Как вести учет товаров в розничной торговле

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести учет товаров в розничной торговле». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Конечно, вариант ведения учета — дело строго индивидуальное. Однако, стоит отметить, что в современном мире даже малая торговая организация крайне быстро переходит от торговли 50 позициями к 500, а позже и к 5000 и так далее. Следовательно, ручной учет может быть актуален только на первоначальных этапах. Поэтому все больше предпринимателей отдают предпочтение автоматизированному варианту ведения товарного учета. Кроме того, использование автоматизированных программ редко будет стоить более 1000 рублей в месяц, при этом они позволяют существенно экономить время и показывают большую эффективность.

Что такое товарооборот

Товарооборот ― сумма стоимостей всех реализованных товаров за определенный период. То есть, показывает, на какую сумму вы их продали, например, за месяц или за год. Из чего состоит товарооборот магазина:

• оборотные средства ― деньги, вкладываемые в товары;
• объем продукции, которая проходит через магазин за цикл;
• выручка, полученная при продаже товаров;
• оборачиваемость продукции ― период времени между ее закупкой и продажей;
• прибыль ― чистый доход, определяется как разница между выручкой и затраченными средствами за единицу времени.

Товарооборот магазина начинается с закупки товара у поставщика и заканчивается реализацией. Чем меньше период времени, за которое происходит этот процесс, тем выше скорость оборота продукции.

Как рассчитать товарооборот

Для расчета применяют специальные формулы и методики, от простых до продвинутых. Небольшому розничному магазину не стоит углубляться в математику, можно ограничиться упрощенными способами. Самая простая формула, которую с успехом можно использовать, выглядит так:

Товарооборот = количество товара х цена товара

Пример. За календарный месяц было реализовано 100 упаковок туалетной бумаги. Стоимость одной упаковки — 100 рублей. В этом случае товарооборот туалетной бумаги будет равен:

100 х 100 = 10 000 рублей

В точности также рассчитывается товарооборот по все позициям розничного магазина. Общий товарооборот розничного магазина равен сумме товарооборотов всех товаров:

Суммарный товарооборот = ТО1 + ТО2 + ТО3 + … ТОn

Куда более интересен другой показатель, характеризующий динамику товарооборота. Условно назовем его динамическим коэффициентом товарооборота. Он дает возможность сравнить показатели за разные промежутки времени. Объясним на примере.

В мае месяце товарооборот розничного магазина составил 100 тысяч рублей, а в июне он вырос до 120 тысяч. Коэффициент рассчитывается по формуле:

К = (ТО1 х 100) / ТО2

где:

• К — коэффициент динамики товарооборота;
• ТО1 — товарооборот текущего отчетного периода;
• ТО2 — товарооборот отчетного периода, с которым сравнивается текущий.

Зачем рассчитывают товарооборот

Показатель дает массу полезной информации о состоянии бизнеса. Вот что можно узнать, если его проанализировать:

• динамику развития магазина. Сравнивая показатели товарооборота за различные периоды времени мы видим, растет бизнес или наоборот, переживает падение;
• зависимость между выручкой и проведением различных маркетинговых и рекламных мероприятий;
• влияние на бизнес таких факторов, как сезонность, события на мировых рынках, колебания курса валют и так далее;
• влияние ассортимента на выручку магазина и выявление позиций, формирующих основной товарооборот;
• соответствие ожидаемых темпов развития реальным;
• зная товарооборот, можно составить план продаж. А самое главное — относительно точно спрогнозировать динамику развития магазина.

1 этап — установление контакта. На этом этапе менеджер впервые общается с клиентом. Грамотное установление контакта является основой техники продаж в 5 этапов. От качества этого диалога зависит, будет клиент продолжать сотрудничать с компанией или нет.

Цель этапа: наладить связь с клиентом, расположить его к себе.

В первые 30 секунд разговора клиент должен понять:

• кто к нему обращается;
• зачем;
• почему нужно продолжать разговор.

Что такое товарооборот

Товарооборот – это объем продаж товаров в магазине, торговой или коммерческой компании за отчетный период времени, выраженный в денежном или натуральном измерении. Этим же термином называют процесс обращения готовой продукции, реализуемого сырья и материалов. В структуру валового товарооборота входят все товарные категории, продовольственная и непродовольственная продукция всех видов, сортов и размеров, реализуемая конкретной компанией.

Фиксация объема товаров необходима для бухгалтерского и налогового учета, планирования продаж, принятия важных управленческих решений, разработки инвестиционных проектов.

Для эффективного анализа валовой (общий) товарооборот разбивается на розничный и оптовый товарооборот (если компания реализует продукцию оптом и в розницу). Отдельный анализ розницы и опта необходим для оценки рентабельности различных каналов сбыта, реализации товаров через розничную сеть, дилеров и оптовиков.

Анализ показателей товарооборота

Для чего нужно анализировать показатели товарооборота:

• оценка результативности работы торговой точки. Проводится качественный и количественный анализ объема продаж, ассортиментной структуры, рентабельности каждой точки продаж. Прибыль рассчитывается путем вычитания всех издержек из валовой выручки от реализации. В затраты входят: себестоимость продукции или стоимость закупки готовых товаров, заработная плата управленцев, продавцов и обслуживающего персонала, аренда торговой точки, коммунальные платежи, расходы на рекламу и пр. Чистую прибыль получают после вычета всех налогов с прибыли. Оценка рентабельности магазина необходима для грамотного подбора ассортимента, ценовой политики, разработки и проведения маркетинговых мероприятий;
• оценка выполнения запланированных объемов реализации. При выявлении резкого снижения спроса и выручки необходимо разбираться, что именно стало причиной низких продаж и устранять причину за минимальные сроки;
• формирование оптимального размера товарных запасов, с учетом скорости обращения товарной продукции, сезонных колебаний, времени доставки. Производственные компании с учетом данных анализа товарооборота планируют количество и виды товаров, которые нужно изготавливать. Анализируя скорость обращения товаров за отчетный период, менеджеры по закупкам определяют оптимальный объем складских запасов по разным товарным категориям. Учет показателей товарооборачиваемости дает возможность обеспечить постоянное наличие необходимых товаров и не перегружать склад невостребованными позициями. Этот анализ особенно важен для скоропортящихся товаров, продукции, требующей специальных условий транспортировки и хранения.

Инструкция по приемке товара на склад

Правила прописываются в договоре и их количество зависит от места разгрузки, от вида транспортного средства и от габаритов привезенного груза. Для каждой компании перечень составляется индивидуально, но обобщенный реестр выглядит так:

• Осуществляется подъезд к месту размещения.
• Проверяются сопроводительные документы.
• Определяются размеры ворот для грузового транспорта.
• Выделяется пространство под разгрузку.
• Подается оборудования для перевозки груза.
• Предметы торговли визуально осматриваются, пересчитываются, взвешиваются.
• Вывозится при помощи рохли на место сложения.
• Сверяются и оформляются сопроводительные письма
• Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
• Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.
• Подготавливается зона для размещения и хранения.

Как осуществляется приемка и передача товара

В первую очередь, следует подготовить стеллажи и полки на складе. Для этого потребуется время, поэтому обе стороны договариваются заранее, когда привезут груз. Обычно хватает полчаса для освобождения зоны от ненужных вещей и выбора свободного временного периода. Чтобы не путать уже размещенный багаж от новопривезенного, работникам следует:

• Разноцветными мелками или маркерами разграничить зоны на полках.
• Для неподготовленных сотрудников составить схему принятия и повесить ее на видное место.
• Создать автоматизированную программу для учета. Она поможет выполнить все действия без ошибок во время пересчета.
• Купить и поставить качественный софт, который выявит недостатки и составит акт о несоответствии.
• Оснастить рабочую зону дополнительными стеллажами.

Правила процесса продаж

Несмотря на то, что существует огромное количество техник и методов продаж, есть и строгие правила, которые нужно соблюдать. Профессионалы могут их нарушать — но на то они и профессионалы. Там, где они не дожмут на одном этапе, компенсируют на другом. На начальном уровне нужно научиться работать по всем правилам. Какие существуют правила:

• Менеджер по продажам ведет клиента строго по этапам. Нельзя перескакивать с одного на другой, менять порядок или игнорировать. Нельзя обрабатывать возражения, прежде чем презентуете товар.
• Нужно учитывать особенности клиента: сколько у него есть времени, как он привык разговаривать, чем он занимается в жизни. Если времени у него мало, это не повод пропускать этапы — нужно сократить по времени все менее существенные.
• Менеджер по продажам работает на каждом этапе. Нужно выкладываться, стараться доводить до результата и быть убедительным до самого конца. Ваш успех и проценты от сделок зависят только от вас.

ПРОЦЕДУРА АВТОМАТИЧЕСКОГО ЗАКАЗА ТОВАРА ПОСТАВЩИКУ В СИСТЕМЕ «ДОМИНО»

Оптимальный заказ товара в автоматическом или ручном режиме — важный бизнес-процесс в розничной сети. Не менее важен и процесс поставки заказного товара в магазин, за который отвечает директор магазина и который пока невозможно автоматизировать. Поставка товара в магазины зависит от большого количества людей, а значит, как всегда говорят в таких случаях, «не исключен человеческий фактор». Этот фактор, безусловно, не может быть исключен, его можно просто конкретизировать и контролировать на каждом из этапов поставки товара в магазин.

Контроль поставок товара в магазин

При централизованном управлении ассортиментом розничной сети, как правило, ассистенты категорийных менеджеров формируют заказы для магазинов либо напрямую от поставщиков, либо с собственного центрального склада. Существует и практика заказа некоторых групп товара непосредственно в магазинах. В любом случае, желательно регламентировать процедуру поставки товара в магазин. Очень важно, чтобы ответственный за этот бизнес-процесс менеджер предварительно согласовывал с поставщиком (центральным складом) точное время прибытия машины с товаром в магазин, так как это позволит оптимизировать работу в зоне приемки товара в магазине. Целесообразно в данном плане указывать поставщиков, которым необходимо произвести возврат или обмен товара. Корректное составление и соблюдение плана поставок позволяет планировать работу менеджеров приемки товара, персонала торгового зала и в конечном итоге значительно сокращает время движения товара от поставщика до покупателя.

Как разрабатывать

В план поставок каждый менеджер по своей группе вносит информацию о планируемых машинах на следующий рабочий день.

План поставки товара:

• Составляется менеджерами отдела закупки (ОЗ) ежедневно.
• Утверждается начальником отдела закупки.
• Поступает менеджерам по приему товара накануне дня поставок до 17 часов.
• Менеджеры по приему товара могут принять только тот товар, который указан в плане поставок на текущий день.
• В случае нарушения поставщиком графика поставок (привоз раньше или позже указанного срока в плане поставок) приемка товара должна быть согласована с менеджером ОЗ по данной группе товара или с начальником ОЗ с учетом потребностей магазина и сроков реализации поставленного товара.
• При нарушении основным поставщиком сроков поставок невыполненный заказ может быть аннулирован и произведен заказ у поставщика-дублера. Решение об аннулировании заказа и заказе у поставщика-дублера принимает начальник ОЗ.
• После аннулирования заказа у основного поставщика и исполнения заказа поставщиком-дублером товар по аннулированному заказу у основного поставщика не принимается.
• В день поставки товара начальник и менеджеры отдела закупки контролируют факт выполнения заказов, визируя приходные накладные от поставщиков, тем самым контролируя анализ выполнения поставщиками своих договорных обязательств.

Профилактика пересортицы товара в магазине

Пересортица товара представляет собой продажу или поставку вместо одного товара другого со сходными свойствами, но отличающегося артикулом и ценой.

Она может возникнуть при:

• приемке товара;
• оприходовании товара;
• реализации через кассы.

Руководители не всегда обращают внимание на проблему пересортицы, считая, что размеры потерь невелики, некритичны и в определенной степени могут быть перекрыты излишками. К сожалению, это не так. При большом товарообороте пересортица может превратиться в серьезную проблему для торговых предприятий.

Поэтому руководителю торгового предприятия необходимо контролировать возникновение пересортицы и принимать меры к ее устранению.

Различают два вида пересортицы.

1. Межпартионная пересортица.

Пересортица между партиями одного товара возникает, как правило, из-за несвоевременности ввода данных в систему о поступивших товарах.

Для ее автоматического устранения в программном обеспечении используется процедура формирования документа межпартионной пересортицы.

Система автоматически выявит партионные товары, имеющие отрицательные остатки на партии, у которых при этом остаток на базовой карточке не отрицателен. Документ будет акцептованным. В результате устранения пересортицы общая величина остатка в подразделении не изменяется, так как отрицательные остатки товара на одной партии «уничтожаются» за счет положительных остатков на другой.

Документ устранения пересортицы может быть сформирован вручную. В этом случае возможен перенос положительного остатка с одной партии на другую (в данном варианте не обязательно, чтобы на ней был отрицательный остаток).

Форма ввода строки разделена на две части: списание и приход. Количество списываемого товара не может быть больше остатка выбранной партии.

При проведении межпартионной пересортицы можно установить проверку на идентичность поставщиков данных партий товара и закупочных цен поставок. Это определяется настройкой ролей пользователя в программном обеспечении.

2. Пересортица между базовыми товарами.

Пересортица между базовыми товарами — это одновременное наличие как излишков, так и недостач запасов товаров, имеющих в основе одно и то же наименование (например, «Сосиски молочные Компомос» и «Сосиски молочные Черкизовский завод»). Путем проведения процедуры устранения пересортицы между базовыми товарами недостача одного товара покрывается за счет излишков другого товара того же наименования.

Формирование данного документа происходит аналогично формированию документа межпартионной пересортицы вручную. Для устранения пересортицы выбирается только партионный товар.

Причины возникновения пересортицы

Пересортица всегда возникает по вине сотрудников: товароведов, менеджеров, продавцов, кладовщиков, кассиров. Причем эти ошибки могут быть как в пользу покупателей, так и продавцов. Появлению пересортицы и

усугублению ее последствий способствуют:

• непрофессионализм персонала;
• отсутствие или нарушение правил приемки и оприходования товара;
• отсутствие на узлах расчета запрета реализовывать каждую единицу товара;
• безнаказанность за допущенные ошибки, повлекшие за собой пересортицу;
• невнимательность при отборе образцов товара при его приемке, особенно товара в ассортименте;
• приемка товара без использования терминала сбора данных;
• невнимательность сотрудников фасовки при предпродажной подготовке товара;
• задваивание операционистами карточек на один и тот же товар с разными штрихкодами;
• продажа разных товаров, имеющих одинаковую цену, но разный штрихкод, как один и тот же товар;
• при обмене товара у поставщика не производится обмен товара на товар с аналогичным штрихкодом.

Чем опасна пересортица?

В результате образовавшейся пересортицы:

• возникает недостача по отдельным номенклатурным позициям, которую не всегда можно компенсировать образующимися излишками;
• появляется вероятность прямой потери денежных средств;
• создается путаница в бухгалтерском учете, товарных отчетах и, как следствие, большие потери времени различными службами;
• заказы товара могут быть некорректными, так как они составляются на основании неверных учетных остатков;
• теряется доверие со стороны покупателей, особенно тогда, когда ошибка при оплате товара произошла не в их пользу.

Сам факт наличия пересортицы свидетельствует о проблемах, связанных с отсутствием стандартизации бизнес-процессов товародвижения, контроля за их выполнением со стороны директора магазина, безнаказанностью виновного в пересортице персонала. В результате пересортица влияет на финансовый результат деятельности торгового предприятия и в определенной степени снижает культуру обслуживания покупателей. Можно ли избежать пересортицы товара в розничном магазине? Считаю, что можно. Практика показывает, что на каждом торговом предприятии, исходя из собственного опыта, вырабатываются свои уникальные способы борьбы с пересортицей. На мой взгляд, единственное решение проблемы пересортицы лежит в предотвращении возможных случайных ошибок работников.

Для этого необходимо:

• разработать и контролировать выполнение должностных инструкций персонала, имеющих прямое отношение к возникновению пересортицы;
• постоянно проводить разъяснительную работу с персоналом;
• максимально автоматизировать торгово-технологические процессы;
• назначить ответственное лицо за регистрацию товаров в базе данных; возможно, обязать каждого менеджера категории заводить карточки на новый товар своей группы;
• ответственные менеджеры должны формировать отчеты «Товары без движения» и проверять по ним фактические остатки;
• проводить мини-ревизии по проблемному товару своей группы.

Особое внимание директору магазина следует обратить на работу с персоналом. Необходимо вести работу в направлениях повышения квалификации и усовершенствования материальной ответственности. Применять систему материальной ответственности следует к работникам, обладающим должной квалификацией, разбирающимся в оформлении товаросопроводительных документов, умеющим грамотно составлять товарные отчеты, проводить инвентаризации.

Целесообразно также периодически проводить аттестацию сотрудников, оценивать уровень их знаний и практические навыки. При действенной системе материальной ответственности внимание сотрудников заметно повышается, а вероятность появления пересортицы значительно снижается. Автоматизация торговых процессов в целях устранения пересортицы включает в себя использование торговым предприятием штрихового кодирования товаров. Его применение с использованием различных сканирующих устройств в зонах приемки и узлах расчета существенно снижает возможность возникновения пересортицы.

Практика показывает, что существенно уменьшить вероятность возникновения пересортицы можно, выделив отдельные этапы торгово-технологического процесса (приемку, обработку, хранение товаров, продажу и т. д.) и внедрив на каждом из них систему контроля. Правильно организованная, стройная система материальной ответственности всех сотрудников, отвечающих за работу с ассортиментом, в розничной компании является ключевым фактором в присутствии на полках магазинов нужного для покупателей ассортимента и предоставления им возможности любой из товаров выбрать и именно его оплатить на кассе, не услышав при этом: «Извините, этот товар я не могу вам „пробить“ — на нем нет штрихкода»…

Совет 2. Закупать большими партиями, чтобы получать скидки

Компания может повысить маржинальность, снизив переменные расходы. В торговле такими расходами чаще всего бывают расходы на покупку и доставку товаров. И здесь можно снизить расходы, заказывая товары более крупными партиями. Обычно, чем больше партия, тем выше скидка.

Пример из нашей практики. У одного из финдиректоров «Нескучных финансов» есть клиент — это производственная компания, но в торговле принцип тот же. У клиента в один момент снизилась маржинальность с 79% до 54%, и тенденция сохранялась.

Финдиректор начал разбираться и нашел несколько причин снижения маржинальности. Но нас интересует одна: компания перешла с крупных закупок на мелкие и потеряла скидку. На крупные партии поставщики давали скидку в 10%, а на мелкие — 3%. Кроме того, компания иногда вообще брала товар у перекупщиков, а у них скидок нет, одни наценки.

Из-за закупки товаров очень мелкими партиями их себестоимость выросла на 20-25%, соответственно, на столько же увеличились переменные расходы.

Но закупка мелкими партиями — это скорее следствие. Дело в том, что у компании не было планов продаж, закупок и отгрузок, поэтому она не понимала, а можно ли заказывать крупную партию? И перестраховывалась мелкими.

Чтобы с этим разобраться, финдиректор оцифровал воронку продаж и наладил планирование. Когда появились планы, стало понятно, что компания может позволить себе крупные партии с максимальной скидкой. Среди прочих решений, это помогло вернуть маржинальность на прежний уровень — 74%.

Но большие партии не единственный способ, еще можно провести переговоры с поставщиками или найти других с более низкими ценами. Например, одному из наших клиентов — он возит товары из Китая — удалось договориться с поставщиком о расчетах в юанях. Это позволило сократить расходы, возникающие из-за волатильности доллара.

Виды анализа объема продаж

В зависимости от цели анализ объема продаж может принимать следующие виды:

• Анализ динамики объема продаж. В этом случае нашей задачей является определение изменения объема продаж предприятия по сравнению с предыдущим периодом. Данный вид анализа необходим для своевременного обнаружения изменений тенденций на рынке, а также поиска проблемных участков в работе организации;
• Структурное исследование продаж проводится для обоснования управленческих решений относительно продуктового ассортимента компании. Если вы продаете только один вид товара, то проводить его ни к чему;
• Контрольный анализ объема продаж. Проводится для сравнения планируемых показателей с фактическими. Нужен для своевременного принятия корректирующих действий. Проводится чаще других.
• Факторный анализ реализуется после проведения любого из видов анализа объема продаж. Позволяет определить факторы внутренней и внешней среды организации, которые повлияли на показатель оценки. Каждый из представленных видов мониторинга имеет свой инструментарий. Познакомимся с ним.

Анализ продаж в розничной торговле: учет объективных факторов

Существуют важные факторы при анализе продаж предприятия, на которые сложно повлиять, но учесть их необходимо:

1. География. Выгодное расположение торговой точки напрямую влияет на величину продаж. Магазины, находящиеся рядом с метро и оживленными местами города, имеют высокие показатели товарооборота. Средний чек в сельской местности будет ниже, чем в мегаполисе.
2. Сезонность. Вся продукция в розничной торговле рассчитана на определенное время года. Например, меховые сапоги хорошо продаются зимой, но залеживаются летом. Устроив в теплое время года распродажу и снизив цену на зимнюю обувь, можно избавиться от товара неактуальной коллекции.
3. Конкуренция. Нельзя игнорировать условия и предложения магазинов, находящихся поблизости. Конкуренты постоянно придумывают новые ухищрения, чтобы переманить к себе клиентов. Важно быть в курсе событий и изменений, происходящих на рынке.

Как раскрутить магазин косметики с нуля

Инструменты для продвижения магазина выбираются в зависимости от бюджета на рекламу. Какие способы можно использовать для раскрутки магазина косметики с нуля:

1. Распространить полиграфической рекламной продукции — буклеты, каталоги, визитки, флаеры.

2. Воспользоваться специальным сервисом смс-рассылки, который будет оповещать потенциальных клиентов об открытии нового магазина.

3. Разместить информацию о магазине в городских электронных справочниках.

4. Использовать различные виды наружной рекламы: баннеры, билборды, указатели, плакаты в витрине магазина, яркую вывеску.

5. Проводить рекламные мероприятия, которые могут включать в себя различные акции, повышающие лояльность покупателей. Можно предложить услуги визажиста или бесплатную консультацию косметолога.

6. Привлекать посетителей при помощи дисконтных и скидочных программ.

7. В качестве рекламного инструмента также выступает оформленная витрина магазина, которая будет привлекать внимание потенциальных клиентов. Согласно маркетинговым исследованиям, 70% клиентов заходят в магазин, потому что их привлекает красиво оформленная витрина. Стоимость оформления витрины составляет в среднем 25 000 рублей.

Похожие записи:

• Работала неофициально, не выплатили зарплату: что делать
• С 2023 года — новая форма декларации по налогу на имущество организаций
• Бесплатные анализы по полису ОМС в 2022 году: обследования бесплатно по ОМС