Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанность поставщика предоставлять первичные документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Компания должна уведомить поставщика о том, что приостанавливает оплату в связи с отсутствием документов. Покупателю следует также сообщить контрагенту новые сроки, когда тот передаст бумаги. Если не отправить уведомление поставщику, то игнорировать оплату рискованно, поскольку контрагент может подать иск и взыскать долг через суд.
Когда рискованно игнорировать оплату
Пример: по условиям договора покупатель должен был сам затребовать документы к товару, если поставщик их не передаст, однако этого не сделал. Компания не стала платить, поставщик обратился в суд. Коллегия ВС поддержала истца, ведь покупатель не вправе отказаться от оплаты товара, который поставили без необходимых документов, если он не заявил об отказе от такого товара.
Обычно компании устанавливают специальный алгоритм действий на случай, если не получат документы от поставщика. Например, в договоре может стоять условие, что клиент направляет официальное письмо поставщику. В обращении нужно написать, что контрагент нарушил условия договора поставки, потребовать направить недостающие документы, ведь без них компания не сможет использовать товар.
Не всегда отсутствие товарно-транспортных накладных и актов о приемке товара может служить основанием для приостановления оплаты, если есть иные документы. Например, спецификации, акты сверки, официальная переписка между сторонами, которые подтверждают согласие покупателя с поставленным товаром и отсутствие возражений по качеству и количеству товара.
Пример: покупатель приобрел у поставщика товар, но отказался оплачивать его. Компания не получила от поставщика товарно-транспортные накладные и акты о приемке товара. При этом покупатель подписал с поставщиком акт сверки взаиморасчетов, где согласился с поставленным товаром и образованием задолженности. Суд взыскал с покупателя долг по оплате.
Когда можно не платить за поставку
Покупатель может отказаться заплатить по договору, если вместе с товаром не получил сопроводительные документы от поставщика. Читайте в статье, когда компания вправе не оплатить поставку, а когда это делать небезопасно.
В договоре можно записать условия и сроки, по которым поставщик должен представить дополнительные документы, например, о качестве товара, его технических характеристиках или гарантийных обязательствах поставщика. Если контрагент забывает направить бумаги в установленное время, покупатель назначает новый период. Поставщик может проигнорировать и новые сроки, тогда покупатель вправе не платить за поставку.
Вместе с товаром подрядчик мог передать транспортную накладную или универсальный передаточный документ. Но не во всех случаях эти бумаги — основание для оплаты товара. Например, по условиям поставки компания должна перевести деньги, только когда получит другие документы: банковскую гарантию или гарантийный талон. При их отсутствии можно приостановить приемку и оплату.
Если поставщик обратится в суд с иском о взыскании задолженности по оплате, ходатайствуйте о предоставлении истцом доказательств, что он передал сопроводительные документы. Если контрагент не докажет, что передавал бумаги из договора, суд встанет на сторону компании.
Пример: предприятие отказалось оплатить поставку. Покупатель заявил, что по договору подрядчик должен был передать товар по накладной ТОРГ‑12, акту приемки товара и накладной ТОРГ‑1.Поставщик также должен был предоставить техпаспорт, упаковочный лист и сертификат соответствия. Из документов предприятие получило лишь накладные и акт, поэтому решило не платить. Поставщик подал иск, но суд встал на сторону покупателя и отказал в удовлетворении требований истца.
Как быть, если поставщик не предоставляет первичные документы по поставкам
Сам факт непредставления контрагентом документов при встречной проверке не является основанием для снятия расходов по первичной документации от такого контрагента.
Однако расходы могут быть признаны необоснованными, если налоговые органы докажут факт неблагонадежности контрагента и факт получения организацией необоснованной налоговой выгоды в связи с заключением сомнительных сделок.
Чтобы этого не произошло, в налоговую необходимо предоставить подтверждение того, что организация принимала меры по проверке добросовестности контрагента. Меры, которые свидетельствуют об осмотрительности и осторожности организации-покупателя при выборе контрагента, в частности, включают в себя: получение от контрагента копии свидетельства о постановке на налоговый учет; проверку факта регистрации контрагента в ЕГРЮЛ или ЕГРИП; получение доверенности или другого документа, уполномочивающего то или иное лицо подписывать документы от лица контрагента, а также копии документа, удостоверяющего его личность;
Как доказать правоту в суде
Допустим, разбирательство дошло до суда: покупатель подписал электронную накладную, забрал товар, но отказывается платить и утверждает, что ничего не получал и документы не подписывал. Тогда поставщик может обратиться к оператору ЭДО. В ответ на запрос от организации или представителя суда специалисты Контур.Диадока составляют официальное письмо, которое подтверждает факт получения и подписания покупателем электронного документа. Суд учитывает эти данные в своем решении.
Примеры: постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.08.2010 по делу № А43-5226/2010, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 31.07.2017 № Ф09-3929/17 по делу № А76-18725/2016, постановление Арбитражного суда Московского округа от 11.05.2017 № Ф05-3750/2017 по делу № А41-19529/2016, постановление Арбитражного суда Московского округа от 11.05.2017 № Ф05-3750/2017 по делу № А41-19529/2016.
При любом споре участников электронного документооборота оператор ЭДО может выступить в судебном процессе как третья, независимая сторона и подтвердить совершение действий с документом: отправку, получение и подписание.
Когда можно не платить за поставку
Покупатель может отказаться заплатить по договору, если вместе с товаром не получил сопроводительные документы от поставщика. Читайте в статье, когда компания вправе не оплатить поставку, а когда это делать небезопасно.
В договоре можно записать условия и сроки, по которым поставщик должен представить дополнительные документы, например, о качестве товара, его технических характеристиках или гарантийных обязательствах поставщика. Если контрагент забывает направить бумаги в установленное время, покупатель назначает новый период. Поставщик может проигнорировать и новые сроки, тогда покупатель вправе не платить за поставку.
Вместе с товаром подрядчик мог передать транспортную накладную или универсальный передаточный документ. Но не во всех случаях эти бумаги — основание для оплаты товара. Например, по условиям поставки компания должна перевести деньги, только когда получит другие документы: банковскую гарантию или гарантийный талон. При их отсутствии можно приостановить приемку и оплату.
Если поставщик обратится в суд с иском о взыскании задолженности по оплате, ходатайствуйте о предоставлении истцом доказательств, что он передал сопроводительные документы. Если контрагент не докажет, что передавал бумаги из договора, суд встанет на сторону компании.
Суд первой инстанции отказал в удовлетворении иска о выплате основного долга и неустойки, а встречный иск оставил без рассмотрения. Апелляция и первая кассация с таким решением согласились.
Суды исходили из того, что поставщик по указанным им в иске партиям поставки оборудования не передал документацию на него покупателю. Таким образом, он нарушил положения главы 30 ГК РФ, и действия покупателя по неуплате основного долга до устранения всех допущенных истцом недостатков товара, обусловленных отсутствием необходимой документации, суды посчитали правомерными. В связи с чем они отказали в удовлетворении требования о взыскании основного долга. А поскольку истцу было отказано во взыскании основного долга, то и требование о взыскании пеней также, по мнению судов, удовлетворению не подлежит.
Как действовать покупателю, обнаружившему недопоставку
Проверяя накладные и считая груз, покупатель обнаружил расхождение. Налицо недопоставка. Как правильно оформить это нарушение?
-
Фиксация недопоставки. Первый шаг – документальное закрепление обнаруженного несоответствия количества товаров и цифр в сопроводительных документах. Это делается с помощью специализированного акта, который составляется представителями покупателя и поставщика. Если поставщика привлечь невозможно (например, груз доставляется транспортной компанией), такую ситуацию лучше предвидеть заранее и прописать в договоре поставки возможность актировать недостачи с участием независимого лица. Формы актов стандартные:
- ТОРГ-2 – для приема отечественных товаров;
- ТОРГ-3 – применяется для товаров от импортных поставщиков;
- М-7 – приемка материалов.
- Отметка в накладной. В товаросопроводительном документе необходимо отметить факт недопоставки. Если в накладной несколько наименований, отметку надо поставить только в тех строках, где товаров недостает, а в конце приписать, что по остальным позициям расхождений нет. Также в накладной следует указать номер составленного акта о недопоставке.
-
Составление письма-претензии. В более или менее свободной форме составляется документ-претензия, где указываются данные о недопоставке: наименование и количество товара по договору и по факту, номер составленного акта. Претензия направляется поставщику в срок, оговоренный в соглашении, либо как можно раньше по обнаружении недопоставки. В претензии нужно также указать одно из следующих требований или их приемлемую комбинацию:
- отказ от партии товара с обнаруженной недостачей с возвратом предоплаченных за нее денег;
- возмещение средств на покупку недостающего количества товара у другого поставщика;
- доставка недостающего количества в оговоренный срок;
- пересмотр количества товара в сопроводительных документах и договоре поставки (покупатель соглашается на сокращенную партию с перерасчетом стоимости).
-
Ответное действие поставщика. Зависит от требования, высказанного покупателем:
- если покупатель отказался от сделки, необходимо вернуть деньги, уже уплаченные за товар;
- перечислить деньги придется и в случае требования о возмещении недопоставки;
- когда требуется восполнение или пересмотр размера партии в сторону уменьшения, поставщику надо будет изменить счета-фактуры, заверить их подписями руководства и отметить дату исправления (сами накладные исправлять не нужно, поскольку имеется акт о недопоставке, номер которого в них вписан при фиксации).
- Крайняя мера. Если ответного действия поставщика не последовало в течение месяца (или другого оговоренного срока) после направления претензии, нужно подавать судебный иск о недопоставке – его должны рассмотреть в срок до 3 месяцев. Возможно, потребуется дальнейшее обращение в исполнительные службы.
Если недопоставка обнаружилась не сразу, форма акта может быть свободной (например, пересчитано общее количество упаковок, а при их вскрытии выяснилось, что некоторые упаковки неполные). В этом случае необходимо доказать, что при приемке не было возможности проверить реальное количество товара.
К СВЕДЕНИЮ! Для дополнительной фиксации факта недопоставки рекомендуется сфотографировать накладные, а также товар, если это покажет недопоставку (неполная тара, груз, который можно пересчитать на фото и др.).
Если деньги уплачены, а услуги (товары) не оказаны (поставлены)
Ситуации, когда Вы уплатили деньги поставщику, а он не выполнил свои обязательства, часто заканчиваются судебными разбирательствами. Заказчик подает в суд на исполнителя, чтобы взыскать уплаченную сумму денежных средств. Как правило, при подтверждении факта оплаты и отсутствии закрывающих документов, суды встают на сторону заказчика и присуждают поставщику вернуть долг и проценты за пользование чужими денежными средствами. Заказчик в такой ситуации в бухгалтерском учете должен создать резерв и оценить сумму аванса как сомнительную дебиторскую задолженность. По истечению срока давности (при существовании данной сомнительной дебиторской задолженности более трех лет) или в случае исключения поставщика из единого реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) такую сомнительную задолженность нужно списать на прочие расходы. Это делается такой проводкой:
Кредит 91.2 Дебет 60
Важно! Если дебиторская задолженность висит более трех лет нужно обратиться к поставщику, выставить акт сверки взаиморасчетов и написать письмо о просьбе вернуть средства. В случае отказа или отсутствия ответа — задолженность списывается на прочие расходы.
Регулирование с позиции гражданского законодательства
В соответствии с п. 2 ст. 456 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, продавец обязан одновременно с передачей вещи передать покупателю ее принадлежности, а также относящиеся к ней документы (технический паспорт, сертификат качества, инструкцию по эксплуатации и т.п.), предусмотренные законом, иными правовыми актами или договором. В случае неисполнения продавцом данной обязанности покупатель вправе назначить разумный срок, в течение которого принадлежности (документы) должны быть переданы. Если и в этот срок продавец проигнорирует свои обязанности, покупатель имеет право отказаться от товара, если только иное не предусмотрено договором (ст. 464 ГК РФ). Таким образом, неисполнение продавцом обязанности по передаче надлежащих документов (принадлежностей), относящихся к товару, предоставляет покупателю право отказаться от товара. Но реализовать это право он может только в том случае, если сначала потребует от продавца передачи документов (принадлежностей), в противном случае отказаться не получится. Примеры — Постановления ФАС СЗО от 12.04.2011 N А13-6944/2010, ФАС ПО от 04.07.2011 N А12-17813/2010, от 28.02.2011 N А12-15845/2009, от 08.07.2010 N А55-26882/2009, от 23.04.2010 N А65-17726/2009, ФАС ВВО от 03.09.2010 N А82-1788/2009, ФАС МО от 06.05.2011 N КА-А41/3718-11.
Передачей вещи признается ее вручение приобретателю, а равно сдача перевозчику для отправки приобретателю или в организацию связи для пересылки приобретателю вещей, отчужденных без обязательства доставки (п. 1 ст. 224 ГК РФ). Вещь считается врученной приобретателю с момента ее фактического поступления во владение приобретателя или указанного им лица. Кроме того, к передаче вещи приравнивается передача коносамента или иного товарораспорядительного документа на нее. Коносаментом признается товарораспорядительный документ, удостоверяющий право его держателя распоряжаться указанным в нем грузом и получить груз после завершения перевозки.
Общие нормы нашли отражение в гл. 30 «Купля-продажа» ГК РФ. В соответствии со ст. 458 ГК РФ, если иное не предусмотрено договором купли-продажи, обязанность продавца передать товар покупателю считается исполненной в момент:
- вручения товара покупателю или указанному им лицу, если обязанность по доставке товара возложена на продавца;
- предоставления товара в распоряжение покупателя, если товар должен быть передан покупателю или указанному им лицу в месте нахождения товара. Товар считается предоставленным в распоряжение покупателя, когда к сроку, предусмотренному договором, он готов к передаче в надлежащем месте и покупатель в соответствии с условиями договора осведомлен о готовности товара к передаче;
- в момент сдачи товара перевозчику или организации связи для доставки покупателю, когда из договора купли-продажи не вытекает обязанность продавца по доставке товара или передаче товара в месте его нахождения покупателю.
О налоговых вычетах продавца
На основании п. 5 ст. 171 НК РФ суммы налога, предъявленные продавцом покупателю и уплаченные продавцом в бюджет при реализации товаров, подлежат вычету в случае возврата этих товаров (в том числе в течение действия гарантийного срока) продавцу или отказа от них. В нашем случае покупатель отказывается от товаров.
Напомним: реализация товаров на территории РФ признается объектом обложения НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ). При этом реализацией товаров признается передача на возмездной или безвозмездной основе права собственности на товары (п. 1 ст. 39 НК РФ). Однако момент определения налоговой базы зачастую не зависит от того, когда происходит переход права собственности. В общем случае моментом определения налоговой базы по НДС является наиболее ранняя из следующих дат:
- день отгрузки (передачи) товаров;
- день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров.
Договариваться или требовать?
Прямой законодательной нормы, к которой могла бы обратиться одна из сторон при возникновении конфликта и истребовать документы, не существует. Чтобы разобраться, какие практические шаги необходимо предпринять, рассмотрим такую ситуацию: поставщик не отдает покупателю его экземпляры, при этом требует оплатить поставку, ссылаясь на положения договора. В противном случае поставщик угрожает арестом груза, разрывом договорных обязательств.
Обратите внимание на важный момент: поставщик апеллирует к двустороннему договору, в котором прописана своевременная оплата поставки, а покупатель аналогично поступить не может, поскольку положения, касающиеся обмена документами между организациями, в нем отсутствуют.
Из этого следует очевидный вывод: механизм и сроки обмена документацией обязательно должны быть зафиксированы в договоре. Необходимо прописать и санкции за нарушение документооборота. В случае если он был подписан ранее, а проблема невозврата документов возникла только сейчас, требуйте заключения допсоглашения к договору. Не играет роли, какую из сторон представляет ваша компания, поставщика или покупателя. В обоих случаях урегулирование вопроса возврата документов другой стороной официально возможно только посредством договора.
На заметку! При подписании основного договора или допсоглашения не забудьте отдельным пунктом зафиксировать, кто из контрагентов оплачивает пересылку документов. Это особенно актуально при наличии больших расстояний между двумя компаниями. Почтовые расходы на пересылку могут быть весьма существенными.
В договоре ни слова о возврате первичных документов, а контрагент в очередной раз игнорирует все сроки подписания и передачи «первички»? Придется договариваться. Свяжитесь с ним и попросите прислать по факсу либо электронно подписанные копии. Таким способом можно ускорить процесс подписания, если ваши экземпляры находятся «в долгом ящике» у партнеров, либо убедиться, что подписи уже поставлены и задержка связана с временем пересылки (передачи) пакета. В отдельных случаях, если стало ясно, что документы утеряны, необходимо оформление дубликатов. Однако следует помнить, что сканирование копий – вынужденная полумера. Поясним далее, почему.
Вопрос: Организация при приобретении четырех мешков продукции по 25 кг каждый получила от поставщика накладную и счет-фактуру, в которых указаны разные единицы измерения. В накладной отмечено в основных единицах измерения 4 шт. и дополнительно — 100 кг, в счете-фактуре — только 100 кг и единица измерения кг. Исправлять документы поставщик отказывается. Возможно ли принять НДС к вычету, если в накладной и счете-фактуре стоят разные единицы измерения? Возможно ли обязать продавца внести исправления в счет-фактуру?
Посмотреть ответ
Чем грозит невозврат документов?
В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в статье 9 четко прописано, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Документ должен содержать наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, а также подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
То есть на руках у исполнителя (поставщика) в обязательном порядке должен быть, подписанный заказчиком, экземпляр ПУД.
В статье 120 НК РФ устанавливается ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. Таковым нарушением является и отсутствие первичных документов, и это влечет за собой взыскание штрафа от 10 000 до 30 000 рублей.
Если же нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы, тогда штраф составит 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если нет первичных документов (накладной ТОРГ-12, УПД или товаросопроводительных документов, которые бы подтвердили факт получения товара), подписанных покупателем, взыскать долг и штрафы с него сложно.
Практика арбитражных судов по поставке без договора
В 2019 году практика арбитражных судов по поставке без договора касалась следующих моментов:
- Неоформление надлежащим образом закупки не позволяет госзаказчику принявшему товар по поставке без договора, не оплачивать товар. Фактически принятый госзаказчиком товар подлежит оплате (Определение ВС РФ от 08.07.2019 № 305-ЭС19-9616, Постановление АС МО от 30.07.2019 по делу № А41-43261/2018).
- Если есть коммерческое предложение покупателя с указанием даты прайса поставщика и накладная на товар, цена в которой совпадает с указанным прайсом, цена по разовому договору поставки считается согласованной. Соответственно, ранее согласованные в спецификациях цены к отношениям сторон по данной накладной не применяются (Постановление АС СЗО от 24.07.2019 N Ф07-7817/2019 по делу № А05-12157/2018)
- При разовой поставке без договора полномочия лица, подписавшего накладную и проставившего на ней печать, вытекают из того факта, что это лицо имело доступ к печати (Постановление Пятого ААС от 06.09.2019 по делу № А51-7492/2019).
- Товар, поставленный по устному запросу, без заявок ,согласованных договором, необходимо оплатить согласно ценам в накладных поставщика, если такой товар принимался покупателем и покупатель не заявлял претензий о нарушении порядка отпуска товара (Постановление Шестого ААС от 06.05.2019 по делу № А73-18763/2018).
Непредоставление поставщиком счета-фактуры
Одним из обязательных условий принятия НДС к вычету является наличие у организации правильно оформленного счета-фактуры от поставщика. Так как такого документа у Вашей организации нет, заявлять вычет в 4 квартале 2014 года было нельзя, необходимо скорректировать налоговую базу за этот период, оплатить доначисленный НДС и пени, после чего подать уточненную декларацию.
Поставщик обязан выставить счет-фактуру не позднее чем через пять календарных дней после оказания услуг (в Вашем случае после подписания акта).
Налоговый кодекс содержит только обязанность выставить документ, то есть оформить, обязанности передать его покупателю нет, также как нет ответственности за пропуск срока выставления счета-фактуры.
В данной ситуации рекомендуем Вам письменно потребовать от поставщика передать документы, а также написать, что если документ вам не отдадут, то вы будете требовать в суде счета-фактуры, а также возмещения убытков, которые возникли у компании из-за невозможности заявить вычеты НДС.
Сообщите, что обратитесь также в ИФНС, чтобы налоговики обязали контрагента выставить счет-фактуру. В дальнейшем, если документ Вашей организации так и не передадут, Вы имеете право обратиться в указанные инстанции. Арбитражная практика по вопросу предоставления счетов-фактур неоднозначна, но есть и положительные решения в пользу покупателя.
- Обоснование
- Из рекомендации Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
- Когда входной НДС можно принять к вычету
- В общем случае входной НДС принимайте к вычету, если одновременно выполняются следующие четыре условия:
- Об этом сказано в статьях 169, 171, 172 Налогового кодекса РФ.
- Из рекомендации «Когда входной НДС можно принять к вычету»
- Из рекомендации Ольги Цибизовой, начальника отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
- Как выставить счет-фактуру покупателю
- По общему правилу счет-фактуру нужно выставить не позднее чем через пять календарных дней:
- со дня получения предоплаты (полной или частичной) в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг), передачи имущественных прав;
- со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг, передачи имущественных прав).
Об этом сказано в пункте 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ.
Пятидневный срок начинайте отсчитывать со дня, следующего за днем отгрузки товара (оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав), получения предоплаты.
Если последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день. Такие правила установлены в статье 6.1 Налогового кодекса РФ.