Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: ««Первичка», или первичные документы бухучета: как их составить и исправить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Можно ли на первичных документах ставить факсимильную подпись? Минфин считает, что это недопустимо. Ведь закон 402-ФЗ требует наличия на первичном документе определенных реквизитов, в числе которых личная подпись лица.
Подписывать первичные документы факсимиле рискованно
Соответственно, велика вероятность того, что налоговики не признают расходы, подтвержденные подписанной таким образом «первичкой». Поэтому лучше не рисковать и ставить на документах подпись собственноручно.
Справедливости ради заметим, что в судебной практике по таким спорам были решения как в пользу ФНС, так и в пользу компаний. И это лишь еще раз подтверждает рекомендацию не прибегать к подобному способу подписи документов.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951;
- постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2012 № А56-69600/2010;
- постановление ФАС Центрального округа от 12.08.2011 № А48-3632/2010.
Подтверждение затрат на аренду
При подсчете налога на прибыль аренда включается в состав прочих платежей. Речь о недвижимости, которые используются для коммерческой деятельности. Подтверждающими документами являются:
- договор аренды;
- платежки о переводе денежных средств;
- акты приемки-передачи объекта.
При этом необходимости ежемесячно составлять акты на услуги аренды нет, если такое условие не прописано в договоре.
Обоснование:
- письмо Минфина РФ от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483;
- письмо Минфина РФ от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118;
- письмо Минфина РФ от 24.03.2014 № 03-03-06/1/12764.
Вопрос 5: Допускаются ли исправления в первичных учетных документах?
В первичном учетном документе исправления допускаются.
Исправление должно быть подкреплено датой исправления, а также подписями лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов. В случае указания неверных сведений, их нужно перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные сведения. Около каждого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить», с датой и подписями.
6 типичных ошибок в первичной документации:
- Использование на предприятии форм первичных документов, не утвержденных приказом по учетной политике.
- Отсутствие в документах обязательных реквизитов.
- Отсутствие утвержденного руководителем организации списка лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
- Ошибки в расчетах.
- Пустые строки. В случае отсутствия данных необходимо ставить прочерк, оставлять строки пустыми запрещено.
- Неправильное исправление ошибок в первичных документах.
Виды первичной документации
Всю бухгалтерскую первичку можно поделить:
1) по назначению на:
распорядительные документы (платежки, доверенности);
исполнительные документы (акты, ведомости по выплате зарплаты);
2) по способу оформления на:
бухгалтерские документы, т.е. те, которые непосредственно составляются бухгалтером (справки, счета, расчёты);
комбинированные документы, т.е. составляющиеся не одним сотрудником предприятия (авансовый отчёт, кассовые ордера);
3) по объёму информации на:
разовые документы (выданные для конкретной разовой цели);
накопительные документы (составляющиеся не для одноразового использования, а на определённый срок, например, лимитные карты или ведомости).
4) по исполнителю на:
внутренние документы (составляются на предприятии/ в организации – акты, расходные кассовые ордера, накладные);
внешние документы (поступающие на предприятие от контрагентов – счета, банковские выписки, счета-фактуры).
Отдельная группа бухгалтерской первички – бланки строгой отчетности. К ним можно отнести квитанции по оплате, талоны, билеты, путёвки и абонементы. Изготавливать, вести учет и хранить такие бух. документы нужно, не отклоняясь от норм законодательства о бланках строгой отчётности.
Оформление первичной документации
Вся первичка оформляется на:
унифицированных бланках – подходят абсолютно для всех субъектов хозяйствования;
специализированных бланках – самостоятельно разрабатываются предприятием с целью фиксирования операций, относящихся к узкой специализации.
Исчерпывающая информация о том, как правильно составлять первичную бухгалтерскую документацию в обязательном порядке должна быть прописана в Учётной политике хозяйствующего субъекта.
Нужно помнить, что вся первичка оформляется по факту совершения хоз. операции. Ведомости из регистров должны отображаться в полном объёме, так как в дальнейшем они послужат исходными данными для оформления сводного отчёта.
Заполнять первичные бухгалтерские документы нужно предельно внимательно и аккуратно, в строгой точности вносить в них все данные. Допускается заполнение первички как вручную, так и с помощью персонального компьютера.
Любой первичный документ обязательно должен содержать в себе следующие реквизиты:
1) название, по которому можно провести его идентификацию;
2) дату оформления;
3) всю необходимую информацию (наименование субъекта предпринимательской деятельности, его идентификационный и регистрационный номер, а также ФИО и подписи лиц, уполномоченных на осуществление определённых функций);
4) данные, по которым производятся расчёты – обязательно в цифровом и буквенном виде.
Если первичка заполняется некорректно, с ошибками и т.д., такие документы могут повлечь исключение указанной хоз. операции из базы налогообложения во время проверки налоговой инспекцией.
Также стоит обратить внимание, что исправлять какие-либо данные в регистрах можно только до того, как информация из них будет отражена в бухучёте.
Законодательно утвержденной формы документа не создано, поэтому компании разрабатывают ее своими силами. Составлением такого документа может заниматься юрист, кадровый работник, руководитель или другие сотрудники, знакомые с принципами оформления данной бумаги, законами и обязанностями бухгалтера по первичке. Для написания текста документа можно привлечь начальника сотрудника на этой позиции.
Итак, стандартно документ содержит следующие разделы.
| Раздел | Описание раздела |
|---|---|
| Общие положения | Здесь нужно указать, к какой категории будет относиться работник, что он обязан знать, какое образование должен иметь, кто будет его непосредственным начальником. Также в этом разделе отмечают перечень нормативных актов, на основании которых будет действовать работник, указывают порядок назначения на данную позицию. |
| Должностные обязанности | Все функции нужно прописать очень точно. Их перечень будет зависеть от масштабов компании, где будет работать указанный сотрудник. |
| Права работника | Здесь перечисляют полномочия, которыми будет наделен бухгалтер по первичной документации. Обычно это права участия в принятии решений некоторых проблем, оповещение начальства об ошибках в своей области, запрос документов, получение необходимых для работы сведений и т.д. Список прав также будет зависеть от специфики деятельности компании. |
| Ответственность сотрудника | В этом пункте указывают, какую ответственность будет нести бухгалтер по первичке. Обычно ограничиваются фразой: «в порядке, установленном законодательством РФ». Но также можно расписать виды ответственности: дисциплинарную, административную, материальную, уголовную, а также все типы ошибок. |
Это основные пункты инструкции. При необходимости можно включить и дополнительные, например, «Заключительные положения», «Взаимоотношения внутри предприятия», «Условия работы» и др.
Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации – образец 2019
Вне зависимости от того, будет компания придерживаться рекомендаций профстандарта или нет, должностная инструкция обязательно должна:
- содержать регламент работы;
- быть функциональной и подробной.
В большинстве случаев компаниям проще составить инструкцию без требований стандарта. Например, если бухгалтер первичной документации имеет узкую специализацию, то правильнее будет указать, например, «составление форм КС-2 и КС-3», а не так как в стандарте – «составление (оформление) первичных учетных документов, в том числе электронных документов».
Отметим, что даже общие формулировки могут быть более емкими, чем в стандарте.
- проверка корректности оформления каждого первичного документа;
- аккуратная разноска каждого первичного документа в базу данных / отражение проводок в учете и аналитике по правилам, установленным компанией;
- оформление комментария по каждому документу / подготовка сводного отчета о качестве документов и необходимых правках
- архивация документов.
При разработке внутренних правил по первичному документообороту основные идеи и готовые тезисы вы можете почерпнуть из статей наших экспертов:
Изучив указанные статьи, главный бухгалтер нередко понимает следующее:
- бухгалтер на «первичке» пренебрегает многими моментами или попросту не успевает сделать все правильно;
- ценный конечный продукт (ЦКП) бухгалтерии рано или поздно перестанет удовлетворять руководство.
Появление таких мыслей – первый шаг к аутсорсингу. Отметим, что наши клиенты не только могут использовать на «первичке» услуги бухгалтеров с высшим образованием. Главное преимущество 1C-WiseAdvice – технологии. В частности, по обработке первичных документов мы используем нашу собственную технологию «Процессинг».
- отслеживать случаи нехватки первичных документов;
- по документам, которые в наличии, – контролировать практически в режиме онлайн полноту и правильность заполнения;
- оперативно регистрировать по согласованным с клиентом правилам факты хозяйственной жизни на основе первичных документов.
Мы на полном основании заявляем, что ничего не теряем, не забываем, не упускаем из виду. Кроме того, оперативный доступ к истории движения любого документа, полученного от клиента позволяет:
- обеспечить оперативный контроль;
- в максимально сжатые сроки отправить их сканы по требованию из ИФНС.
При этом в процессе взаимодействия клиенты сложностей не испытывают, так как наши разработчики использовали, в том числе и стандартные функции 1С. Ведь для учета, как это видно из нашего названия, мы используем именно эту, самую распространенную в России программу.
Мы формируем в комментариях замечания к качеству и наличию необходимых документов. При этом клиентам не обязательно просматривать каждый комментарий, так как все они синтезированы в удобный отчет, который они получают:
- по запросу (по сути – мгновенно);
- регулярно – за согласованные конкретные периоды времени (в стандартной версии сервиса установлен период один месяц).
На первых порах некоторых клиенты, получив доступ к нашей 1С, постоянно отслеживают (в режиме онлайн) движение своей «первички», однако, спустя время, главбухи перестают использовать эту функцию, полностью доверяя нам.
Установлены общие требования к исправлениям, а именно:
- исправления в документах бухучета запрещены в случаях, установленных законодательством;
- в результате исправления должны быть ясны ошибочные и исправленные данные;
- исправление производится исключительно лицом, составившим документ или ответственным за ведение регистра;
- исправление должно содержать ряд обязательных реквизитов (дату исправления, подписи с указанием должностей, фамилий и инициалов);
- электронный документ можно исправить путем составления нового с указанием на то, что он составлен взамен первоначального, и обязательных для исправления реквизитов. Средства воспроизведения нового документа должны обеспечить невозможность его использования отдельно от первоначального;
- исправление в бумажном документе допустимо путем зачеркивания и не разрешено путем составления нового.
Должностная инструкция бухгалтера по первичной документации – образец
Вне зависимости от того, будет компания придерживаться рекомендаций профстандарта или нет, должностная инструкция обязательно должна:
В большинстве случаев компаниям проще составить инструкцию без требований стандарта. Например, если бухгалтер первичной документации имеет узкую специализацию, то правильнее будет указать, например, «составление форм КС-2 и КС-3», а не так как в стандарте – «составление (оформление) первичных учетных документов, в том числе электронных документов».
Отметим, что даже общие формулировки могут быть более емкими, чем в стандарте.
При разработке внутренних правил по первичному документообороту основные идеи и готовые тезисы вы можете почерпнуть из статей наших экспертов:
Изучив указанные статьи, главный бухгалтер нередко понимает следующее:
Появление таких мыслей – первый шаг к аутсорсингу. Отметим, что наши клиенты не только могут использовать на «первичке» услуги бухгалтеров с высшим образованием. Главное преимущество 1C-WiseAdvice – технологии. В частности, по обработке первичных документов мы используем нашу собственную технологию «Процессинг».
Мы на полном основании заявляем, что ничего не теряем, не забываем, не упускаем из виду. Кроме того, оперативный доступ к истории движения любого документа, полученного от клиента позволяет:
При этом в процессе взаимодействия клиенты сложностей не испытывают, так как наши разработчики использовали, в том числе и стандартные функции 1С. Ведь для учета, как это видно из нашего названия, мы используем именно эту, самую распространенную в России программу.
Мы формируем в комментариях замечания к качеству и наличию необходимых документов. При этом клиентам не обязательно просматривать каждый комментарий, так как все они синтезированы в удобный отчет, который они получают:
На первых порах некоторых клиенты, получив доступ к нашей 1С, постоянно отслеживают (в режиме онлайн) движение своей «первички», однако, спустя время, главбухи перестают использовать эту функцию, полностью доверяя нам.
Первичная документация в бухгалтерии: что это такое?
Например: в офисе перенесли из одного угла в другой большущий такой ксерокс. Событие? Событие. Но нам никакого первичного документа оформлять не требуется. Тогда по каким критериям стоит отбирать события для оформления первичного документа? Давайте разбираться. Для этого будем опираться на наши знания.
Для поиска ответа на наш вопрос предлагаю вспомнить, какие два максимальных обобщения всей информации предприятия мы знаем? На какие два вида делится любая информация в бухгалтерском учете? Вспомнили? Это же «Актив» и «Пассив». Вспоминайте, «Актив» — это «Имущество» предприятия, а «Пассив» — это «Обязательства/Долги» нашего предприятия.
Вернемся к ксероксу. Чем он будет «Активом» или «Пассивом», т.е. «Имуществом» или «Обязательством/Долгом»? Согласитесь, что ксерокс — это «Имущество» фирмы. А перемещение ксерокса из угла в угол, как-то изменило это «Имущество», изменило информацию об этом? Стал ли ксерокс меньше или больше стоить? Исчез ли он или вдруг их стало два? Нет. Отсюда и нет надобности оформлять первичный документ, поскольку само «Имущество» не изменилось ни в качестве, ни в количестве.
А как тогда ксерокс мог бы изменить информацию так, чтобы нужно было оформить первичный документ? Для начала он мог бы сломаться так, что не подлежал бы ремонту, т.е. следующее его место пребывания — утиль. Т.е. на предприятии он уже бы не числился, поскольку пользу не приносит. Ксерокс попал бы под списание. Вот вам и название события (списание), которое необходимо зафиксировать первичным документом.
Итак, любое событие, изменяющее информацию об «имуществе» или «обязательствах/долгах» фирмы называется «Хозяйственной операцией», которая требует оформления «Первичного документа» с созданием «Проводки» по бухгалтерским счетам.
Вспомогательные инструменты бухгалтера по первичке
В работе бухгалтеру помогают не только доступ к законодательной базе и приспособления для хранения бумаг — файлы, папки, стеллажи — но и техническое оборудование, а также компьютерные программы.
Конечно, специалисту важно освоить бухгалтерскую программу, в которой ведется учет на предприятии. Ежедневная обязанность бухгалтера по первичке — создавать в этой программе исходящие документы и вносить в нее входящую документацию с бумажных оригиналов, полученных от контрагентов компании.
Ввод документов в систему отнимает до 70% рабочего времени бухгалтера, и для облегчения этой задачи есть технологические решения:
К сожалению, даже подключение к ЭДО не избавляет компанию от потока бумажной первички, потому что некоторые контрагенты продолжают работать по-старинке и присылать оригиналы на бумаге. Поэтому системы распознавания хорошо дополняют ЭДО. Принцип работы системы по автовводу первички прост:
Попробуйте автоматизировать ввод накладных в вашей компании — подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: здесь есть простой ввод первички с помощью ЭДО, системы распознавания и автозагрузки банковской выписки. А еще — учет, налоги, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера небольшой компании. Тестируйте систему бесплатно 14 дней.
Основные понятия документации
- Первичная документация (ПД) — свидетельство, зафиксированное на бумаге, о том, что имели место определенные хозяйственные операции.
- Первичный учет — начальный этап фиксирования операций, характеризующих происходящие в фирмах действия.
- Хозяйственная операция — это событие, повлекшее за собой изменения в активах или капитале компании.
Обычно на предприятии действует следующая схема:
- Работники получают бухгалтерские данные;
- Проводится предварительная обработка поступившей информации и документации;
- Оформляется первичная документация;
- Она утверждается начальством или уполномоченными работниками;
- Начинается процесс обработки ПД и выполнение связанных с ней действий.
Учет ПД, как и бухучет в целом, является обязательным требованием ст.18 закона «О бухгалтерском учете».
Первичная документация бывает:
- Разовая, нужна один раз для подтверждения операции.
- Накопительная, оказывается нужной в течение какого-то периода, если операции проводятся не единожды. Информация из нее переносится в регистр.
Инструкция по должностным обязанностям бухгалтера по первичной документации в 2021 году
Должностная инструкция разрабатывается с учетом особенностей выполняемых трудовых функций.
В 2021 году требования к квалификации, обязанности бухгалтера на первичку в должностной инструкции следует описывать в соответствии с ЕКСД, если отсутствуют специальные отраслевые условия, установленные законодательством или нормативно-правовыми актами.
При наличии таковых работодатель использует профстандарт 08.002 «Бухгалтер». Порядок применения и обязательное использование профстандартов введено ФЗ № 122 от 02.05.2015 и зафиксировано в ст. 195.3 ТК.
Требования к специалисту по работе с первичной документацией в бухгалтерии в ЕКСД и профстандарте различны. В ЕКСД они выше и по уровню образования, и по стажу.
Профстандарт не предъявляет требований о высшем образовании. Понижены показатели стажа, но бухгалтер на первичную документацию без опыта работы на категорию претендовать по-прежнему не сможет.
Современная тенденция — наличие профессиональной переподготовки для перехода в более высокую категорию.
Профпереподготовка позволяет привести в соответствие квалификационные требования к бухгалтеру первичной документации и получить I и II категорию, не изменяя базовое среднее образование.
Образец заполнения нулевой 4-фсс за 1 квартал 2021
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно и быстро разработать должностные инструкции. Используйте эти инструкции бесплатно.
Вспомогательные инструменты бухгалтера по первичке
В работе бухгалтеру помогают не только доступ к законодательной базе и приспособления для хранения бумаг — файлы, папки, стеллажи — но и техническое оборудование, а также компьютерные программы.
Конечно, специалисту важно освоить бухгалтерскую программу, в которой ведется учет на предприятии. Ежедневная обязанность бухгалтера по первичке — создавать в этой программе исходящие документы и вносить в нее входящую документацию с бумажных оригиналов, полученных от контрагентов компании.
Ввод документов в систему отнимает до 70% рабочего времени бухгалтера, и для облегчения этой задачи есть технологические решения:
- электронный документооборот — для этого нужно подключиться к оператору ЭДО или подключить бухгалтерскую программу с ЭДО, а еще договориться со своими контрагентами об обмене электронными документами;
- интеграция учетной программы с интернет-банком для автозагрузки банковской выписки;
- система для автоматизации ввода в учетную систему сканов первичных документов.
К сожалению, даже подключение к ЭДО не избавляет компанию от потока бумажной первички, потому что некоторые контрагенты продолжают работать по-старинке и присылать оригиналы на бумаге. Поэтому системы распознавания хорошо дополняют ЭДО. Принцип работы системы по автовводу первички прост:
- бухгалтер сканирует оригинал документа или получает от контрагента скан, если тот не может вовремя передать оригиналы;
- отправляет скан на распознавание — система прочитывает реквизиты и поля накладной, переносит значения в черновик соответствующего документа в учетную систему;
- бухгалтер проверяет правильность распознавания данных и проводит документ.
Попробуйте автоматизировать ввод накладных в вашей компании — подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия: здесь есть простой ввод первички с помощью ЭДО, системы распознавания и автозагрузки банковской выписки. А еще — учет, налоги, зарплата, отчетность и другие инструменты для директора и бухгалтера небольшой компании. Тестируйте систему бесплатно 14 дней.
Взаимодействие с контролирующими органами
Работающий бизнес, к которому никогда не возникает вопросов со стороны налоговой инспекции или страховых фондов – это что-то из области фантастики. Взаимодействовать с контролерами придется в любом случае. И здесь очень пригодится грамотный бухгалтер, который сможет говорить с проверяющими «на одном языке».
Бухгалтер и аутсорсинговые фирмы, кроме того, имеют налаженные каналы связи со всеми контролирующими органами. Поэтому большинство вопросов решают самостоятельно, без привлечения руководства компании.
Например, налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет. Оснований для блокировки — много и этот вопрос сложно решить в короткие сроки. Нужно разобраться с причиной блокировки и устранить ее, съездить за решением в инспекцию и отвезти его в банк (это самый быстрый способ, чтобы счет заработал сразу). А ведь у руководителя, даже в небольшой организации, есть и много других забот.
Автоматизированные сервисы такие вопросы решать не могут вообще. Напротив — как раз из-за их формального подхода к учету или стандартных настроек, которые не учитывают особенности компании, у налоговиков часто и возникают вопросы.
Не следует забывать и об управленческом учете. Ведь стандартных отчетных форм в большинстве случаев не хватает для управления бизнесом. Например, баланс для малых предприятий состоит всего из полутора десятков строк, а сдавать его можно раз в год. Этих данных явно недостаточно для понимания того, что происходит в компании.
С ведением управленческого учета никакие автоматизированные сервисы точно не справятся. Ведь его нужно настраивать и вести с учетом особенностей конкретного бизнеса. А если директор возьмет на себя еще и эту обязанность, то времени на то, чтобы заниматься управлением, у него совсем не останется.