Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет рабочего времени, его виды». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При оформлении документов устраивающемуся на новую работу прописывается её график, который должен быть включен в должностную инструкцию или трудовой договор. Так можно найти подробное описание режима работы, который становится основой для последующего учета рабочего времени на предприятии и начисления заработной платы.
Формы учета рабочего времени
Разным категориям работников и продолжительность рабочего дня может полагаться различная. Она может быть:
- Нормальной, то есть 40 часов в неделю.
- Сокращенной, которая устанавливается для беременных женщин и лиц с ограниченной трудоспособностью, если они напишут заявление. При его наличии работодатель обязан перевести сотрудника на такой график и не может оспаривать это решение. Также особый график в обязательном порядке положен несовершеннолетним. Он указывается в трудовом договоре, а в табеле отмечается время работы в соответствии с ним;
- Неполной. Такой рабочий день устанавливается по соглашению между сотрудником и работодателем, например, в случае совместительства.
Какие виды учета рабочего времени сотрудников существуют
Рассказываем, как именно руководитель, методист, бухгалтерия или отдел кадров могут рассчитывать отработанное сотрудниками время.
Основные виды учета:
-
Поденный — удобный формат для государственных структур и малого бизнеса, где преобладает нормированный режим. В документах учета отражают занятость сотрудников за одну рабочую смену, а при расчете зарплаты суммируют часы за нужный период.
-
Понедельный — формат подсчетов, при котором количество рабочих часов за неделю суммируется. Вариант подходит в случае, когда сотрудник в какие-то дни недели работает больше, а в какие-то — меньше. При использовании понедельного учета рабочего времени важно следить за тем, чтобы общее количество часов в неделю не превышало 40. Иначе потребуется осуществить доплату в соответствии с размером переработки.
-
Суммированный — расчет трудового времени за несколько дней, месяц, квартал, полугодие или даже год. Если сотрудник занят на вредном производстве, то допустимый интервал — не дольше 90 дней.
Способы учета рабочего времени
Кадровые специалисты и эксперты в области права различают следующие виды учета рабочего времени.
- Поденный.
- Понедельный.
- Суммированный.
Каждый из вариантов присущ конкретному распорядку производственных циклов, выбранному предприятием.
Поденный учет времени строится на ежедневной фиксации часов, отработанных сотрудником. При использовании понедельной схемы контроля труда подсчет осуществляют только раз в семидневку. Применение же суммированного учета рабочего времени предполагает сложение часов, потраченных на профессиональную деятельность, за весь отчетный период. Его продолжительность устанавливается предприятием самостоятельно. Таким нормативным отрезком может стать месяц, квартал и даже год.
Решение о том, какой именно порядок учета рабочего времени использовать у себя в фирме, остается за работодателем. Выбор оптимальной методики зависит от расписания работы разных отделов компании, особенностей ее производственной деятельности. Предпочтительный способ, по которому будет вестись учет использования рабочего времени, должен быть отражен в локальном нормативном документе организации. К числу таких относятся, например, Правила трудового распорядка.
Какой бы из способов регистрации рабочего времени работников ни был выбран в конечном итоге, в проводимых бухгалтерией и HR-службой расчетах должны отражаться следующие переменные:
- продолжительность оплачиваемых ежегодных отпусков;
- количество отгулов, взятых по предварительной договоренности с работодателем;
- дни, в которые сотрудник отсутствовал по болезни.
Поденный или дневной учет рабочего времени — наиболее распространенный подход
Большинство сотрудников в Российской Федерации работают по стандартной пятидневной рабочей неделе с восьмичасовым графиком труда и получают зарплату в качестве фиксированного ежемесячного оклада, возможно, с дополнительными премиями за достижение каких-либо успехов. И для реализации подобных задач лучше всего подходит поденный учет рабочего времени, который считается «золотым стандартом» и среди сотрудников, и среди работодателей.
Также удобен такой подход не только с окладной системой оплаты труда, но и в случаях, когда сотрудники получают сдельный доход по тарифной ставке или же процент от продаж. В таком случае у работодателя тоже фактически нет необходимости отслеживать точно потраченное сотрудниками рабочее время, и он использует наиболее простую и удобную для каждой стороны взаимоотношений систему учета.
Суммированный учет рабочего времени
Эффективным и широко применяемым в Российской Федерации также является и суммированный учет рабочего времени. Такой особый режим труда позволяет работодателю установить продолжительный промежуток сроком вплоть до одного года, в течение которого будет вестись учет фактически отработанных часов. При этом сверхурочными могут считаться только те часы, которые выходят за указанные в производственном календаре нормативные показатели за учетный период.
Максимальная продолжительность учетного периода при суммированном учете рабочего времени может отличаться в зависимости от категории, к которой принадлежит работник, а также характера его трудовой деятельности.
Суммированный учет рабочего времени требует обязательного подсчета как минимум почасового труда сотрудников. Однако сейчас существуют и организационно-технические решения, в которых реализуется и поминутный учет рабочего времени. Такой подход позволяет работодателю максимизировать свою прибыль от деятельности сотрудников — не оплачивая фактически время, проведенное вне решения прямых рабочих задач и обязанностей. Кроме этого, суммированный учет рабочего времени прямо предусмотрен как единственный вид учета, применимый при вахтовой работе.
Однако для эффективной организации труда с использованием такой системы, скорее всего, потребуется также дополнительное материально-техническое обеспечение — программы, системы контроля доступа и технологические решения, обеспечивающие автоматизацию учета. При этом значительно возрастает нагрузка на кадровый отдел и бухгалтерию предприятия по причине более сложных расчетов размера заработной платы трудящихся.
Методы, как вести учет рабочего времени сотрудников
Вариантов, как можно осуществлять описанную в статье процедуру, существует немало. В этом разделе будут разобраны наиболее распространенные.
Первый – бумажный журнал. Это «классический» подход, который используется на протяжении многих десятилетий. Его суть заключается в том, что информация хранится на бумажных носителях. Хотя многие организации до сих пор пользуются ими, такой тип уже устарел.
Другой выход – видеонаблюдение. Оно может быть автоматизированным или предусматривать наличие сотрудника за пультом. Второй вариант делает систему более эффективной. Работник будет отслеживать соблюдение внутреннего распорядка и фиксировать нарушения со стороны персонала. Преимущество такого подхода в возможность оценить продуктивность каждого специалиста в выполнении задач. Минус – необходимость закупать дополнительное оборудование.
Поденный или дневной учет рабочего времени — наиболее распространенный подход
Большинство сотрудников в Российской Федерации работают по стандартной пятидневной рабочей неделе с восьмичасовым графиком труда и получают зарплату в качестве фиксированного ежемесячного оклада, возможно, с дополнительными премиями за достижение каких-либо успехов. И для реализации подобных задач лучше всего подходит поденный учет рабочего времени, который считается «золотым стандартом» и среди сотрудников, и среди работодателей.
Также удобен такой подход не только с окладной системой оплаты труда, но и в случаях, когда сотрудники получают сдельный доход по тарифной ставке или же процент от продаж. В таком случае у работодателя тоже фактически нет необходимости отслеживать точно потраченное сотрудниками рабочее время, и он использует наиболее простую и удобную для каждой стороны взаимоотношений систему учета.
К основным достоинствам поденного учета можно отнести следующие характерные преимущества:
-
Не требует никаких дополнительных расходов на обеспечение систем учета и контроля рабочего времени. Достаточно просто вести табель учета — и этого будет достаточно для расчетов с сотрудниками и проведения всех необходимых кадровых и бухгалтерских мероприятий.
- Снижает нагрузку на работодателя. При подобном подходе работодателю нет необходимости не только нести дополнительные расходы на организацию системы учета и ее технического обеспечения, но и загружать дополнительной работой отдел кадров и бухгалтерии, ведь при других принципах подсчета рабочего времени, работы у бухгалтеров и кадровиков будет на порядок больше.
- Высокая прозрачность. Простота и понятность этого вида учета — хороший плюс и для работодателей, и для сотрудников. Человек пришел на работу в четко обусловленное время, ушел — и этого достаточно. Всё предельно просто, а значит — и возможностей для появления трудовых споров в данном случае намного меньше.
Однако данный подход имеет и определенные недостатки, к которым можно отнести следующие его характерные черты:
- Неприменимость для организации посменной работы. Вести поденный учет рабочего времени на предприятиях, где организован непрерывный рабочий процесс или просто предусмотрены смены нестандартной продолжительности и сменный график труда, практически невозможно.
- Пониженный уровень ответственности работников. Данный недостаток характерен преимущественно для трудящихся, которые получают оклад — в случае поденного учета рабочего времени и при отсутствии контроля, далеко не факт, что сотрудники будут заниматься все рабочее время своим должностными обязанностями и в принципе находиться на рабочем месте.
- Меньшая эффективность труда. Факт того, что почасовые и поминутные методики учета рабочего времени в целом повышают эффективность работы, особенно персонала низшего уровня, доказан неоднократными статистическими исследованиями. В то же время поденный учет не позволяет полностью реализовать потенциал трудящихся и как следствие — максимизировать выгоду экономической деятельности субъекта хозяйствования.
- Сложности с учетом переработок и дополнительные затраты. В ситуациях, когда применяются другие методики учета рабочего времени, подсчет переработок, сверхурочных часов, будет куда более простой задачей — так как для этого уже имеется вся правовая база. При этом, если на предприятии ведется суммированный учет, то эта методика дает возможность ещё и обеспечить отсутствие переплаты работодателем за переработку в один день, если она была скомпенсирована меньшим временем работы в другой.
- Не подходит для вахтовой работы. В Российской Федерации работа вахтовым методом достаточно распространена, однако законодательство прямо запрещает использовать стандартные виды учета рабочего времени в отношении таких трудовых взаимоотношений.
Кроме вышеозначенных недостатков можно отметить также невозможность работодателя организовать эффективный гибкий график труда и другие организационные нюансы. Однако, как уже было отмечено, для большинства российских субъектов хозяйствования и самих работников, такой вид учета рабочего времени является оптимальным.
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени
Нормальная продолжительность рабочего времени (40-часовая рабочая неделя), как правило, не должна превышаться. Однако ТК РФ или иными федеральными законами могут устанавливаться исключения из этого правила, когда работник по инициативе работодателя может выполнять работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. В ст. 97 ТК РФ предусмотрено два таких случая: сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня.
Сверхурочная работа определяется ст. 99 ТК РФ как работа, производимая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.
Привлечение к сверхурочным работам осуществляется работодателем только с письменного согласия работника в случаях, прямо предусмотренных в ч. 2 ст. 99 ТК РФ (как, например, при неявке сменяющего работника, если работа не допускает перерыва). Часть 3 ст. 99 ТК РФ предусматривает случаи привлечения работника к сверхурочной работе без его согласия (например, при производстве работ, необходимых для предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения их последствий; при производстве общественно необходимых работ по устранению непредвиденных обстоятельств, нарушающих нормальное функционирование централизованных систем горячего водоснабжения, холодного водоснабжения и (или) водоотведения, систем газоснабжения, теплоснабжения, освещения, транспорта, связи и в других случаях).
В других случаях привлечение к сверхурочной работе допускается с письменного согласия работника и с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.
Не допускается привлечение к сверхурочным работам беременных женщин, работников в возрасте до 18 лет, а привлечение инвалидов, женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается с их письменного согласия при следующих условиях: во-первых, такие работы не запрещены им по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением и, во-вторых, они ознакомлены со своим правом отказаться от сверхурочных работ.
Статья 99 ТК РФ устанавливает предельное количество часов сверхурочной работы для каждого работника: не более четырех часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.
Работа сверх установленной продолжительности рабочего времени не может быть сверхурочной, если она выполняется работником с ненормированным рабочим днем.
Сверхурочные работы должны быть надлежащим образом оформлены (приказом или распоряжением работодателя и письменным согласием работника в установленных законом случаях) и учтены работодателем. Размер и формы компенсации переработки установлены ст. 152 ТК РФ: сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени (ст. 101 ТК РФ). Ненормированный рабочий день устанавливается обычно для работников, труд которых не поддается точному учету во времени. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884 «Об утверждении Правил предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем в федеральных государственных учреждениях» в перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем включаются руководящий, технический и хозяйственный персонал и другие работники, труд которых в течение рабочего дня не поддается точному учету; которые распределяют рабочее время по своему усмотрению; рабочее время которых по характеру работы делится на части неопределенной продолжительности.
Сверхурочная работа и работа на условиях ненормированного рабочего дня имеют существенные отличия.
Спецавтоматика для системы учета сотрудников на одну точку прохода с помощью карточек
Принцип действия данного метода схож с биометрической идентификацией. В данном случае, на входе в компанию также устанавливаются терминалы, но они определяют не биометрический фактор, а внешнюю метку, выполненную в виде персональной карты, которую нужно вложить или поднести к считывающему устройству.
Такая система учета рабочего времени сотрудников, позволяет не только получить полный контроль доступа людей в помещение, но и при условии расширения возможностей, организовать выгрузку отчетов в общий сетевой интерфейс и подключаться сразу к нескольким контроллерам для централизованного управления.
Такое решение востребовано как на небольших, так и крупных предприятиях, а также в разных офисах, расположенных в пределах одного бизнес-центра.
Достоинствами данной системы являются:
· невысокая стоимость;
· детализированное отслеживание прихода и ухода с работы каждого сотрудника;
· точный учет опоздания;
· снижение вероятности попадания на территорию компании постороннего лица.
Недостатком метода считается ограниченность зоны контроля, сохранение вероятности подмены идентификационной карточки и отсутствие возможности организации группового прохода людей.
Формы учета рабочего времени
В рамках координирования трудового процесса каждое предприятие должно формировать определенные документы: это табель учета рабочего времени, графики сменности, кадровые приказы и т.п. Еще несколько лет назад абсолютно все эти документы должны были создаваться по стандартизированным формам, однако с начала 2013-го года компаниям, фирмам и предприятиям разрешено разрабатывать их самостоятельно.
Тем не менее, большинство организаций все же прибегают к формам, которые предлагает Госкомстат, поскольку они наиболее удобны, просты и функциональны. В частности, табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда создается по форме Т-12 (поля этой формы прописывают вручную), а табель учета рабочего времени – по форме Т-13 (этот документ создают посредством автоматизированных систем учета). Оба варианта ведутся в единичном экземпляре тем сотрудником, который несет ответственность за учет рабочего времени, после чего комплектуются подписями работника службы кадров, менеджера структурного подразделения организации, и направляются в бухгалтерский отдел.
Табель учета рабочего времени должен храниться на протяжении 5 лет с момента завершения того года, для которого он был разработан. Однако это правило действует лишь в том случае, если все сотрудники, сведения о рабочих часах которых содержатся в табеле, трудились в нормальных условиях. Если же хотя бы один из них был занят на работах, причисляемых к опасным или вредным, то срок хранения табеля возрастает до 50 лет.
При формировании рабочего режима предприятия должны учитывать особенности производственного календаря на текущий год. Это единый документ для всей страны, в котором:
- Содержатся нормы рабочего времени на месяцы, кварталы и весь год при 24-, 36- и 40-часовой трудовой неделе.
- Приводятся нормы количества рабочих дней и дней отдыха для пятидневной рабочей недели.
- Содержатся сведения о дополнительных выходных днях (обусловленных отмечанием государственных праздников) и особенностях переноса рабочих и свободных дней в дни, предшествующие или следующие за праздничными.
Задачи ведения учета рабочего времени сотрудников
Для руководителей учет рабочего времени особенно важен, поскольку платить за отдых персонала не хочется никому. Кроме того, в законодательстве РФ есть статья, где сказано о важности учета и оплаты рабочего времени. При этом Кодекс об административных правонарушениях налагает санкции за эти самые нарушения.
Рабочим временем называют часы, которые тратятся на выполнение должностных функций. Данные часы должны оплачиваться. То есть все очень серьезно. Среди причин, по которым важен учет рабочего времени сотрудников, не только основная, юридическая, но и много дополнительных.
Задача 1. Выявление потери рабочего времени
Безупречных сотрудников не существует, однако все руководители мечтают о штате, состоящем из идеального персонала — мотивированных работников, которые стремятся к поставленным целям и не отвлекаются на ерунду. В реальности все иначе. Многие сотрудники тратят рабочее время на личные задачи: переписку с друзьями, компьютерные игры, посещение развлекательных ресурсов и интернет-магазинов, кофе с коллегами.
Понятие режима рабочего времени
Из 100 статьи ТК следует, что под режимом рабочего времени подразумевается график сотрудника, а именно:
- продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя);
- работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;
- продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);
- время начала и окончания работы;
- длительность перерывов в работе;
- количество смен в сутки;
- чередование рабочих и нерабочих дней.
Все эти пункты устанавливаются компанией самостоятельно в соответствии с трудовым законодательством.
Согласно 56 статье ТК РФ, продолжительность рабочего времени является обязательной составляющей трудового договора: работодатель должен указать, сколько часов в неделю будет работать сотрудник. По общему правилу, если человек не относится к льготным категориям граждан (например, несовершеннолетние, инвалиды), его рабочий график — 8 часов в день и 40 в неделю.
Сверхурочные и штрафы за несоблюдение требований ТК РФ
«Если сотрудник не отрабатывает нужное количество рабочих часов, например, опоздал на работу на два часа, то работодателю надо зафиксировать этот момент в табеле учета рабочего времени и крайне желательно — в служебной записке», — говорит Ксения Михайличенко, адвокат и руководитель практики трудового права в SZP LAW Boutique. В этом случае работодатель имеет право не платить за неотработанные часы. Однако, если человека физически не было на рабочем месте, но он выполнял рабочие обязанности, например, был на встрече, работник имеет право оспаривать такой приказ.
Когда сотрудник отрабатывает большее количество часов, ситуация становится неоднозначной. С одной стороны, согласно ТК, дополнительные часы идут как сверхурочные и оплачиваются соответствующим образом.
Однако, согласно судебной практике, если работник не успевает выполнять свои задачи за восьмичасовой рабочий день или рабочую смену, и приказа работодателям о привлечении его к сверхурочной работе нет, такая работа сверхурочной не считается.
Задержка на работе может быть связана с медленным темпом работы человека или тем, что он не справляется со своими обязанностями. Такая работа не будет оплачиваться дополнительно.
В случае, когда приказ есть, дополнительные часы оплачиваются соответствующим образом: первые два часа в размере 1,5х часовой ставки и последующие часы в двойном размере. В год должно быть не более 120 часов сверхурочной работы на каждого сотрудника вне зависимости от его должностных обязанностей.
Если же работодатель ставит сотруднику рабочие задачи, которые надо выполнять после или до рабочего дня (встречи или другие поручения), судебная практика оценивает это так: эти действия выполняются сотрудником добровольно, он имеет право встать и уйти. Уволить его за это нельзя. Таким образом, если вам поставили сверхурочную задачу, вы имеете право от нее отказаться и сказать руководителю, что будете выполнять ее в свое рабочее время, либо попросить оформить эту работу как сверхурочную.