Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Изменили порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Как ввести правила нумерации счетов-фактур на предприятии?
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире). О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте .
Основное (и единственное) правило — номера присваиваются в хронологическом порядке по мере составления/выставления счетов-фактур (подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, подп.
«а» п. 1 правил заполнения корректировочного счета-фактуры).
Период возобновления нумерации организация может установить в учетной политике самостоятельно в зависимости от количества оформляемых ею документов.
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Стандартные реквизиты счетов-фактур по отгрузке, авансам и корректировке изложены в пунктах 5, 5.1 и 5.2 НК РФ. Порядковый номер также считается реквизитом. Однако в законе нет порядка нумерации. Особенности этой операции прописаны в Постановлении РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. В частности, отсылка к этому нормативному акту содержится в пункте 8 статьи 169 НК РФ.
Порядок нумерации не редактируется уже много лет. Одни из последних новшеств были внесены в 2014 году: в постановлении был указан разделительный символ, который используется при составлении документации. Данный закон касается следующих структур:
- Обособленных подразделений.
- Доверительных менеджеров.
- Лиц, участвующих в товариществе.
В частности, для разделения нужно использовать знак «/».
Разрешено ли раздельно ставить номера на разные счета-фактуры?
Позволительно ли ставить номера в авансовых или корректировочных счетах-фактурах отдельно? Необходимость единой хронологии установлена Постановлением РФ от 26 декабря 2011 года под номером 1137. До этого года такой нормы не существовало, а потому бухгалтеры зачастую проставляли различную нумерацию на счетах-фактурах по отгрузкам и предоплате. Такой порядок считался наиболее простым, однако сейчас он запрещен. В обратном случае могут выявиться нарушения при проверке.
Отдельная нумерация однозначно запрещена также Письмом Минфина России от 16.10.2012 N 03-07-11/427. Если требуется выделить счета-фактуры по авансу, можно воспользоваться буквенным значением. Буквы должны соответствовать единой хронологии, к примеру, это могут быть значения «А», «АВ».
Существуют также отдельные нормы заполнения корректировочных СФ. Они обязательно должны быть указаны в хронологическом порядке.
Образец заполнения счёта-фактуры в 2020 году
Чтобы в 2020 году правильно заполнить счет-фактуру информацию возьмите из первичных документов на отгрузку — накладных, актов. Если же был аванс, потребуются реквизиты платежки для строки 5 (Письмо Минфина от 06.02.2018 N 03–07-14/6704).
Вы можете скачать пример заполнения бланка счета-фактуры в 2020 году со ставкой НДС 20 процентов:
Правила, по которым в 2020 году нужно заполнять счет-фактуры, приведены в Постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. Эти правила в 2020 года тоже никак не изменились (это логично, ведь сам бланк счета-фактуры не претерпел поправок). При этом, напомним, что НК РФ установил ряд обязательных требований к составлению счета-фактуры. Они содержатся в п. п. 5, 5.1, 6 ст. 169 НК РФ.
Вот общий поход и правила заполнения счетов-фактур в 2020 году:
- строки о грузоотправителе и грузополучателе заполняйте при отгрузке товаров, в счетах-фактурах на работы или услуги ставьте прочерки. Если грузоотправитель — продавец, в строке 3 пишите “Он же”;
- идентификатор государственного контракта нужен только при отгрузках по госзаказу.
- код вида товара нужен при экспорте в ЕАЭС — выберите его из справочника ТН ВЭД;
- код и обозначение единицы измерения возьмите из разд. 1 или 2 ОКЕИ, например, “796” и “шт”. Если в договоре нет цены за единицу или ваших единиц измерения нет в этих разделах ОКЕИ, в графах 2, 2а, 3 и 4 ставьте прочерки.
- регистрационный номер таможенной декларации, название и код страны из ОКСМ указывает импортер товара. Если вы товар перепродаете, графу 11 можно не заполнять.
- нумеруют счета-фактуры в хронологическом порядке. Однако нарушение нумерации не критично — оно не лишает покупателя права на вычет (Письмо Минфина от 12.01.2017 N 03–07-09/411).
- подписывают счет-фактуру директор и главбух или другие работники, уполномоченные приказом или доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Счет-фактура – это документ, на основании которого покупатель может принять к вычету предъявленные продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав суммы НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Это главное предназначение счета-фактуры, поэтому для покупателей – плательщиков НДС он играет большую роль.
Получив от продавца правильно составленный счет-фактуру, в котором нет ошибок, препятствующих налоговикам точно определить продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку, сумму налога, предъявленную покупателю, последний будет вправе принять указанную в счете-фактуре сумму НДС к вычету или включить налог в стоимость приобретенных товаров, работ, услуг (п. 2 ст. 169 НК РФ). При условии, что документы, подтверждающие принятие их на учет тоже есть, к примеру, товарная накладная или акт (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Если покупатель получил от продавца счет-фактуру, составленную с нарушением установленных требований, у вас есть право обратиться к нему с просьбой внести соответствующие исправления.
Особенности проставления буквенных значений
Некоторые из предприятий нумеруют документы авансового и корректировочного типа при помощи разных буквенных обозначений и цифр. К примеру, авансовым счетам-фактурам присваивается буква А, корректировочным – В. Данная мера позволяет быстро отыскать нужные документы. Однако рассматриваемый метод использовать не рекомендуется, так как разрешений на это в законе нет.
Существует риск того, что покупатель, обнаружив буквенное обозначение, потребует исправление бумаг. Мотивация лица – предупреждение возникновения проблем при налоговой проверке.
ВНИМАНИЕ! Существует компромиссный метод. Можно присваивать счету-фактуре одновременно и официальный, и вспомогательный номер. Данная мера нарушением считаться не будет. Указывать вспомогательный номер можно не только в бухгалтерской программе, но и в самом документе. Однако дополнительное значение не нужно упоминать в графе «Номер». Оно указывается после всех реквизитов в графе «Справочно». Разрешение на использование дополнительных номеров дано в письмах Минфина.
Чем руководствоваться при нумерации счетов-фактур
Перечень обязательных реквизитов отгрузочного, авансового и корректировочного счетов-фактур содержится в пп. 5, 5.1 и 5.2 ст. 169 НК РФ соответственно. Одним из таких реквизитов является порядковый номер. При этом порядка нумерации счетов-фактур сам Налоговый кодекс не устанавливает и отсылает нас к подзаконному акту — постановлению Правительства РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ). Для 2021 года этим документом является постановление Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
ВНИМАНИЕ! С 1 июля 2021 года счета-фактуры оформляются по новой форме (см. постановление Правительства РФ от 02.04.2021 № 534). Это связано с окончанием эксперимента по прослеживаемости товаров. При этом новый бланк обязаны применять все налогоплательщики НДС, даже если товары не подлежат прослеживаемости. Подробнее о новой форме счета-фактуры читайте здесь, а о системе прослеживаемости здесь.
Скачать обновленный бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению каждой строки обновленного счета-фактуры. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Однако в части вопросов нумерации счетов-фактур ничего не изменилось. Таким образом, со времени вступления в силу постановления № 1137 принципиальных новшеств по нумерации в его тексте не было. Некоторые уточнения имели место летом 2014 года (постановление Правительства РФ от 30.07.2014 № 735), когда был определен вид разделительного знака, используемого в счетах-фактурах обособленных подразделений, участников товариществ и доверительных управляющих. Таким знаком стала косая черта (дробь, слеш) — «/» (ранее говорилось просто о разделительной черте, но не уточнялось, слеш имеется в виду или тире).
Основные тезисы нумерации счетов-фактур привели эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к Готовому решению. Это бесплатно.
О последних изменениях, которые существенно меняли форму и правила заполнения счета-фактуры, читайте здесь.
Требования в отношении дополнения учетной политики описанием методики нумерации счет-фактур установлены только в отношении обособленных подразделений, но целесообразным будет прописать соответствующие нормы и во всех прочих случаях. Это позволит избежать ненужных споров с проверяющими, а также позволит централизовать и дисциплинировать данный важный участок учетных работ.
Итак, получается, что налогоплательщик, исходя из особенностей своего учета и требований контроля сам определяет индивидуальную хронологию своей нумерации счет-фактур. И законодательство не запрещает использование буквенно-числовых комбинаций, использование точек, подчеркиваний и тире.
Не видим мы запрета и в отношении отдельной нумерации определенных специфических операций. Например, в отношении авансовых счет-фактур. Хотя финансисты в письмах Минфина России от 16.10.2012 № 03-07-11/427, от 10.08.2012 № 03-07-11/284 считают, что отдельная нумерация авансовых счетов-фактур законодательством не предусмотрена.
Обратите внимание
В свете описанных норм законодательство не запрещает и ежедневную нумерацию счетов-фактур по НДС с первого порядкового номера. Ведь главное требование – хронология нумерации в течении выбранного периода будет соблюдена. Хотя в Письме Минфина России от 11.10.2013 № 03-07-09/42466 финансисты считают, что ежедневная нумерация счетов-фактур с первого порядкового номера не предусмотрена.
С ними в данном вопросе трудно согласиться. Так как, наоборот, никаких запретов в этом отношении не имеется. Более того, если пойти по следу их размышлений, то сразу встает вопрос, а в течении какого периода тогда производить нумерацию нарастающим итогом? Месяц, квартал, год? Налоговым периодом по НДС является квартал, но отчетным периодом по общему основанию является год, что находит свое отражение и в особенностях работы автоматизированных учетных систем. Так, в специализированных программах по умолчанию нумерация документов производится нарастающим итогом в течении календарного года.
То есть мы не видим невозможности ведения ежедневной нумерации данных регистров.
И все же, как не старайся, но ошибки, этот непременный спутник нашей деятельности, случаются. К каким же последствиям приведет их появление?
Сразу скажем, что штрафные санкции за подобный недочет не предусмотрены. Некоторые инспекторы пытаются инкриминировать нормы статьи 120 Налогового кодекса РФ – «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения (базы для исчисления страховых взносов)». Однако, такой подход необоснован.
Дело в том, что под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей настоящей статьи понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета или налогового учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
А в рассматриваемой ситуации ничего из перечисленного не наблюдается.
Ошибки в нумерации не подходят и под грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, исходя из норм статьи 15.11 КоАП РФ.Таким образом, законодательство не предусматривает штрафа за нарушение нумерации счет-фактур.
Зачастую гораздо существеннее штрафов может быть отказ налогового органа в возмещении выставленного НДС партнеру организации.
Однако право на применение вычетов по налогу на добавленную стоимость не поставлено в зависимость от порядка формирования порядковых номеров счетов-фактур, выставляемых продавцом при реализации товаров (работ, услуг). Об этом сказано в Письмах Минфина РФ от 12.01.2017 № 03-07-09/411, от 22.05.2012 № 03-07-09/59, от 14.05.2012 № 03-07-09/50 и др.
Суды также встают на сторону налогоплательщика. Например, ФАС Уральского округа в постановлении от 28.12.2011 № Ф09-8650/11 по делу № А60-11248/2011, ФАС Центрального округа в постановлении от 31.07.2009 по делу № А35-4528/08-С21 и др.
Следовательно, допущенный недочет не сможет привести к финансовым потерям организации.
Вот только не стоит на основании сделанных выводов считать, что к оформлению счет-фактур можно относиться спустя рукава. Выписка этих документов – это достаточно важный раздел учета НДС и к своим обязанностям нужно относиться очень тщательно. Ведь ошибки в нумерации очень часто служат основаниями для возникновения претензий со стороны налоговых органов и доказательной базой в деле непринятия сумм налога к вычету у партнера.
Например, ФАС Московского округа в постановлении от 16.12.2013 № Ф05-15597/2013 по делу № А41-49253/12 рассмотрел ситуацию, когда нумерация выставленных счетов-фактур не соответствовала хронологической последовательности (так, счет-фактура № 25 от 12.08 имела большую нумерацию, чем счет-фактура от 27.08 № 22, выставленный позднее).
А это мало того, что ударит по деловым связям организации, так еще может привести и к перевыставлению сумм судебных расходов организацией-партнером. И то, что суды тоже встают на сторону налогоплательщиков в этом вопросе не слишком упрощает ситуацию.
Следовательно, к выписке счет-фактур и их нумерации нужно относиться очень тщательно, чтобы избежать судебных и прочих проблем.
Нумерация счетов-фактур не по порядку, что делать в 2021 году?
Нумерация счетов-фактур в 2020 — 2021 годах осуществляется, прежде всего, на основании правил, закрепленных в п. 1 приложения № 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в данном документе порядок нумерации регулируется по-разному, в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.
ВНИМАНИЕ! С 01.01.2019 года действует новый бланк счета-фактуры. Подробности см. здесь.
Так, его составителями могут быть:
- Обычный поставщик товаров или услуг (как ИП, головной либо единственный офис юридического лица).
В этом случае нужно придерживаться следующего правила: номер каждого счета, указываемый в строке 1 документа, отражается в хронологической последовательности в рамках периода оборота счетов, определенного составителем документа. Например, месяца, квартала или года.
Нарушение нумерации счетов-фактур не образует налогового нарушения. Порядковый номер счета не относится к реквизитам, которые влияют на правильную идентификацию хозяйствующего субъекта ФНС в целях установления права на вычет по НДС.
Поэтому при обнаружении нумерации счетов-фактур не по порядку инспекторы не вправе отказать в вычете (при отсутствии, разумеется, существенных нарушений). Это подтверждает судебная практика (решение Арбитражного суда Свердловской области от 20.07.2011 № А60-11248/2011). Сам Минфин соглашается с этим в письме от 12.01.2017 № 03-07-09/411.
Применение каких-либо прочих санкций, например за грубое нарушение учета, в отношении фирм, составляющих счет с нумерацией не по порядку, законом не предусмотрено.
Однако следует иметь в виду, что сам по себе номер — установленный по рассмотренным нами правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 года либо выбранный по иному принципу — должен быть указан в документе (п. 5 ст. 169 НК РФ). Иначе существует вероятность, что последуют санкции за нарушение учета — в соответствии со ст. 120 НК РФ.
Таким образом, установление порядка нумерации счетов — исключительно внутреннее дело хозяйствующего субъекта. Правилам нумерации счетов-фактур 2020 — 2021 годов, отраженным в постановлении 1137, предприятие вправе и не следовать, если посчитает их недостаточно эффективными для своего документооборота.
Безусловно, в локальных нормативах может быть прописана ответственность отдельных сотрудников за нарушение установленного порядка нумерации первичных документов — в случае, если соблюдение такого порядка входит в должностные обязанности сотрудника. При разработке данного порядка могут быть учтены пожелания контрагентов, в адрес которых счета направляются. Но санкции со стороны ФНС неправомерны.
Локальными нормативами в данном случае могут быть:
- учетная политика;
- должностные инструкции специалистов, работающих со счетами-фактурами.
Допустимо прописывать правила и в трудовых договорах с работниками. Либо прописывать в таких договорах ссылки на соответствующие правила в учетной политике.
При установлении порядка нумерации счетов налогоплательщику следует иметь в виду, что:
- В рамках нумерации нежелательно формирование обособленных групп порядковых номеров по счетам:
- на отгрузку;
- на аванс;
- на корректировку.
То есть, если отгрузочный счет имеет номер 2, то следующий счет должен иметь номер 3 вне зависимости от того, является ли он таким же отгрузочным либо иным — авансовым или корректировочным.
Счет-фактура – это первичный документ налогового учета, который является основанием для вычета по НДС. Здесь содержится информация о факте и сумме поставки товаров или оказания услуг.
Правила и порядок заполнения и выставления счетов-фактур строго регламентированы Налоговым кодексом РФ, а также письмами Минфина РФ. Номер и дата составления счета-фактуры относятся к обязательным реквизитам счета-фактуры.
Инструкция по заполнению счетов‑фактур
Необходимо знать, что правила нумерации счетов-фактур в 2021 году серьезных изменений не претерпели. Но, несмотря на это, необходимо следить за всеми изменениями законодательства по поводу формирования документов рассматриваемого типа.
Так как ежегодно утверждаются различного рода законопроекты, связанные как с кодами операций, так и с другими аспектами заполнения .
Всем бухгалтерам, а также иным должностным лицам, осуществляющим заполнение документов рассматриваемого типа, важно в обязательном порядке ознакомиться со следующими вопросами:
- основные сведения о счет-фактурах;
- в каких случаях необходимо формировать документ;
- нормативная база.
В 2021 году был принят закон, на основании которого ИП и организации, не являющиеся плательщиками налога на добавочную стоимость, счет-фактуры формировать не обязаны.
Все остальные юридические лица, осуществляющие ведение какой-либо коммерческой деятельности, должны составлять данный документ соответствующим образом.
Документ рассматриваемого типа должен в обязательном порядке формироваться в следующих случаях:
- при реализации товаров;
- при передаче прав на какое-либо имущество (автомобили, недвижимость, иное);
- при предоставлении каких-либо .
Все требования, предъявляемые на законодательном уровне к заполнению счета-фактуры, обозначаются в .
При этом в дальнейшем данный документ используется для формирования соответствующего вычета по налогу на добавочную стоимость.
Именно поэтому необходимо быть максимально внимательным при заполнении бланка счет-фактуры. Наличие ошибок может быть воспринято ФНС как попытка уклониться от уплаты налогов.
Помимо обозначенных выше также есть ещё случаи, когда осуществляется формирование счет-фактуры:
- выполнение авансовых платежей;
- необходимо выполнить корректировку данных в документе.
На авансы следует составлять данные документы обязательно. Причем нумерация авансовых счетов-фактур с 2021 года осуществляется также как и ранее.
Иногда случается, что по каким-то причинам счет-фактура была заполнена неверно. В такой ситуации следует обязательно составить ещё один, скорректированный, документ.
В налоговой инспекции, куда необходимо подавать все документы для получения вычетов, обращают внимание на мельчайшие детали. Касается это не только информации непосредственно в счет-фактурах, но также порядка нумерации отдельных страниц.
Необходимо подробно ознакомиться в законодательной базе со следующими моментами:
- сквозное упорядочивание;
- нумерация не по порядку;
- корректировочные счет-фактуры.
Обычно нумерация осуществляется простыми цифрами. Но в отдельных случаях необходимо через дефис ставить букву – если счет-фактура формируется в каком-либо подразделении организации. В отдельных случаях нумерация выполняется с буквами.
Согласно п.13 Методических указаний по бухгалтерскому учету, который был утвержден , все учетные документ (включая счет-фактуру), должны быть в обязательном порядке соответствующим образом пронумерованы.
Сам номер может ставиться непосредственно при оформлении документа рассматриваемого типа. В одной организации повторение одних и тех же номеров счет-фактур не допускается.
Автонумерация документов
По умолчанию в системе используется сквозной порядок нумерации:
- Договор — %ny%
, порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Счет — %ny%
, порядковый номер за год (мин. длина 6 цифр, изменить можно в настройках базы), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Товарная накладная — %ey%
, единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Акт — %ey%
, единый порядковый номер для Товарных накладных и Актов за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Счет-фактура — %ey%
, единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: 000001, 002340, 1000001; - Авансовый Счет-фактура — А%ey%
, единый порядковый номер для Авансовых и обычных Счетов-фактур за год (мин. длина 6 цифр), примеры: А000001, А002340, А1000001; - Платежное поручение — %nyi%
(мин. длина 1 цифра), порядковый номер за год, примеры: 1, 2340, 1000001.
Счет-фактура: когда выставляется в 2020 году
По общему правилу счет-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки товаров, передачи работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ). Например, товар отгружен 11 апреля 2020 г. Счет-фактуру вы можете выставить в любой из следующих пяти календарных дней: 11, 12, 13, 14, 15 апреля 2020 г.
Если последний день срока выпадет на выходной или нерабочий праздничный день, счет-фактуру составьте не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Авансовый счет-фактуру выставляйте не позднее пяти календарных дней с даты получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Например, аванс поступил 29 января 2020 г. Счет-фактуру вы можете выставить в любой из следующих дней: 29 января, 30, 31 января, 1 или 2 февраля 2020 г.