Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Справка 2 НДФЛ 2022 для сотрудников: новый бланк (форма) скачать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заполненная форма 2-НДФЛ является официальным документом, подтверждающим полученный доход физическим лицом. В ряде случаев, когда гражданин претендует на получение крупного банковского займа, 2-НДФЛ могут потребовать в доказательство не только платежеспособности, но и стабильного места работы.
Как внести данные в справку о доходах
Разберем детально в таблице, как с 2021 года заполняют поля справки о доходах.
|
ЗАПОЛНЕНИЕ ПОЛЕЙ СПРАВКИ О ДОХОДАХ И СУММАХ НАЛОГА ФИЗЛИЦ В 2021 ГОДУ |
|
| Номер справки | Для каждого физлица/каждой справки присваивают уникальный порядковый номер в течение налогового периода.
То есть, это не значит, что если справка Иванова была под номером «1» в 2021 году, то такой же номер должен быть и у справки Иванова в 2022 году. Но в одном календарном году все номера должны быть уникальными. То есть – не повторяющимися |
| Номер корректировки сведений | При корректировке сведений ставят номер корректировки «01», «02» и т. д. При аннулировании справки ставят номер «99». При этом порядковый номер справки, которую корректируют или аннулируют должен соответствовать первичной |
| Раздел 1. Данные о физическом лице | Сюда вносят данные о физлице – получателе дохода: ИНН, Ф.И.О., дата рождения, гражданство, удостоверяющий личность документ.
Статус плательщика: 1 – налоговый резидент РФ 2 – налоговый нерезидент РФ 3 – высококвалифицированный специалист, не являющийся налоговым резидентом РФ 4 – участник госпрограммы по содействию добровольному переселению в РФ, не является налоговым резидентом 5 – иностранный гражданин – беженец или получил временное убежище в РФ, не является налоговым резидентом 6 – иностранный гражданин, осуществляющий трудовую деятельность в РФ по найму на основании патента |
| Раздел 2. Общие суммы дохода и налога за налоговый период | Сначала указывают ставку налога. Если налоговым агентом было выплачено несколько видов доходов, облагаемых по разным ставкам, справку заполняют на каждую ставку.
Общая сумма дохода – это сумма дохода по указанной ставке. Включает в себя сумму НДФЛ Налоговая база – сумма облагаемого дохода, то есть с учетом вычетов Сумма налога исчисленная – налоговая база × соответствующая ставка налога Сумма налога удержанная – та сумма, которую налоговый агент удержал при выплате дохода Сумма фиксированных авансовых платежей – в отношении иностранных работников на патенте. Принимают в уменьшение исчисленного налога Сумма налога перечисленная – сумма, которую налоговый агент перечислил в бюджет Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом – сумма налога, которую налоговый агент не вернул налогоплательщику, а также суммы, образовавшиеся в связи с изменением налогового статуса налогоплательщика в налоговом периоде |
| Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты | Налоговый агент по заявлению налогоплательщика может предоставить ему налоговые вычеты по НДФЛ. Для стандартного вычета достаточно заявления, а для получения имущественного и социального вычета у работодателя нужно получить подтверждение из налоговой о том, что налогоплательщик имеет право на вычет.
Здесь указывают код вычета (полный перечень кодов указан в Приложении № 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387) и сумму вычета. Далее проставляют код уведомления: 1 – подтверждает право на имущественный вычет 2 – подтверждает право на социальный вычет 3 – подтверждает право на уменьшение налога на фиксированные авансы (для иностранцев на патенте) Также указываю дату, номер уведомления и код налогового органа, его выдавшего |
| Раздел 4. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога | Сумму неудержанного налога и сумму дохода, с которого налог не удержан, указывают лишь в том случае, если у налогового агента не было возможности удержать налог (например, при выплате дохода в натуральном виде). Если доход будет выплачен позже (например, при задержке зарплаты) или налог будет удержан позже, то отражать эти суммы здесь не надо |
Правила заполнения 2-НДФЛ
При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.
- Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
- Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
- Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.
Форма справки2-НДФЛ, выдаваемая нанимателем работнику
Новый бланк справки о доходах 2-НДФЛ, которую выдает наниматель работнику, представлен Приложением 1 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2022. В обновленной версии он именуется несколько по-иному: «Справка о доходах и суммах налога для физлиц». По части внесенных изменений следует отметить следующее:
- Изменена структура бланка: его новая версия состоит из 3 разделов, а не из 5, как ранее.
- Введены дополнительные реквизиты (отдельные коды) для уведомления по имущественному, социальному вычету, а также для понижения суммы налога на фиксированные авансы.
Таким образом, изменения коснулись только названия справки, ее структуры (количества разделов) и реквизитов по вычетам. Актуальный на 2022 г. обновленный бланк 2-НДФЛ включает:
- сведения о работнике (ФИО, статус, гражданство, место рождения, реквизиты удостоверяющего документа);
- обобщенные суммы дохода физлица и удержанного налога по требуемому периоду;
- соответствующую информацию о предоставленных вычетах.
Помимо названых данных налоговый агент, заполняя бланк, указывает стандартные реквизиты документа (№, признак, отчетный год, код ИФНС и др.), датирует его и заверяет своей подписью с расшифровкой.
Приложение 1 содержит бланки 2-НДФЛ в формате TIF и PDF. Далее представлен аналогичный бланк формата Excel.
Порядок заполнения бланка детализирован в Приложении 2 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@.
Разновидности документа
Работники, как правило, за всю свою жизнь сталкиваются только со справкой о доходах по форме 2-НДФЛ. На самом же деле вариантов отчета в ФНС куда больше. Причем каждая форма справки имеет свое назначение и особенности. Возможны следующие варианты:
- 2-НДФЛ. Наиболее известная и часто запрашиваемая форма справки. В случае подачи ее в ФНС используется единая форма. Такая справка заполняется на каждого сотрудника отдельно.
- 3-НДФЛ. Эта форма появилась недавно – в 2017 году. Причем заполняется она физическими лицами самостоятельно и подается в отдельных случаях. К таковым относятся следующие: человек выиграл в лотерею, получил в дар недвижимость или иное имущество, включая акции (не нужно отчитываться только за подарки, которые были сделаны близкими родственниками), получение дохода из другой страны или иного лица, который не выполняет перед получателем функции налогового агента.
- 4-НДФЛ. Это, пожалуй, самая редкая форма справки. В ней отображаются сведения о предположительном доходе. Передается она адвокатами, лицами, ведущими частую практику, а также предпринимателями, которые работают на ОСНО.
- 6-НДФЛ. Это форма документа появилась только в 2016 году. Она формируется работодателем. В документе отображаются сведения о налоговых удержаниях со всех сотрудников предприятия. Подается такой документ в ФНС раз в квартал и является заменой остальных форм этого документа.
То, как именно передавать справку, зависит больше от желания сотрудника. Обычно граждане приносят ее лично, реже – отправляют по почте или передают через доверенное лицо. Если же подать справку должен работодатель, он делает это лично на бумажном носителе или в электронном варианте (этот способ может быть обязательным – зависит от списочной численности работников).
|
Форма справки |
Кто сдает? |
Когда нужно предоставить? |
|
2-НДФЛ |
Работодатель |
Ежегодно до 1 апреля следующего года, идущего за отчетным (по доходу, с которого не удалось удержать налог – до 1 марта) |
|
3-НДФЛ |
Само физическое лицо |
До 30 апреля |
|
4-НДФЛ |
Сам человек |
Не позднее 5 числа следующего месяца, идущего за месяцем, когда: был получен первый доход, увеличилась или уменьшилась прибыль на 50%, в случае утраты права на использование специального режима |
|
6-НДФЛ |
Работодатель |
Каждый квартал |
Ответственность налогового агента
Непредставление в установленный срок налоговым агентом сведений о доходах физических лиц влечет штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).
Кроме того, с 01.01.2016 вводится новый вид штрафа за представление налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения, в размере 500 руб. за каждый такой документ (ст. 126.1 НК РФ).
* * *
Как видим, новая форма справки 2-НДФЛ приведена в соответствие с действующим законодательством о налогах и сборах. В ней учтены изменения по НДФЛ, вступившие в силу в 2015 году, а также ряд поправок, которые начали действовать с 2016 года. Надеемся, что наш материал поможет быстро и без ошибок сформировать сведения о доходах физических лиц и вовремя подать их в налоговую инспекцию.
[1] Приказ ФНС РФ от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ «Об утверждении формы сведений о доходах физического лица, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме».
[2] До 01.01.2016 сведения о невозможности удержания НДФЛ с доходов физического лица подавались не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода.
[3] Утверждена Приказом ФНС РФ от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@.
Как правильно заполнять новую справку
В двух словах описать весь процесс составления такого важного отчетного документа, как справка 2-НДФЛ, непросто. Но все же уделим несколько слов порядку и особенностям заполнения. Основная структура справки – это заголовок и пять разделов. Учитывая новшества, заполнять 2-НДФЛ теперь нужно по каждой ставке отдельно. Указывать нужно все пункты, даже если они не помещаются на одной странице. Сведения о налоговом агенте и его подпись необходимо проставлять на каждой странице документа.
В заголовке новой формы должен присутствовать номер справки и дата составления. Поле «Признак» отмечается цифрой «1» для обычной справки, «3» – для правопреемников, «2» – при отсутствии возможности удержания налог. Это поле бухгалтер имеет право оставлять нетронутым, если справка будет выдана физлицу по его запросу.
Срок действия документа
В соответствии со статьей 23 НК РФ, форма 2-НДФЛ не имеет никаких ограничений по срокам действия. Однако это не запрещает государственным учреждениям и кредитно-финансовым организациям самостоятельно устанавливать период действия справки. Также ограничения могут быть установлены работодателем в рамках внутреннего документооборота.
Чтобы получить кредит, банки требуют предъявлять справки, выданные не позже 10-30 дней назад. Организации ставят такие условия, чтобы видеть реальное финансовое положение клиента и не сомневаться в его платежеспособности на момент подписания кредитного договора.
В справке 2-НДФЛ указываются данные за шесть месяцев, предшествующих оформлению документа. При этом банк или любая другая организация, которой физлицо предоставляет документ, в случае некорректного оформления документа может отказаться принимать его, сомневаясь в подлинности или достоверности содержащихся данных.
Сроки сдачи 2-НДФЛ в 2020 году
Срок сдачи справки 2-НДФ напрямую зависит от того, какой признак указан в справке.
| Обозначение признака | Что обозначает | Крайний срок сдачи справки в 2020 году |
| Признак 1 | указывается в том случае, если сотрудникам организации или ИП был выплачен доход и с него был удержан налог НДФЛ | 01.04.2020 |
| Признак 2 | указывается в том случае, если сотрудникам организации или ИП был выплачен доход, но с него не был удержан налог НДФЛ.
Также этот признак указывают налоговые агенты, которые не смогли полностью удержать налог НДФЛ с дохода физических лиц |
01.03.2020 |
| Признак 3 | указывается правопреемником, если он отчитывается за реорганизованную организацию. Этот признак ставится в том случае, если с дохода был удержан НДФЛ | 01.04.2020 |
| Признак 4 | также указывается правопреемником, если он отчитывается за реорганизованную организацию. Этот признак ставится в том случае, если с дохода не был удержан НДФЛ | 01.03.2020 |
Кто сдает 2-НДФЛ «Справку о доходах и суммах налога физического лица» в налоговую
Эта форма нужна для предоставления сведений о доходах работников и удержанных с них сумм НДФЛ в ИФНС. Дополнительно работодатель должен выдать справку по запросу работника. Справка 2-НДФЛ составляется на каждое физлицо, которое получало зарплату, доходы или иные выплаты от организации или предпринимателя. Ее сдают организации, которые выплачивают доходы физическим лицам. Работодатель в данном случае является налоговым агентом — удерживает и перечисляет НДФЛ в налоговую.
Из этого правила есть три исключения:
- Вы выплачивали физлицу только доходы, которые не облагаются НДФЛ. Например, вручили подарок стоимостью до 4 000 рублей и больше ничего не платили;
- Вы выплачивали доходы физлицам, не являясь при этом налоговым агентом. Например, покупали у граждан машину или гараж или оплачивали работы ИП, самозанятого, частнопрактикующего нотариуса и пр.
Нулевую справку к 6-НДФЛ подавать не нужно. Например, их не представляют организации, которые не вели деятельность и не выплачивали работникам вознаграждение или выплачивали только необлагаемые НДФЛ суммы. Это связано с тем, что справку сдают только налоговые агенты, а вышеперечисленные категории к ним не относятся.
Заполнить и предоставить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию следует не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Поскольку это последняя дата, когда налоговые агенты передают сведения о доходах физического лица, исчисленном, удержанном и перечисленном налогах в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). В этом случае в поле «Признак» указывают цифру 1. В 2021 году 1 марта приходится на понедельник, потому никаких переносов не предусмотрено.
Если налоговый агент не смог удержать налог при выплате дохода и в течение всего налогового периода, то он обязан предоставить в налоговую отчет, указав в поле «Признак» цифру 2. Сделать это необходимо до 1 марта следующего года (п. 5 ст. 226 НК РФ). Обратите внимание, что порядок предоставления в налоговые органы таких сведений представлен в приложении № 4 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/.
За несвоевременную сдачу отчета предусмотрена ответственность в размере 200 руб. за каждую справку (п. 1 ст. 126 НК РФ), то есть за форму, составленную на отдельного сотрудника. Одновременно введена ответственность за предоставление справок с недостоверными сведениями. За каждый некорректный отчет придется заплатить штраф в размере 500 руб. (ст. 126.1 НК РФ) и избежать его удастся только в том случае, если налоговый агент выявит и исправит ошибку до обнаружения ее налоговым органом.
Как выглядит справка 2-НДФЛ
Справка 2-НДФЛ имеет машиноориентированную форму и предназначена для работодателей, которые отчитываются на бумаге. Новая форма должна ускорить процесс обработки данных, так как позволит автоматизировать сканирование, распознавание и оцифровку полученных справок.
Справка о доходах и суммах налога физического лица в 2021 году состоит из двух частей:
- «Справка о доходах и суммах налога физического лица» включает сведения о налоговом агенте и четыре раздела:
- Раздел 1. «Данные о физическом лице — получателе дохода». Заполните Ф.И.О., ИНН, статус налогоплательщика, код страны, паспортные данные.
- Раздел 2. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода». Введите ставку налога, общую сумму облагаемого по ней дохода, выделите налоговую базу, укажите исчисленную и удержанную сумму налога.
- Раздел 3. «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты». Укажите код вычета и сумму, дополнительно впишите данные об уведомлении.
- Раздел 4. «Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога». Укажите сумму дохода, с которого не удержали налог, и саму неудержанную сумму.
2. Приложение к справке «Сведения о доходах и соответствующих вычетах по месяцам налогового периода». Укажите номер справки, отчетный год 2021, ставку налога и заполните данные по месяцам.
Правила заполнения 2-НДФЛ
При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.
- Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
- Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
- Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.
Законодательная основа
Новая форма 2-НДФЛ в 2019 году утверждена Приказом ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Данный нормативный документ вводит в обращение два вида справки 2-НДФЛ: для предоставления в ФНС (контролирующий орган) и для выдачи сотрудникам по требованию в соответствии с п. 3 ст. 230 НК РФ.
Изменилось название справки (теперь оно стало более полным, его привели в полное соответствие со ст. 230 НК РФ), ее приложения и структура. В названии для ФНС используется код «2-НДФЛ».
Приказом утверждены приложения:
- справка 2-НДФЛ, новая форма с 2019 года для предоставления в ФНС РФ (приложение 1),
- подробный порядок ее заполнения (приложение 2),
- электронный формат бланка (приложение 3),
- порядок предоставления в контролирующие органы справки или сообщения о невозможности удержания налога (приложение 4),
- 2-НДФЛ для сотрудников с 2019 года (приложение 5).
Ошибки, возникающие при составлении 2-НДФЛ
Исправления при заполнении справки вносить нельзя. Если возникла существенная ошибка, связанная с расчетом налога, справку придется оформить заново.
Рассмотрим некоторые ошибки, возникающие при оформлении справки:
- В поле «Налоговый агент» не указана расшифровка подписи сотрудника бухгалтерии, имеющего полномочия подписывать данную справку. При этом подпись не должна закрываться печатью.
О том, кто вправе визировать данный расчет, читайте материал «Кто имеет право подписывать справку 2-НДФЛ?»
- Неверный формат даты справки. Она должна быть заполнена в формате ДД.ММ. ГГГГ.
- Печать проставлена не в том месте. Место ее проставления определено о в левом нижнем углу.
- Суммы отражены без копеек. Все суммовые показатели данной справки положено указывать с копейками, кроме самого налога. Причем сумма налога, которая превышает 50 копеек, округляется до целого рубля.
Различия между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ и 6-НДФЛ
Несмотря на схожесть названий, разница между типами отчетности с аббревиатурой НДФЛ очень большая.
| Признак | 2-НДФЛ | 3-НДФЛ | 6-НДФл |
| Кто подает | Работодатель по каждому получателю Сотрудник или любое физическое лицо по требованию | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет | ИП, получатели доходов, по которым не были произведены удержания, кандидаты на налоговый вычет |
| Период подачи | Работодатель: Ежегодно Физическое лицо: По необходимости | Годовая | Квартальная |
| Тип документа | Справка | Декларация | Расчет обязательств |
Контрольные соотношения основываются на сопоставлении кодов начислений и вычетов по данным 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. При подаче декларации 3-НДФЛ налоговики сверят заявленные суммы подоходного с данными, переданными работодателями.