Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление дел и передача их на архивное хранение». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
Сроки хранения документов
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.
При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).
Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.
Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.
Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:
- первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
- регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
- бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
- аудиторские заключения.
Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:
- учетная политика;
- стандарты экономического субъекта;
- документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.
Долгосрочная сохранность в Диадоке
Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:
- позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
- переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
- есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
- сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
- предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
- обеспечивает бессрочную сохранность документов.
Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.
В соответствии с п. 4.1 Инструкции сроки хранение архивных документов (независимо от места их хранения) исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.
Исходя из п. 4.3 Инструкции сроки временного хранения документов (1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет и 75 лет), установленные Перечнем, должны соблюдаться всеми организациями независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности. После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению.
Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается. Нарушение требований о хранении документов влечет ответственность, предусмотренную законодательством РФ.
Какие требования учесть при хранении электронных кадровых документов:
Обеспечение сохранности электронных документов базируется на таких принципах, как читабельность каждого документа, периодическая их перезапись (перенос на новые носители). Делается это для сохранения возможности их прочтения практически в любых условиях.
Раз за 5 лет необходимо проводить технический контроль физического состояния всех носителей и воспроизведения электронных документов. По его результатам – принимать требуемые меры:
- Если выявлены изменения физического состояния носителя, всю документацию нужно перезаписать на новый носитель.
- При изменении формата, ухудшения воспроизведения документов требуется перезапись документации на новые форматы.
По делам об административных правонарушениях
Исполнение постановлений по делам об административных правонарушениях – заключительная стадия производства по делу об административном правонарушении. Основными задачами исполнительного производства являются:
– обеспечение исполнения вынесенного постановления;
– соблюдение принципа неотвратимости наказания;
– предупреждение административных правонарушений в будущем.
На основании ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении обязательно для исполнения всеми органами государственной власти, органами местного самоуправления, должностями лицами, гражданами и их объединениями, а также юридическими лицами.
В соответствии с ч. 1 ст. 31.3 Кодекса обращение постановления по делу об административном правонарушении возлагается на должностное лицо, вынесшее постановление.
Согласно ч. 2 ст. 31.2 Кодекса постановление по делу об административном правонарушении подлежит исполнению не с момента его вынесения, а только с момента его вступления в законную силу.
Постановление по делу вступает в законную силу, в порядке ст. 31.1 Кодекса, в следующих случаях:
– после истечения срока, установленного для обжалования постановления по делу об административном правонарушении, если указанное постановление не было обжаловано или опротестовано (срок обжалования постановления по делу об административном правонарушении, в соответствии со ст. 30.3 Кодекса, исчисляется 10 сутками со дня вручения или получения копии постановления);
– после истечения срока, установленного для обжалования решения по жалобе, протесту, если указанное решение не было обжаловано или опротестовано, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление;
– немедленно после вынесения, не подлежащего обжалованию решения по жалобе, протесту, за исключением случаев, если решением отменяется вынесенное постановление.
Под обращением постановления к исполнению понимается передача вступившего в законную силу постановления органу, должностному лицу, вынесшему его, для обеспечения реализации назначенного наказания.
Однако Кодекс предусматривает возможность добровольного исполнения постановления о назначении административного наказания.
Исполнение постановления о назначении предупреждения, в соответствии со ст. 32.1 Кодекса, осуществляется непосредственно лицом, вынесшим постановление, путем вручения или направления копии постановления в порядке ст. 29.11 Кодекса.
Добровольное исполнение постановления о назначении административного штрафа ст. 32.2 Кодекса возложено на лицо, привлеченное к административной ответственности, в срок не позднее тридцати дней со дня вступления постановления в силу, либо со дня истечения срока отсрочки или рассрочки. При этом ч. 4 ст. 32.2 Кодекса закреплена обязанность лица, привлеченного к административной ответственности, по направлению, должностному лицу, вынесшему постановление, копии документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа.
При неуплате административного штрафа в срок, предусмотренный ч. 1 ст. 32.2. Кодекса, а также в случае отсутствия у должностного лица, вынесшего постановление, документа, свидетельствующего об уплате административного штрафа, по истечении тридцати дней со срока, указанного в ч. 1 ст. 32.2 Кодекса, должностное лицо, вынесшие постановление, направляет копию постановления, о назначении административного наказания заверенную гербовой печатью с сопроводительным письмом судебному приставу-исполнителю для взыскания суммы административного штрафа в порядке, предусмотренном федеральным законодательством.
На основании Федерального закона от 21 июля 1997 г. № 119-ФЗ «Об исполнительном производстве» (ст. 14) постановление о назначении административного наказания может быть предъявлено к исполнению в течение трех месяцев со дня вынесения. Кроме того, должностное лицо, вынесшие постановление, принимает решение о привлечении лица, не уплатившего административный штраф, к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 20.25 Кодекса.
Приостановление исполнения постановления о назначении административного наказания производится должностным лицом, вынесшим постановление, в порядке ст. 31.6 Кодекса, в случае принесения протеста на вступившее в законную силу постановление по делу об административном правонарушении до рассмотрения протеста, о чем выносится определение, которое при необходимости немедленно направляется в орган, должностному лицу, приводящим это постановление в исполнение.
На основании ст. 31.9 Кодекса постановление о назначении административного наказания не подлежит исполнению, если оно не было приведено в исполнение в течение одного года со дня его вступления в законную силу.
При этом течение срока давности прерывается, если лицо, привлеченное к административной ответственности, уклоняется от исполнения постановления о назначении административного наказания. Исчисление срока давности в этом случае возобновляется со дня обнаружения указанного лица либо его вещей, доходов, на которые в соответствии с постановлением о назначении административного наказания может быть обращено административное наказание.
Также необходимо иметь в виду, что в случае отсрочки или приостановления исполнения постановления о назначении административного наказания течение срока давности приостанавливается до истечения срока отсрочки или срока приостановления, а в случае рассрочки исполнения постановления о назначени�� административного наказания течение срока давности продлевается на срок рассрочки.
Постановление о прекращении исполнения постановления о назначении административного наказания выносится должностным лицом, вынесшим постановление о назначении наказания, в случаях перечисленных в ст. 31.7 Кодекса, а именно:
– издания акта амнистии, если такой акт устраняет применение административного наказания;
– отмены или признания утратившими силу закона или его положения, устанавливающих административную ответственность за содеянное;
– смерти лица, привлеченного к административной ответственности, или объявления его в установленном законом порядке умершим;
– истечения сроков давности исполнения постановления о назначении административного наказания, установленных ст. 31.9 Кодекса;
– отмены постановления.
Перечень обстоятельств является исчерпывающим, и при наличии хотя бы одного из них постановление о назначении административного наказания теряет законную силу, что влечет, соответственно, прекращение его исполнения.
Регистрация и учет дел об административных правонарушениях в области пожарной безопасности осуществляется в журнале учета административных дел государственным инспектором по пожарному надзору, назначенным для этого руководителем органа ГПН. Регистрация – присвоение административному делу порядкового номера (с начала года) и фиксация кратких данных о правонарушении. Указанный журнал учитывается в канцелярии органа ГПН и хранится в течение трех лет на основании приказа МЧС России от 30 декабря 2004 г. № 630 «Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений ГПС, учреждений и организаций системы МЧС России, с указанием сроков хранения».
Учет заключается в отражении количества, характера зарегистрированных дел и результатов их разрешения в журнале, а также установленных формах статистической отчетности.
Сотрудником, осуществляющим регистрацию и учет, ведется также журнал учета представлений об устранении причин и условий, способствовавших совершению административных правонарушений. Сотрудник, осуществляющий регистрацию дел, при обнаружении в представленных на регистрацию материалах нарушения требований Кодекса и настоящих рекомендаций докладывает об этом вышестоящему должностному лицу, которое изучает материалы и дает соответствующее указание.
Документы, предусмотренные Кодексом, оформляются разборчиво от руки или при помощи технических средств, без помарок и исправлений.
При направлении протокола об административном правонарушении и других материалов дела вышестоящему должностному лицу на рассмотрение выносится определение, предусмотренное ст. 29.9 Кодекса.
Приложение. Рекомендации по вопросам хранения оконченных производством дел об административных правонарушениях
к постановлению Волгоградской областной
N 8/3 от 28 февраля 2007 года
Рекомендации
по вопросам хранения оконченных производством дел об административных правонарушениях
В связи с многочисленными запросами органов местного самоуправления Волгоградской области о разъяснении порядка хранения оконченных производством дел об административных правонарушениях Волгоградская областная административная комиссия, с учетом разъяснений Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области (исх. N 101/01-16 от 14.02.2007 г.), рекомендует:
В соответствии со статьей 58 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2002) утвержденного Государственным архивом Российской Федерации срок хранения документов (постановлений, определений, актов, решений, заключений, запросов, переписки) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросов правовых отношений — 5 лет. По истечению указанного срока хранения производится экспертиза ценности документов, наиболее интересные и значимые документы обрабатываются и включаются в опись дел постоянного хранения. Экспертизу ценности документов осуществляет экспертная комиссия, создаваемая при муниципальном образовании. На остальные документы составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и документы уничтожаются. В соответствии с действующими правилами документы временного срока хранения находятся в структурных подразделениях до истечения сроков временного хранения и, как правило, не передаются на хранение в архивы государственного органа или муниципального образования, учреждения, предприятия.
На основании вышеизложенного оконченные производством дела об административных правонарушениях хранить в административных комиссиях муниципальных образований до истечения срока их хранения, в архив муниципального образования передавать только те дела об административных правонарушениях, которые отнесены экспертной комиссией к постоянному сроку хранения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Срок хранения конкретного дела в суде: тонкости
Андрей, Тольятти 31.08.2021Раздел: Иные вопросы
истцу отказали в подаче кассационной жалобы по причине ненадлежащего оформления документов (не заверены документы судом первой инстанции и т.д.), истец подал на восстановление пропущенного срока, хотя срок не был пропущен, может ли суд удовлетворить ходатайство истца? Восстановят ли пропущенный срок для подачи кассационной жалобы?
Валерий, Москва 30.08.2021Раздел: Иные вопросы
Я ответчик по делу. подал ходатайство об отложении заседания в связи с отпуском. меня все уверяли, что судья отложит дело, т.к. причина уважительная, и я не переживал, уехал в отпуск, потом стал ждать назначения новой даты. Но сайте суда информации все не было. В пятницу я поехал в суд и узнал, что в том заседании судья вынесла решение не в мою пользу и срок для подачу апелляционной жалобы истекает в понедельник. Понятно, что за 1 день я не смогу ознакомиться с делом, а адвокат для написания жалобы попросил фото материалов, передать все адвокату и он написать не успеет. Что можно сделать в такой ситуации, если я не успеваю подать апелляционную жалобу?
Александр, Москва 30.08.2021Раздел: Иные вопросы
В отношении меня было возбуждено уголовное дело по ч. 1 ст. 199.1 УК РФ, которое было прекращено судом в связи с истечением срока давности уголовного преследования. В настоящий момент ИФНС подала на меня иск о возмещении имущественного вреда, причиненного преступлением. Могу ли я возражать против такого иска, ссылаясь на преюдициальное значение определения о прекращении уголовного дела?
Наталья, Москва 30.08.2021Раздел: Иные вопросы
В какой суд районный или арбитражный подавать иск к ИП, который прекратил свою деятельность? Он должен нашей компании деньги по договору поставки, договор был заключен, когда он был ИП.
Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.
Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.
Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.
Понятие медицинской документации
Согласно статье 1 Федерального закона от 24.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» термина «медицинская документация» не раскрывает.
В соответствии с приказом Минздрава России от 22.01.2001 № 12 «О введении в действие отраслевого стандарта «термины и определения системы стандартизации в здравоохранении» медицинскими документами являются специальные формы документации, ведущиеся медицинским персоналом, в котором регламентируются действия, связанные с оказанием медицинских услуг.
Выдача медицинской документации пациенту
При хранении медицинской документации следует учитывать, что в соответствии с положениями части 4 статьи 22 и статьи 13 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ:
- выдача медицинской документации пациенту, которая является учетной, производится по его или законного представителя письменному заявлению, при наличии сведений в них, касающегося его здоровья, предоставляется ему в копиях либо для личного ознакомления, вынос медицинской документации за пределы медицинской организации не допускается;
- в целях соблюдения права пациента на врачебную тайну, медицинская документация выдается иным лицам в предусмотренных законом случаях либо с письменного согласия пациента.
Экспертная комиссия по работе с архивной медицинской документации
Ведомственный акт здравоохранения, устанавливающий правила хранения и уничтожения архивных медицинских документов, до настоящего времени не разработан. В данном случае следует руководствоваться некоторыми положениями Основных правил работы архивов организации от 06.02.2002 и Перечня типовых документов, образующихся деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главархивом СССР 15.08.1988.
В целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав медицинского архива проводится экспертиза ценности документов. Данным вопросом занимается создаваемая в медицинской организации постоянно действующая экспертно – проверочная комиссия (ЭПК). Экспертиза ценности медицинских документов в медицинской организации проводится при составлении номенклатуры дел (это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме), в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, а также в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного хранения, описи временного (свыше 10 лет) хранения, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
ЭПК занимается уничтожением тех форм медицинских документов, которые содержат значок ЭПК в нормативных документах, регулирующих сроки хранения. Такие нормативные документы были представлены в настоящей статье.
Порядок работы архивов организации
Согласно п. 2 ст. 14 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности, является правом организаций и граждан. Если архив создается, его работа организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила работы архивов). В введении к данному документу указано, что государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
Согласно п. 1.2.1 данного документа архив организации, в котором хранятся документы этой организации и ее предшественников, включен в перечень возможных видов архивов. Также в Правилах работы архивов подробно расписан порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов (разд. 2).