Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря-референта». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку большая часть обязанностей референта так или иначе связана с общением, очень важно чтобы у него была отлично развита коммуникабельность. Хороший специалист должен быть приятным собеседником и уметь легко находить общий язык как с коллегами или потенциальными и состоявшимися партнерами, так и самыми разными посетителями.
Какими личностными качествами должен обладать референт
От профессионализма референта во многом зависит работа руководителя, поэтому помощник начальника должен быть пунктуальным, дисциплинированным и порядочным человеком. Большим плюсом будет сообразительность и способность к нестандартному мышлению – хороший референт всегда найдет выход из непредвиденной ситуации и сможет найти наиболее оптимальное решение в экстремальных условиях.
Одним из главных требований к референту является наличие высокого уровня ответственности. Ведь от того, насколько качественно выполняет свои обязанности помощник начальника, зависит эффективность работы и репутация не только руководителя, но и всей компании в целом. Отметим, что работать под гнетом такой ответственности порой очень непросто.
Нельзя не упомянуть о самоотверженности референта, который в рабочее время – а иногда и внерабочее – должен отодвигать на задний план все личные интересы и полностью посвящать себя рабочим вопросам. Например, если референт хочет кушать, а в это время идут переговоры, то обед ему придется перенести на время, когда руководитель не будет нуждаться в его помощи.
Кроме того, невозможно себе представить правую руку руководителя без таких личностных качеств, как:
- опрятность;
- высокий уровень культуры в поведении и речи (как устной, так и письменной);
- стрессоустойчивость;
- организаторские способности;
- аккуратность;
- хорошая память;
- самообладание;
- исполнительность.
Некоторые «специальные» вопросы профессии
Здесь стоит немного уточнить то, что обычно «скрыто за кадром». Так как референт – это именно тот человек, который чаще всего общается с начальником, то он обязан иметь некоторые дипломатические способности. Почему? Все просто: руководителю (особенно большого коллектива) некогда разбираться со всеми нюансами взаимоотношений. Обычно он – человек дела. Когда у кого день рождения, кто собирается рожать, у кого есть дети – это его интересует только в связи с рабочими моментами. Все эти «мелочи» ложатся на плечи секретаря-референта. Он обязан подсказать начальнику, когда праздник, уведомить о создавшейся в коллективе напряженности (если она стоит его внимания). Вот и получается, что прежде сам секретарь-референт должен во всем разобраться, отсеять лишнее, а потом уже руководителя «загружать». Работа эта не из простых! Но это было из области неформальных обязанностей.
Какие качества должны преобладать у референта
У этой профессии свои требования. Взрывные, эмоциональные, несдержанные люди в этой профессии не приживутся. Исходя из того, что зачастую приходится работать в стрессовых, форс-мажорных обстоятельствах, у референта должна быть крепкая нервная система и устойчивая психика. И как бы ни чувствовал себя референт, на лице его при общении с посетителями всегда должна быть улыбка — радушная и доброжелательная.
Хотя на обучение этой специальности не нужно несколько лет посещать институт, референт обязан быть всесторонне образованным человеком, разбираться в направлении деятельности компании, куда принят на работу, владеть основами психологии и отличаться высоким уровнем культуры — его речь, одежда и манеры не должны вызывать ни малейших нареканий.
От референта ожидается, что он будет:
- внимательным;
- аккуратным;
- исполнительным;
- дисциплинированным;
- пунктуальным;
- ответственным;
- надежным.
Более того, желательно, чтобы референт отличался находчивостью и смекалкой, в противном случае велики шансы подставить руководителя, если, предположим, встреча с каким-либо человеком для него на данный момент нежелательна.
Необходима также отличная память. Благодаря ей референт сможет удерживать и сохранять много данных, а это эффективно отразится на работе.
Кроме того, этот специалист должен владеть английским языком. Отлично справляющийся со своими обязанностями референт может рассчитывать на подъем по карьерной лестнице.
Плюсы и минусы профессии
А теперь перейдём к одному из самых важных моментов, а именно к разбору плюсов и минусов работы референта.
Преимущества:
- Эта работа повышает деловые и коммуникационные навыки специалиста. Так часто из обычных секретарей получаются отличные переговорщики и руководители отделов;
- Общение с успешным человеком даёт возможность приобрести полезные навыки и привычки;
- Работа референта — это порядок во всём, что является отличным качеством для построения перспективной карьеры;
- Возможность карьерного роста;
- Профессия востребована, квалифицированные специалисты всегда могут найти себе работу.
Недостатки:
- Часто приходится задерживаться на работе, выполняя дополнительные поручения руководителя;
- Высокий уровень эмоциональной нагрузки;
- Высокий уровень ответственности;
- Иногда приходится терпеть нервные встряски руководителя;
- Невысокий уровень платы труда при повышенных нагрузках;
- Большой объём работы.
Обязанности секретаря референта
Каждому работнику накануне трудоустройства необходимо тщательно изучить свои обязанности. К обязанностям референта относятся следующие:
- планирование рабочего времени руководителя;
- решение вопросов, связанных с приемом посетителей;
- ведение делопроизводства (сортировка документов по важности и срочности исполнения, подготовка и оформление приказов и документов разных жанров, хранение, систематизация документации, подготовка ее к сдаче в архив и т.д.);
- прием телефонных звонков, факсов и работа с корреспонденцией (ведение переговоров и деловой переписки, подготовка писем и их рассылка и др.);
- подготовка к проведению деловых переговоров с партнерами (начиная от выбора места встречи и вплоть до предварительного обсуждения возникших вопросов);
- подготовка отчетов и необходимых информационных материалов к предстоящим рабочим совещаниям, оповещение и сбор участников;
- организация командировок (помимо сопровождения руководителя, бронирование билетов, гостиниц и т.п.);
- обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров и других необходимых вещей, решение хозяйственных вопросов).
Обязанности секретаря-референта
Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?
- Ведение делопроизводства: на плечи женщин ложится нелегкая задача скрупулезно проверять все бумаги и содержать их в порядке. Помощь может понадобиться всем сотрудникам компании, и, как правило, в больших фирмах на должность секретаря-референта набирают несколько человек.
- Организация совещаний, поездок, встреч: секретарь всегда должен быть в курсе всех новостей и держать руку на пульсе. Он не только обычно согласовывает рабочий график руководства, но и занимается подготовкой командировок и деловых встреч.
- Прием телефонных звонков: в систему непосредственных обязанностей сотрудника входит общение с клиентами, партнерами и другими людьми.
- Прием посетителей: представительный внешний вид очень важен для данной профессии, поскольку зачастую первый человек, которого видят в компании, это секретарь.
- Заказ канцтоваров и другое жизнеобеспечение офиса.
- Выполнение просьб руководства. В некоторых компаниях именно эта статья занимает большую часть рабочего времени. Поэтому, устраиваясь на работу, нужно сразу четко обговорить с будущим начальником рамки ваших обязанностей.
Требования к этой вакансии
- Хорошее знание компьютера и высокая скорость печати. Современные системы заменили прежние печатные машинки, но основные положения должностной инструкции секретаря-референта остались прежними: умение обращаться с офисной техникой и быстрота записи.
- Представительный внешний вид: законом РФ запрещена любая дискриминация по расовому, половому или возрастному принципу при наборе сотрудников. Но аккуратный и опрятный внешний вид, вежливая речь и умение поддержать разговор будут вашими несомненными преимуществами.
- Пунктуальность и организованность: эти качества не помешают и другим специалистам, но для секретаря являются особенно важными.
- Среднее специальное образование или высшее.
- Для некоторых вакансий может потребоваться и знание английского языка. Особенно внимательно к этому относятся в крупных фирмах.
Профессия тесно пересекается с секретарем. Референт — это должностное лицо в организации, и он является непосредственным помощником своего руководителя.
Обязанности референта — подбор материалов документального характера для ознакомления и изучения руководством компании, составление докладов, консультации по различным вопросам. Но чаще можно встретить комбинированную должность — секретарь-референт, в которой функции референта выполняет секретарь.
Референт — это, прежде всего, человек, помогающий и облегчающий работу руководителя. Во все времена в цивилизованном обществе, начальники любых рангов опирались на своих верных и исполнительных помощников, которые, обладая определённой властью, выполняли различные поручения, записывали указы, мудрые мысли и размышления руководителя.
Функции современных секретарей-референтов — делопроизводство, работа с базами данных, организация и координация связи между отделами, непосредственная помощь руководителю, обеспечение его комфортной работы.
Что нужно уметь обязательно
В любой организации существует инструкция секретаря-референта. Она содержит перечень (иногда подробный, порой не очень) должностных обязанностей. В их число входят умения и навыки. Человек, которому повезло получить такую работу, должен уметь общаться с клиентами, вести переговоры (личные и телефонные), подбирать и систематизировать материалы, готовить тезисы выступлений и другое. То есть понятно, что навыков у этого человека должно быть достаточно много. Конкретика зависит от направления деятельности фирмы. Так, например, правовой референт обязан разбираться в юридических тонкостях. Бывает, что эта должность сопряжена с умением решать организационные вопросы. Другими словами, референт – это «правая рука» руководителя. Он всегда на подхвате, должен знать все, что нужно начальнику для его деятельности.
Деятельность референта состоит в том, чтобы обеспечить бесперебойную работу деятельности шефа. Можно выделить следующий спектр обязанностей, чтобы понять, чем занимается референт, а именно:
- составление и обработка входящих писем;
- грамотное планирование рабочего дня руководителя;
- ведение тщательный учет намеченных встреч;
- организация приема посетителей, а также телефонные разговоры шефа;
- внимательная сортировка корреспонденции;
- подбор информации и документов для главнокомандующего;
- грамотное составление докладов;
- подготовка переговоров с партнерами компании;
- активное участие в ведении заседаний и переговоров;
- формирование дел и контроль их сохранности и сдачи в архив;
- работа с базой данных;
- прием и рассылка факсов;
- ответственное отношение к хозяйственным вопросам, а также бронированию номеров в гостинице;
- контроль исправного функционирования техники.
Что должен знать и уметь специалист
Справляться с обязанностями референта руководителя будет сложно, если вы не соответствуете перечисленным ниже требованиям или не обладаете указанными навыками и знаниями:
– владение иностранным языком (а лучше – несколькими, на продвинутом уровне);
– знание делопроизводства и архивного дела, включая особенности электронного документооборота;
– знание действующего законодательства;
– грамотность, владение письменной и устной речью;
– владение компьютером и оргтехникой;
– организаторские способности;
– коммуникабельность;
– умение быстро и качественно обрабатывать информацию, вести переписку, планировать рабочее время.
Основные особенности в профессии референт
Непрерывную деятельность босса обеспечивает именно референт. Он обязан сделать так, чтобы начальник не отвлекался на мелочи, а мог заняться главным. То есть на первом месте стоит комфорт. Иногда работа референта совмещается с секретарскими обязанностями.
Задачами референта являются:
- разбор поступивших письменных уведомлений и последующее введение руководителя в курс дела;
- ответы на телефонные звонки, их учет и проведение подготовки к телефонным переговорам начальника;
- составление плана рабочего дня, при этом учитывая намеченные встречи;
- участие в подготовительных переговорах, в том числе, с партнерами компании;
- работа с факсами и документами, поступающими для подписания;
- надзор за оргтехникой и решение хозяйственных вопросов.
Однако перечисленными задачами труд референта не ограничивается. Ни одно совещание не проходит без его вмешательства. Он собирает материалы, своевременно оповещает участников о времени и повестке дня, а также регистрирует их. Он также формирует дела с учетом утвержденных правил, обеспечивает их сохранность и сдает в архив.
Какие качества должны преобладать у референта
У этой профессии свои требования. Взрывные, эмоциональные, несдержанные люди в этой профессии не приживутся. Исходя из того, что зачастую приходится работать в стрессовых, форс-мажорных обстоятельствах, у референта должна быть крепкая нервная система и устойчивая психика. И как бы ни чувствовал себя референт, на лице его при общении с посетителями всегда должна быть улыбка — радушная и доброжелательная.
Хотя на обучение этой специальности не нужно несколько лет посещать институт, референт обязан быть всесторонне образованным человеком, разбираться в направлении деятельности компании, куда принят на работу, владеть основами психологии и отличаться высоким уровнем культуры — его речь, одежда и манеры не должны вызывать ни малейших нареканий.
От референта ожидается, что он будет:
- внимательным;
- аккуратным;
- исполнительным;
- дисциплинированным;
- пунктуальным;
- ответственным;
- надежным.
Более того, желательно, чтобы референт отличался находчивостью и смекалкой, в противном случае велики шансы подставить руководителя, если, предположим, встреча с каким-либо человеком для него на данный момент нежелательна.
Необходима также отличная память. Благодаря ей референт сможет удерживать и сохранять много данных, а это эффективно отразится на работе.
Кроме того, этот специалист должен владеть английским языком. Отлично справляющийся со своими обязанностями референт может рассчитывать на подъем по карьерной лестнице.
Сегодня секретарь компании – не просто ее лицо, которое должно быть привлекательным, располагающим, вызывающим симпатию. Уважающий себя руководитель хочет видеть рядом квалифицированного специалиста, способного стать реальным помощником во всех делах, что называется, правой рукой.
Секретарь — это помощник и правая рука руководителя. В то время, как руководитель занимается решением глобальных производственных вопросов, секретарь обеспечивает административную и управленческую деятельность.
Он занимается составлением и оформлением документов, приказов, договоров и других деловых бумаг, организационными вопросами, обеспечивает рабочую обстановку своему начальнику.
История профессии восходит со времён писарей и летописцев. Писари писали под диктовку царские указы и распоряжения, летописцы ввели повествования славных ратных и мирских дел. Современные секретари, конечно, не решают таких задач.
Их функции сегодня — ведение делопроизводства, работа с посетителями, приём телефонных звонков, планирование рабочего времени руководителя, создание для него комфортной обстановки, организация совещаний, приёмов и другие функции, необходимые для жизнедеятельности офиса.
Профессия секретарь имеет несколько специализаций, в зависимости от основных профессиональных занятий: секретарь-референт, делопроизводитель, офис-секретарь, секретарь — переводчик.
Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины.
Международный день секретаряМеждународный день секретаря (Secretary’s Day) или в более официальном варианте День профессиональных административных работников (Administrative Professionals Day) начали отмечать в США в 1952 года благодаря усилиям нью-йоркского публициста Гарри Клемфусса (Harry F. Klemfuss). В России День секретаря отмечается в третью пятницу сентября.
Функции и обязанности
Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.
Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.
Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.
Профессия «секретарь» своими корнями восходит ко временам Древнего Рима. «Секретарями» являлись доверенные лица императоров – мужчины, имевшие большое политическое влияние. Свое новое начало эта профессия получила в годы Первой мировой войны, но уже подразумевала под собой выполнение совсем других обязанностей. До нашего времени дошли лишь отголоски первоначального значения «секретаря» в виде таких должностей, как генеральный секретарь и государственный секретарь.
В наши дни профессия секретарь-референт требует выполнения работы, связанной с документами, организацией делопроизводства, управлением оргтехникой и другими функциями. Важными навыками для секретаря-референта считаются коммуникабельность и внимательность. Приставка «референт» означает, что сотрудник будет общаться с начальством по поводу различных рабочих дел. Очевидно, что конкурентность среди желающих занять эту должность высокая, особенно в больших фирмах или компаниях. Специфика навыков, которыми должен обладать секретарь, иногда может зависеть от области деятельности фирмы. Проще говоря, в фирме, занимающейся сбытом техники, секретарю нужно будет знать тонкости ведения бизнес-переговоров. Однако это вовсе не обязательно, для каждой компании все индивидуально.
Крупные рекрутинговые компании утверждают, что эта должность, наряду с должностью водителя и другими подобными вакансиями, предполагает большое количество переработок во внерабочее время. Люди, находящиеся на данных позициях, вынуждены подстраиваться под график начальства и быть готовы работать чуть ли не 24/7. Сейчас популярность набирают «виртуальные секретари», которые выполняют большую часть обязанностей обычного секретаря для тех фирм, которые не имеют возможности снимать офис или же попросту этого не делают этого из-за экономии средств. Отдельно нужно отметить важность внешнего вида секретаря. Секретарь должен одеваться в деловом стиле, избегать яркого, эпатажного и неуместного макияжа, причесок.
Не приветствуется использование духов с заметным ароматом, но приветствуется скромный, привлекательный внешний вид.
Кто такое референт, чем занимается?
Референт – относительно недавняя профессия. В советский и постсоветский период обязанности референта выполнял секретарь.
Со временем в развитых компаниях с обильной загруженностью начала формироваться новая специальность, которая заключается в консультировании клиентов и ознакомлении с общей информацией управляющего.
«Референт» на латыни звучит как «referents», что означает «ведающий», «сообщающий». Со временем специалист стал одним из первых помощников начальника, поэтому его должностные обязательства стали весьма-таки обширны. Рассмотрим основные:
Это далеко не весь список. Может быть включена работа с почтой, закупка канцелярии в офис, организация корпоративных вечеров и экскурсий. Должностные обязанности референта зависят от деятельности самого руководителя.