Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Должностные обязанности секретаря». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Секретарь (офис-менеджер, референт, делопроизводитель) — это специалист, занимающийся делопроизводством и помогающий организовать работу руководителя компании. Он является «правой рукой» директора и «лицом фирмы». Это незаменимый сотрудник, который поддерживает порядок в документах, согласовывает и организует встречи, ведет деловую переписку.
Деятельность любой организации связана с большим документооборотом, без референта легко скатиться в хаос, вплоть до того, что работа будет парализована, важные договоры потеряются, предприятие понесет убытки. В обычных компаниях за порядок в бумагах отвечают один-два делопроизводителя. Но в крупных холдингах этой работой может заниматься целый отдел (секретариат). В любом случае обязанности секретариата будут похожи на должностные обязанности секретаря руководителя.
Секретарь-референт должен ответственно относиться к документообороту и не имеет права разглашать конфиденциальную информацию. Такой сотрудник несёт ответственность за сохранность документов и их своевременную подачу начальству. Секретарь несёт ответственность за невыполнение обязанностей, прописанных в должностной инструкции, т. е. за невыполнение своих рабочих функций, в том числе и таких нарушений, как опоздания. У сотрудника могут возникнуть проблемы, если он будет халатно относиться к работе с документацией.
Ответственность несётся за разглашение конфиденциальной информации, которая относится к разряду «коммерческой тайны». Сотруднику запрещается портить инвентарь, в частности, мебель, предоставленный ему или принадлежащий компании. Секретарь несёт ответственность за бестактное или грубое отношение к сотрудникам. Так как он сообщается со всеми другими сотрудниками практически ежедневно, то секретарь должен быть неконфликтным и дипломатичным.
Суть работы секретаря
Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.
Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.
Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.
Требования к деятельности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:
- Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
- Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
- Проверка корректности оформления внутренней документации.
- Регистрация, учет, хранение документов.
Для чего нужна должностная инструкция
При составлении данного документа, ответственное лицо должно опираться на нормы действующего федерального, регионального и локального уровней. Руководитель предприятия, как лицо ответственное за правильное ведение документооборота, должен проверить это соответствие. Кроме того, кадровый начальник также должен знать о соответствии инструкции действующему законодательству.
Составляет она либо для группы идентичных должностей, либо за конкретной индивидуальной должности. Работник должен быть ознакомлен с документом под роспись. Сделать это нужно при приёме на работу. Если она будет составлена не верно, то у работника и руководителя непременно возникнут разногласия и конфликтные ситуации относительно разделения труда и выполняемых работником функций.
При верном составлении должностных инструкций, руководство должно преследовать конкретные цели и решать следующие задачи:
- правильно разделить рабочие обязанности между сотрудниками похожих должностей. Необходимо чётко скоординировать их действия для достижения максимально полезного результата;
- улучшение психологического климата в коллективе, улучшение обстановки. Необходимо максимально снизить процент вероятности возникновения конфликтов;
- чётко разграничить права и обязанности специалистов одного уровня, дать конкретику по их полномочиям, чётко определить ответственность каждого. При необходимости, можно отдельно сделать акцент на дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены к специалисту в виде ответственности за пренебрежение своими обязанностями;
- осуществить психологическую и должностную разгрузку сотрудников, которые вынуждены совмещать несколько должностей. Мало их просто разгрузить, эту нагрузку необходимо правильно и равномерно распределить;
- наладить систему психологического и финансового стимулирования и мотивации;
- правильно распределить обязанности между управленцами.
Сколько зарабатывает секретарь?
Финансовый вопрос всегда интересует соискателей и просто любопытных. Должностная инструкция секретаря не дает прямого ответа на этот вопрос. Если изучать статистику, назвать точную цифру все равно не удастся, потому что разброс зарплат на этой должности слишком велик.
К примеру, секретарь в школе или другом госучреждении может зарабатывать всего 300 долларов. В то же время, его коллега в международной компании может получать ежемесячные выплаты в несколько раз выше – до 1000 долларов. Однако в последнем случае секретарских курсов, скорее всего, будет недостаточно. Работодатели обычно требуют знание иностранного языка.
Детально познакомившись с профессией, вы можете решить, стоит ли претендовать на эту вакансию или обратить внимание на другие предложения на рынке труда.
Должностная инструкция секретаря референта — в чем отличие?
В некоторых организациях вместо обычного секретаря существует должность секретаря-референта. По сути, четко разграничить эти должности трудно, т. к. референт тоже может заниматься организационно-техническим обеспечением работы руководителя и выполнять иные секретарские обязанности. Соответственно, то, что сказано о должностной инструкции секретаря руководителя, во многом относится и к аналогичному документу для секретаря-референта.
Однако обычно работа референта подразумевает, что он является специалистом более высоко уровня. Проще говоря, если обычный секретарь просто распечатывает письма или распоряжения директора, то референт сам их готовит и лишь затем передает на подпись руководителю.
Должностная инструкция секретаря-референта должна подразумевать, что референт владеет не только делопроизводством, но и достаточно серьезно разбирается в той сфере, в которой работает предприятие. Обычно в обязанности референта дополнительно включают:
- подбор материалов, с которыми должно ознакомиться руководство;
- составление докладов по требуемым темам;
- консультирование руководства по вопросам, в которых референт является специалистом.
Как правило, от референта требуется обязательное наличие высшего образования и знание иностранных языков (как минимум английского). Фактически референт является помощником руководителя (но не заместителем, т. к. распорядительной властью в организации референт обычно не обладает).
Поскольку нормативными актами профессия референта не регулируется, в некоторых организациях так именуют обычных секретарей руководителя или его замов. Это приводит к некоторой путанице, но законом не запрещено. Поэтому при разработке инструкции секретаря-референта в качестве образца вполне можно взять и инструкцию обычного секретаря руководителя.
Должностная инструкция секретаря-референта
Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:
- Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
- Планированием рабочего времени директора.
- Приемом посетителей.
- Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
- Составлением докладов и протоколированием совещаний.
- Приемом документации на подпись.
- Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
- Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
- Приемом и отправкой факсов.
- Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
- Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.
По словам Бюро статистики труда имеющиеся должности для помощника по административным вопросам должны расти, отчасти из-за нынешних работников, покидающих эту конкретную область. Занятость секретарей и административных помощников может увеличиться на 3% в период между 2014 и 2024 годами. Некоторые отрасли промышленности, такие как медицинская отрасль, должны обеспечивать возможности для новой занятости, что увеличивает потребность в административных помощниках. Поскольку технология будет продолжать расти, те, кто умеет использовать компьютер и программное обеспечение, могут найти больше возможностей для трудоустройства. Для участия в более специализированных областях, таких как юридическая или медицинская секретарская работа, может потребоваться дополнительная квалификация. Ряд необходимых ИТ-навыков будет зависеть от конкретной роли, но можно пройти обучение в Microsoft PowerPoint, Excel, Access, статистических пакетах или веб-разработке и дизайне.
В течение двух тысяч лет работа в этой должности была привилегией мужчин. В двадцатом веке все изменилось. Теперь секретариат на 95% состоит из женщин, что объясняется спецификой направления.
- повышенные требования к личным качествам сотрудника — он должен быть доброжелательным и позитивным, но при этом внимательным, ответственным и аккуратным;
- отличные организаторские способности — от качества работы сотрудника во многом зависит функциональность целой компании или отдельных представителей фирмы. По статистике, у женщин лучше получается налаживать бесперебойную работу офиса;
- необходимость работать в режиме многозадачности — мужчины не способны выполнять несколько дел одновременно или удерживать в памяти целую цепочку из заданий или задач;
- умение планировать рабочее время — девушки чаще опаздывают на встречи в повседневной жизни, но на работе они лучше мужчин соблюдают дисциплину;
- наличие обязанностей, выполнение которых мужчинам доставляет дискомфорт — секретари иногда должны поддерживать чистоту на рабочем месте (своем и руководителя), готовить и подавать кофе, выполнять личные поручения работодателя.
Чего требует профессия секретаря-делопроизводителя?
На первый взгляд, эта профессия является достаточно скучной и рутинной. Однако, непосредственные обязанности секретаря делопроизводителя — это занятие не только работой с документами, но и коммуникация с партнёрами, клиентами и сотрудниками. Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:
- структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами; заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
- контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
- отправлять документацию на хранение в архив.
К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:
- иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
- обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
- уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
- вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.
Такие требования касаются делопроизводителя. Обязанности для резюме обычно выставляет работодатель в объявлении для замещения вакантной должности.
Кроме знаний и умений, претендент на должность секретаря-делопроизводителя должен обладать личными качествами, подходящими для данной работы. Идеальным вариантом может быть человек, по характеру и качествам удовлетворяющий следующим требованиям:
- аналитический склад ума, который позволит с максимальной скоростью разбирать большой объем документации и принимать правильные решения;
- способность к концентрации на одной проблеме в течение длительного времени;
- способность к выполнению одновременно нескольких поручений, например, совершать звонки клиентам и обрабатывать документы;
- хорошая память для запоминания большого объёма информации;
- высокое чувство ответственности;
- доброжелательность;
- коммуникабельность;
- грамотная чёткая речь;
- спокойный характер и стрессоустойчивость, на случай если работа требует быстрого темпа и больших объёмов;
- спокойное восприятие критики в свою сторону.
Сотруднику, который отвечает вышеперечисленным требованиям, будет несложно справиться с работой. Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:
- аллергия и/или астма на бумажную пыль;
- сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
- нервные расстройства.
Функции секретаря-делопроизводителя
Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.
Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.
Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.