Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Отпуск для нового сотрудника: разъясняем спорные моменты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При работе с уведомлением о начале отпуска первым делом обратим внимание на шапку документа, в которой необходимо прописать, кому и от кого направляется бумага. Отправителем всегда является директор, а адресатом – работник, подготавливающийся к уходу в отпуск. Далее обозначаем дату и место составления официальной бумаги.
Объясняем, как правильно составить уведомление
Переходя к основной части, сошлёмся на приказ начальника, в соответствии с которым и был назначен отпуск, а также на штатное расписание фирмы. Затем высчитываем точное количество календарных дней и дату выхода на работу. Эти моменты также должны найти своё отражение в документе. Не забываем указать вид отпуска: ежегодный оплачиваемый или дополнительный. Сумма отпускных, как правило, в уведомлении не фигурирует.
Как составить уведомление
Самый предпочтительный и удобный вариант, чтобы напомнить сотруднику, когда он пойдет отдыхать по запланированному графику, — составить отдельный уведомляющий документ и вручить его подчиненному под подпись. Тогда и закон не нарушите, и докажете, что уведомление сделано своевременно, если возникнут недопонимания с подчиненными или контролирующими органами.
В законе не предусмотрена унифицированная специальная форма информативного сообщения по графику отпусков, его заполняют в свободном виде. Единственное, что требуется, — соблюсти основные правила по его составлению, принятые в делопроизводстве. Для этого необходимо включить в документ следующие обязательные сведения:
- название и реквизиты компании — например, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код причины постановки на учет в налоговой инстанции (КПП), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), адрес местоположения;
- название документа и его порядковый номер;
- дату составления документа;
- должность и фамилию, имя и отчество трудящегося;
- дату начала и завершения отпускного периода, общую его продолжительность в календарных днях;
- подпись руководителя или иного уполномоченного лица.
В конце такого уведомления оставляют графу для проставления подписи сотрудника. При помощи личной подписи подчиненный подтверждает, что он ознакомлен с указанной в документе информацией. Письменное оповещение обязательно издают в двух экземплярах: один отдают сотруднику, который собирается отдыхать, а другой, в котором есть его подпись, оставляют на хранение в отделе кадров компании.
Что должно быть в уведомлении
Трудовое законодательство не содержит каких-либо требований к структуре уведомления о графитовом отпуске, что нужно направить работнику. Вместе с этим на практике подобный документ обычно содержит такие реквизиты:
- шапка (штамп) с наименованием и реквизитами компании, дата и регистрационный номер;
- полное ФИО и должность сотрудника, кому адресуется документ;
- название документа (Уведомление о начале отпуска);
- информация об отпуске (начало, продолжительность, окончание);
- подпись должностного лица (обычно представитель кадрового подразделения);
- место для подписи работника, подтверждающей получение уведомления.
Как провести ознакомление
Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.
Как правило, используются следующие типы:
- Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
- Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
- Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
- Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.
Если отпуск переносится
По письменному заявлению сотрудника и согласию администрации ранее утвержденный период отпуска может быть смещен, либо перенесен. Таким образом, период может наступить раньше, либо позже указанного в графике отпусков. В этом случае, если в график вносятся соответствующие коррективы, тогда наниматель должен (но уже не обязан) уведомлять сотрудника по новому периоду.
Если же, из-за переноса начало и окончание отпуска было смещено и не было уведомления об этом событии, но есть заявление работника, согласованное администрацией, наниматель не будет нести за это ответственность.
Помните, обязанность уведомить сотрудника о наступлении даты законного оплачиваемого отдыха четко привязана к графику отпусков, утвержденному заблаговременно. Если же эта норма нарушается по инициативе самого работника – компания не будет нести ответственность за наступившие последствия.
Всегда ли нужно уведомление о начале отпуска: образец
Уведомление работника о начале отпуска нужно тогда, когда предусмотрен установленный график . Несоблюдение правил информирования сотрудников, если опираться на статью 5.27 КоАП РФ, является административным правонарушением, поэтому работодатель может быть привлечен к ответственности.
Если со стороны сотрудников следует встречное заявление о переносе дат отдыха, руководство предприятия может, но не обязано пойти на встречу. В этом случае перезаполнять образец уведомления о начале отпуска не нужно, так как образец заявления о переносе, в котором ставится роспись руководителя и сотрудника, является доказательством информированности.
Правильно организованный процесс информирования сотрудников позволяет избежать нарушения действующих законов, соответственно, не придется уклоняться от ответственности. Все уведомления о начале отпуска должны храниться в отделе кадров. Их могут потребовать инспекторы по труду при выполнении плановых или внеплановых проверок.
Случаи отказа сотрудника
Бывает, что работник компании отказывается ставить подпись в уведомлении о начале отпуска. В такой ситуации оставить бумагу без подписи нельзя. Поскольку это прямое нарушение законодательства и за него предусмотрено наказание.
Для того, чтобы не попасть в сложную ситуацию, сразу после отказа сотрудника подписывать уведомление, необходимо составить акт. Данная бумага является свидетельством того, что работник был уведомлен об отпуске. Поэтому в случае судебных разбирательств акт об отказе от уведомления можно предоставить в качестве доказательства правоты предпринимателя.
При наличии такой бумаги компания полностью освобождена от ответственности — ведь все данные зафиксированы как в уведомлении, как и в акте об отказе. Любые юридические вопросы можно будет решить с помощью этой бумаги.
Однако составлять акт необходимо в соответствии с правилами. И главным из них является присутствие свидетелей. Нужно позвать нескольких сотрудников фирмы и под их наблюдением оформлять акт отказа. Это требование позволит получить, в случае необходимости, свидетелей правомерности составления данного документа.
Все бумаги вносятся в перечень журнала учета уведомлений.
Уведомление — один из основных документов в оформлении отпуска сотрудникам. Поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск положен каждому работнику и такое право охраняется государством, следует ответственно подойти к составлению бумаг для него.
Нарушение законодательства ведет к проблемам с трудовым кодексом. А сбой в расчете оплаты на время отпуска может стать причиной для судовых разбирательств.
Уведомление о начале отпуска
Несмотря на то что работник знаком с графиком предоставления отпусков, работодатель обязан известить его о начале отпуска, причем тоже под подпись — уведомлением. Обратите внимание, что работник должен получить данную информацию не позднее чем за 2 недели до начала его отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).
Работник может потребовать перенести отпуск, если работодатель его в должный срок не уведомил о времени его отпуска или не выплатил до начала отпуска заработную плату за период отпуска вперед (пп. «г» п. 17 Правил об очередных и дополнительных отпусках).
Роструд в Письме от 22.03.2012 N 428-6-1 сообщает, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно. Это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников и т.п. В уведомлении желательно указать даты начала отпуска и выхода на работу, продолжительность отпуска (количество календарных дней), дату вручения уведомления. В документе должна быть подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с уведомлением, и лица, ответственного за вручение уведомления (как правило, это начальник отдела кадров).
А если работник отказывается получить приказ об отпуске?
Если работник отказывается получить приказ об отпуске, то составляется соответствующий акт.
Приведем образец акта об отказе от ознакомления под подпись с приказом о предоставлении отпуска.
| МБУ «Средняя общеобразовательная школа» N 10 17.03.2014 |
Акт об отказе от ознакомления под подпись с приказом о предоставлении отпуска N 13 |
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.
Подготовка приказа о графике отпусков
Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.
Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.
Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.
Как составить приказ о графике отпусков
Для составления графика используется форма Т-7. Но работодатель имеет возможность на самостоятельное, по личному усмотрению, введение бланка графика
Важно, чтобы он содержал основные графы документа
Выделяют шесть обязательных к заполнению граф:
- В первом разделе прописывается структурное подразделение, в котором трудится работник.
- Вторая графа отражает данные о специалисте. К ним относят должность согласно штатному расписанию.
- Третья графа содержит фамилию, имя и отчество.
- В четвертом разделе указывается табельный номер.
- Пятый столбец необходим для указания количества дней отпуска (календарных), на которые может претендовать сотрудник. Отдельно указывается дробление отпуска (при желании работника и разрешении работодателя).
- Шестая графа содержит дату начала отпуска сотрудника.
После составления документа производится его заверение у руководства учреждения. Далее сотрудники знакомятся с подписанным документом.
Дополнительно могут быть введены графы с указанием фактической даты выхода работника, наслоения отпусков за два года друг на друга. Если в один период работник уходит в отпуск за предшествующий период, то ставится пометка в графике.
Для того, чтобы понять возможность ухода в отпуск за два года, стоит рассмотреть пример. Сотрудник принят на работу 25 июля 2018 года. Первый рабочий год у него заканчивается 7 июля 2020 года, а второй – 7 июля 2020 года. Если он возьмет отпуск в мае 2020 года (за первый год) и в ноябре 2020 года (за второй год), он может отгулять два отпуска.
Нужно ли уведомление о начале отпуска
Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.
Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.
Обязательно ли уведомление работника о начале отпуска
Порой у руководителей возникает вопрос – всегда ли нужно письменно уведомлять служащего о том, что ему пора уходить в отпуск. Ведь существует график отпусков, а ответственный кадровик всегда вовремя напомнит директору о необходимости издать соответствующий приказ. В этом вопросе следует ориентироваться на ст. 123 ТК РФ, которая предписывает обязательное уведомление работника о начале его отпуска под роспись.
Другой вопрос – в каком виде руководитель это сделает, ведь законодательство не предусматривает унифицированных форм уведомления. Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 предлагает несколько вариантов оповещений, и неважно, какой из них выберет компания, важно лишь одновременное соблюдение двух условий:
- уведомление не менее, чем за две недели до начала отпуска;
- обязательная роспись служащего об ознакомлении.
Далеко не на каждом предприятии соблюдается порядок заблаговременных извещений об отпусках, возможно, руководство не до конца осознаёт серьёзность этого документа. А между тем, при проверке документации компании инспектор потребует предоставить уведомления, и их отсутствие или нарушение сроков оповещения повлечёт за собой административную ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП, даже если отпуск фактически был предоставлен в срок.
Шаг 5. В основной части напоминаем о датах начала и окончания отпуска. Здесь же дается ссылка на ст.123 ТК РФ.
Шаг 6. Указываем основание отдыха: график отпусков, утвержденный приказом (с указанием реквизитов приказа).