. Она определяет наказание за нарушение норм трудового законодательства в целом.
Из текста ст. 123 ТК РФ, в котором установлено, что очередность предоставления отпусков определяется по обязательному для сторон трудового контракта графику отпусков, однозначно делается всеми контролирующими органами вывод, что законодатель императивно указал на обязательность составления такого документа работодателем. В случае его отсутствия работодателю грози штраф по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Из этой же нормы можно выделить определение графика – это документ, в котором определены даты очередного оплачиваемого отпуска всех штатных сотрудников предприятия.
График отпусков обязателен для каждого работодателя, независимо от формы собственности, а также организационно-правовой формы предприятия, правового статуса работодателя (ИП или юрлицо).
Этап 1. Определите сотрудников, которых нужно и не нужно включать в график
Начнем сразу с исключений. В график отпусков не включают сотрудников, с которыми заключен трудовой договор на срок до шести месяцев. Если срок трудового договора превышает этот период, то для таких работников действуют общие правила. Важно не забыть и про тех, кто временно не работает в компании. К ним относятся сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, на длительном больничном или в отпуске без сохранения заработной платы. Также есть особые категории лиц, для которых даты отпуска формируются с учетом их пожеланий. В этом случае необходимо заранее уточнить, какой период для них является предпочтительным, и после этого внести их в общий график.
Внешних и внутренних совместителей также включите в график. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.
Для чего нужен и кому график отпусков?
К составлению графика отпусков необходимо подходить основательно, анализируя случаи, связанные с временным отсутствием того или иного работника. Этот документ в равной степени важен и для каждого члена трудового коллектива, и для администрации компании.
Трудовое законодательство не содержит нормы об обязательности составления графика для малых структур бизнеса. Например, для индивидуального предпринимателя, который работает один или нанимает еще одного работника, не имеет смысла оформлять этот документ.
Однако, наличие большего количества сотрудников требует планирования их отпусков. Это позволит прогнозировать пробелы в производственном процессе, связанных с отсутствием работников. Ведь многие желают отдохнуть летом, но это повлечет негативные последствия для бизнеса.
Задачей работодателя становится необходимость сочетать интересы коллектива и бизнеса. Отсутствие документа о планировании оплачиваемых дней отдыха работников не только повлечет отпускную неразбериху, но и станет причиной привлечения работодателя к административному наказанию в виде штрафа в соответствии со ст. 5.27 КоАП:
- от 1 до 5 тысяч рублей для должностного лица;
- 30-50 тысяч рублей для организации.