Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «ЕФС-1: что нужно знать о новой форме отчётности». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сразу оговоримся: расчет РСВ останется ежеквартальным. Единственное, что изменится — это сроки сдачи. Начиная с 2023 года, сдавать РСВ нужно не позднее 25-го числа месяца, следующего за кварталом, полугодием, 9-ю месяцами и годом.
Отчетность по страхвзносам с 2023 года
С 2023 года персонифицированные сведения потребуется подавать по единой форме. В нее также будут включаться сведения о страхвзносах «на травматизм», которые на данный момент подаются по форме 4-ФСС. Это указано в новой редакции п. 3 ст. 8 Закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ.
Важно! В отношении периодов до 2023 года будут действовать прежние правила. Персонифицированную отчетность нужно будет направлять в ПФР, а отчет 4-ФСС — в ФСС. Этот момент касается и уточненных отчетов за 2022 год и более ранние периоды.
На данный момент не разработали ни единую форму, ни правила ее заполнения. Однако к 2023 году чиновники должны их утвердить.
Вполне возможно, в единой форме будет несколько разделов, чтобы указывать разные виды информации. При этом, скорее всего, сроки сдачи для каждого вида будут свои (новая ред. ст. 11 Закона № 27-ФЗ и п. 1 ст. 24 Закона № 125-ФЗ). Соответственно, в разное время работодатели будут передавать в единый фонд различные разделы единой формы:
|
Вид информации |
Сроки подачи |
|
Сведения о трудовой деятельности (по аналогии с СЗВ-ТД) |
|
|
Периоды работы, в т.ч. дающие право на досрочную пенсию или повышение выплаты к пенсии |
|
|
Реквизиты ГПХ договора, на выплаты по которому начисляются страхвзносы |
Не позже рабочего дня, идущего за днем заключения или прекращения ГПХ договора |
|
Реестры застрахованных лиц, за которых уплачены дополнительные страхвзносы |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
|
Информация по страхвзносам «на травматизм» (по аналогии с 4-ФСС) |
Не позже 25-го числа месяца, идущего за отчетным кварталом |
Порядок заполнения отчёта СЗВ-СТАЖ за 2022 год
Отчёт состоит из пяти разделов, заполнять которые необходимо последовательно, в соответствии с постановлением Правления ПФ от 06.12.2018 № 507п.
Алгоритм заполнения формы СЗВ-СТАЖ:
- Заполнить раздел № 1 «Сведения о страхователе»: регистрационный номер ПФР, ИНН, КПП и краткое наименование лица, подающего отчёт.
- Выбрать тип подаваемых сведений.
- Указать отчётный период — 2022 год.
- Основное — данные о страховом стаже застрахованных лиц. Это раздел № 3, таблица, предназначенная для сведений о сотрудниках:
- столбец 1 — номер записи по порядку;
- столбцы 2–4 — фамилия, имя и отчество лица;
- столбец 5 — СНИЛС;
- столбцы 6 и 7 — периоды работы, указываются даты начала и окончания периодов в формате ДД.ММ.ГГГГ;
- столбцы 8–10, 12 и 13 заполняются, если условия труда лица, в отношении которого заполняется соответствующая строка, позволяют ему рассчитывать на досрочную пенсию, в графах указываются коды обстоятельств, дающих это право;
- столбец 11 — дополнительные сведения, например, об отпусках или больничных;
- столбец 14 заполняется, если дата увольнения сотрудника приходится на 31.12 отчётного года, в этом случае в графе ставится «Х».
Дополнительные формы СЗВ-СТАЖ
В вышеназванном постановлении № 507п указаны и дополнительные формы. Их три, каждая из них имеет чётко прописанные правила для подачи.
- СЗВ-КОРР
Документ подразумевает исправления по разным данным, причём речь идёт об уже внесённых ошибках. Чаще всего заполнению формы предшествует письмо из пенсионного, в котором юрлицу или ИП указывают на ошибки в отчётности.
- СЗВ-ИСХ
К заполнению этой формы прибегают в том случае, когда были упущены установленные сроки сдачи основного отчёта. Данные можно довнести вплоть до 2016 года.
- ОДВ-1
В пункте 1.7 порядка заполнения отчёта прописана главная роль этой формы — сопроводительная. Без неё отчёт в пенсионном фонде не примут. Это касается и основного отчёта, и корректирующего.
В какой программе делается отчет СЗВ-СТАЖ
Заполнить отчетность также можно при помощи специальных программ. Мы остановим ваше внимание на двух из них:
Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в 1C версия 8.3:
- В меню «Зарплата» выбираем вкладку «Страховая отчетность».
- Нажимаем иконку «Сформировать» и выбираем форму нужно нам отчета.
- Выбираем дату заполнения и отчетный год.
- Указываем тип представляемых сведений.
- Во вкладке «Сотрудники» вносим необходимые данные.
Как заполнить отчет СЗВ-СТАЖ в ПУ6:
- В программе ПУ6 нажимаем на иконку СЗВ-СТАЖ, заполняем данные о страхователе, отчетный год, тип сведений.
- Далее последовательно вносим нужные данные, следуя наше подробной Инструкции по формированию отчета СЗВ-СТАЖ.
Надеемся, что мы подробно ознакомили вас с отчетностью СЗВ-СТАЖ и теперь вам будет намного проще сформировать ее. Повторимся, что новый вид отчетности имеет годовой формат и представляется по итогам календарного года. Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ — до 01.03 следующего года за отчетным, а данные в нем заносятся в таблицу.
И последнее — кто должен сдавать СЗВ-Стаж: бухгалтерия или кадры? Законодательно этот момент не определен. Все должно быть на усмотрение руководителя и прописано в должностных инструкциях сотрудников. Если вы уже закрепили определенного работника ответственным за сдачу СЗВ-М, то целесообразней и формирование этого отчета вменить ему в обязанности. Ведь данные этих двух отчетов неразрывно связаны, переплетаются и дополняют друг друга. А любые несостыковки в отчетах могут привести к штрафным санкциям.
Обособленные подразделения: как отчитаться
Проверьте выполнение трех обязательных условий:
- есть ли регистрация в ПФР по месту учета ОП;
- кто начисляет и выплачивает заработную плату работникам подразделения;
- имеется ли отдельный расчетный счет у обособленного подразделения.
Правило действует только при выполнении одновременно всех условий. Если выполняется только одно условие из перечисленных, то отчитываться обязана головная организация.
Заполнение СЗВ-СТАЖ по обособленному подразделению имеет несколько нюансов:
- подавать сведения необходимо в территориальное отделение Пенсионного фонда по месту нахождения обособленного подразделения;
- в отчете следует указывать тот регистрационный номер страхователя, который присвоен обособленному подразделению при регистрации в ПФР;
- КПП и ИНН заполняйте по аналогии с регистрационным номером. Указывайте значения, которые были присвоены обособленному подразделению, а не головной организации.
Кто и в какой срок должен сдавать СЗВ-СТАЖ
СЗВ-СТАЖ обязаны сдать все предприятия, вне зависимости от формы их собственности. В ПФР отчитываются Юрлица и ИП, у которых есть кадры по договору, и этим работникам начисляется трудовой стаж. Если организация имеет одного сотрудника — руководителя учредителя, то отчёт также необходимо сдать в пенсионный фонд.
Договоры, которые обязывают работодателей отправлять отчётность СЗВ-СТАЖ:
- трудовые;
- гражданско-правовые;
- на авторские заказы;
- передачу исключительных прав на владение, издание или использование интеллектуальной собственности.
Какой штраф за несвоевременную сдачу в ПФР СЗВ-СТАЖ в 2022 году
Размер санкций за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ составляет:
- за каждого работника, на которого не подали сведений или подали недостоверные данные — 500 рублей. Например, если в исходной форме забыли указать сотрудника, а дополнительную форму на него подали после крайнего срока, то полагается штраф;
- на должностное лицо, обычно это директор, реже бухгалтер, если докажут его вину — от 300 до 500 рублей.
Если количество сотрудников компании 10 и менее, СЗВ-СТАЖ можно подавать в бумажном виде. Если работников 11 и более, то работодатель обязан отчитываться в электронном формате. При несоблюдении этого условия, страхователю назначается штраф — 1000 рублей.
В статье 11 ФЗ №27 от 01.04.1996 г. прописан единый срок сдачи отчёта для всех работодателей — не позднее 1 марта года, следующего за отчётным. Однако, работодатели часто сталкиваются с ситуацией, когда региональные фонды на своих сайтах публикуют информацию о более ранних сроках сдачи отчёта.
Региональные ПФР разрабатывают собственные графики, чтобы избежать проблем большого наплыва отчётов в один день. Как правило, такое случается в последние дни установленного срока сдачи.
Пенсионный фонд имеет право назначить штраф, только за нарушение основного срока, если отчёт сдан позднее 1 марта. При нарушении срока, который региональный фонд установил самостоятельно — штрафовать не будут.
Возможны ситуации, когда компания должна сдать СЗВ-СТАЖ не дожидаясь окончания года:
| Ситуации | Срок сдачи |
|---|---|
| Ликвидация организации | В течение 1 месяца, с даты утверждения промежуточного ликвидационного баланса |
| Реорганизация предприятия | В течение 1 месяца, после подписания акта или решения о реорганизации |
| Выход сотрудника на пенсию | В течение 3 дней с момента получения уведомления о выходе сотрудника на пенсию (п. 2 ст. 11 ФЗ №27 от 01.04.1996 г.) |
Штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ
За разные нарушения по части заполнения СЗВ-СТАЖ полагаются разные наказания. Например:
- невключение в отчет данных о сотруднике — 500 рублей;
- работодатель обязан подать отчет в электронном виде, то есть ИП или организация с количеством работников более 25 человек (включительно), но сдал бумажный — 1 000 рублей. Кроме того, на сумму от 300 до 500 рублей будут наказаны ответственные должностные лица;
- если сведения персонифицированного учета были запрошены сотрудником, а компания отказалась предоставить данные — штраф от 30 до 50 тысяч рублей организации, для ИП — от 1 000 до 5 000 рублей.
- если в адресе организации были допущены ошибки, то на работодателя составляют протокол и дают 5 дней на изучение материалов и устранение ошибок. Штраф в такой ситуации не выставляется.
РАЗЛИЧНЫЕ СИТУАЦИИ при заполнении СЗВ-СТАЖ
ОТПУСК в СЗВ-СТАЖ
Когда работнику предоставляют отпуск, трудовые отношения с ним не прекращаются. Соответственно работодатель обязан показывать отпуск в СЗВ-СТАЖ. Чтобы отразить ежегодный оплачиваемый отпуск в СЗВ-СТАЖ, надо заполнить графы 6, 7 и 11 раздела 3. В графе 6 записывают дату начала отпуска, в графе 7 – день окончания отпуска. В графе 11 проставляют код ежегодного отпуска «ДЛОТПУСК». Это следует из порядка заполнения отчета.
В Правилах заполнения 2.1.7. Элемент Дополнительные сведения Исходя из порядка заполнения сведений, период оплачиваемого отпуска нужно выделять отдельной строкой. Специалисты региональных отделений ПФР по-разному отвечают на вопрос, надо выделять период отпуска или нет. В обязательном порядке нужно указывать код «ДЛОТПУСК» сотрудникам, работающим на вредных условиях труда. Если у сотрудника, работающего в обычных условиях, укажете период отпуска под кодом «ДЛОТПУСК», ошибкой это не будет. Фонд примет сведения.
Пошаговая инструкция заполнения СЗВ-СТАЖ
Документ заполняется с применением компьютера либо обычной черной ручкой.
В последнем случае придерживаются правил:
- применяются только темные чернила;
- при допущении ошибки заполнение формы начинается заново;
- зачеркивание запрещено;
- применение «Штрих» запрещено;
- используют заглавные буквы для написания.
Поэтапное заполнение отчета.
1 раздел:
- в графе регномер в ПФР заносятся данные по страхователю, которые были ему присвоены при обращении в органы ПФР;
- указывается ИНН/КПП. ИНН для компании – 10 цифр, для ИП – 12. Пустые клетки прочеркиваются. КПП вносится только для организаций. Для ИП данных значений нет. Пустые клетки также прочеркиваются;
- в наименовании вносится краткое обозначение компании. Если речь об ИП, то вносится ФИО предпринимателя. Данные должны совпадать с записями в учредительных документах;
- вносится тип сведений.
По типам сведений:
- исходный вариант означает первичную сдачу отчета;
- дополняющий вариант оформляется, если в отчет вносятся дополнительные сведения в результате ранее совершенных ошибок;
- назначение пенсии применяется тогда, когда работник в отчете выходит на пенсию.
2 раздел:
Состоит из одной единственной графы с указанием года для формирования отчета.
3 раздел.
Данный раздел выглядит как таблица, в которую заносятся соответствующие данные по графам:
- ФИО – указываются данные по сотруднику, личная информация;
- графа СНИЛС содержит данные, полученные сотрудником в ПФ РФ;
- начало и конец периода работы: указание конкретных дат. Если сотрудник работал весь год, то такими датами будут: 1.01 и 31.12.
Основные штрафы по СЗВ-СТАЖ
Как и по другим форумам отчетности, к СЗВ-СТАЖ применяется ряд ответственностей за различного рода нарушения, что отражено в таблице ниже.
| Критерий | На кого обращен штраф | Сумма |
| За несдачу | На должное лицо | 500 рублей за каждого сотрудника |
| Сведения поданы с ошибками | На должное лицо | 500 рублей за каждого сотрудника |
| За невыдачу на руки | На организацию | От 30000 до 50000 рублей |
| На должностное лицо | Предупреждение или штраф от 1 до 5 т.р. |
Сформированный СЗВ-КОРР необходимо проверить на предмет ошибок и неточностей. Использовать для этого удобно следующую шпаргалку:
| Вне зависимости от типа |
Отчетный период, в котором представляются сведения, принимает вид: код (номер) месяца всегда 00, год всегда текущий (сейчас — 2020), период, ЗА КОТОРЫЙ подаются корректировки, берется, исходя из первичной отчетности, которую исправляют |
| Отменяющий отчет | Все поля формы, кроме раздела 1 и 2, остаются пустыми |
| Корректирующий отчет |
Заполняются разделы 1–3 и не менее одного из разделов 4–6; в разделе 3 не допускается одновременное заполнение граф 1 и 5 |
| Особый отчет | Данные должны содержаться в разделах 1–3 одном (или более) из разделов 4–6 |
Как заполнить форму СЗВ-СТАЖ за 2020 год для сдачи в 2021-м
Отчет частично заменяет персонифицированные разделы упраздненной формы РСВ-1. Этот документ все работодатели должны заполнять по каждому работнику отдельно, поэтому по своей сути он является персонифицированным.
Срок сдачи СЗВ-СТАЖ за 2020 год — до 01.03.2021. Обязанность по сдаче этого документа предусматривает пункт 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, а бланк и образец заполнения СЗВ-М (СТАЖ) 2020 утверждены в постановлении правления ПФ РФ от 06.12.2018 № 507п.
Заполнить и сдать отчет в Пенсионный фонд в 2021 году по форме СЗВ-СТАЖ придется на всех лиц, с которыми у организации или ИП заключены трудовые договоры или гражданско-правовые договоры, авторские договоры. Примечательно, что ПФР ждет эту отчетность и на тех лиц, которые являются застрахованными и официально признаны безработными. На них данные предоставляет служба занятости.
Коды стажа в ПФР в отчете СЗВ-СТАЖ
В таблице 3 представлены коды, характеризующие основания для расчета страхового стажа в специфических условиях труда:
Эти шифры вписываются в колонку 10, но при условии, что заполнен столбец 9.
Коды «Исчисление страхового стажа: основание»
| Код | Полное наименование |
| СЕЗОН | Работа полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности |
| ПОЛЕ | Работа в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах на полевых работах (геологоразведочных, поисковых, топографо-геодезических, геофизических, гидрографических, гидрологических, лесоустроительных и изыскательных) непосредственно в полевых условиях |
| УИК104 | Работа осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы |
| ВОДОЛАЗ | Водолазы и другие работники, занятые работой под водой |