Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Среднесписочная численность работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2023 году организации и ИП будут сдавать налоговые декларации по УСН по итогам прошедшего налогового периода – года. Налоговые декларации нужно будет представлять в налоговый орган по месту нахождения организации или месту жительства ИП. Изменятся только сроки представления деклараций. По новым правилам организации, применяющие УСН, должны представлять декларации не позднее 25 марта, а ИП – не позднее 25 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Как рассчитать среднесписочную численность сотрудников
Для расчёта среднесписочной численности сотрудников за отчётный период нужно сначала найти этот показатель за каждый месяц. Для этого считают списочную численность всех работников, которые числились в компании на каждый день месяца. При этом необходимо:
- включить сотрудников в отпусках, на больничных и в командировках и пр.;
- приравнять ССЧ в праздники и выходные к численности сотрудников в предыдущий рабочий день.
В списочной численности не учитываются внешние совместители, подрядчики и исполнители по договорам ГПХ, сотрудники на обучении с отрывом от производства, собственники без зарплаты и другие категории.
Некоторые работники списочной численности не учитываются при расчёте среднесписочной, в том числе лица в декрете и отпусках по уходу за ребёнком (кроме работающих неполный день) и работники в отпуске без сохранения зарплаты, полученном для поступления в образовательную организацию или для обучения.
Сотрудников, которые работают неполный день, следует учитывать пропорционально отработанному времени. Есть два исключения, которые учитываются как целые единицы:
- сотрудники, которым сокращённое рабочее время положено по закону, например, несовершеннолетние, сотрудники с опасными условиями труда и пр.;
- сотрудники, работавшие неполное время по инициативе работодателя.
Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) — не позже 20-го числа месяца, следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.
Последний раз форма СЧР сдавалась в 2020 году, далее, в соответствии с приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/752@, сведения о численности включаются в отчёт РСВ.
Например, создание ООО произошло 10 января, следовательно, сдать сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации надо не позднее 20 февраля, далее компания отчитывается в общем порядке.
Если срок сдачи нарушен, ООО будет оштрафовано по статье 126 НК РФ на сумму 200 рублей. Кроме того, возможно административное наказание должностного лица (главбуха или директора) на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП РФ.
Важно: сведения о среднесписочной численности работников новой организации хоть и сдаются в ИФНС, но не являются налоговой декларацией, поэтому налоговики не вправе заблокировать расчётный счет ООО из-за опоздания со сроками сдачи.
Кому надо сдать отчет?
Отчет о среднесписочной численности сдают не все. Например, если у предпринимателя нет персонала, то отчитываться не нужно. Но если вы организация, то сведения в любом случае надо предоставлять, даже если не было наемных сотрудников, в соответствии с письмом Минфина от 4 февраля 2014 года №03-02-07/1/4390.
Отчет предстоит сдать следующим организациям:
- Компания или ИП с сотрудниками;
- Новые ИП с наемными работниками;
- ИП с наемным персоналом, который прекратил деятельность в середине года;
- Новая или реорганизованная компания сдает отчет дважды:
- не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания или реорганизации;
- не позднее 20 января года, следующего за годом создания или реорганизации.
Чтобы верно рассчитать показатель, рекомендуем использовать пошаговый калькулятор среднесписочной численности.
Шаг № 1. Рассчитать за каждый день месяца.
В отчет нужно добавлять только тех сотрудников, с кем заключены трудовые договоры. Даже если работник находится в отпуске, на больничном или в командировке.
Есть работники, которых в среднесписочной численности показывать не нужно. Они указаны в пункте 78 Приказа № 772:
- работники на договорах ГПХ;
- внешние совместители;
- учредители организации, которые не получают зарплату;
- адвокаты и пр.
Приведем пример. В ООО «Пересвет» на 30 ноября 2018 года числятся 12 сотрудников. Двое из них – внешние совместители, а один сотрудник работает по договору подряда.
Чтобы определить списочную численность на 30 ноября, произведем простой расчет численности работников:
12 чел. – 2 чел. – 1 чел. = 9 чел.
Шаг № 2. Узнать месячную численность сотрудников с полным рабочим днем.
Для расчета среднесписочной численности сотрудников с полным рабочим временем мы рекомендуем использовать следующую формулу:
Среднесписочная численность сотрудников с полным рабочим днем = Сумма списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца / Число календарных дней месяца.
При этом имейте ввиду, что в сумму списочной численности сотрудников с полным рабочим днем на каждое число месяца входят выходные и праздничные дни.
Но не включайте в расчет среднесписочной численности сотрудниц, которые находятся в декретном отпуске, в «детских» отпусках, работников с неполным рабочим временем. Также не учитывайте сотрудников, которые взяли отпуск за свой счет для учебы или для поступления в вуз. Этот момент прописан в п.79 Приказа № 772.
Есть исключение. Если в отпуске по уходу за ребенком ваша сотрудница работает неполный день, не исключайте ее из среднесписочной численности. Это правило действуют с 2018 года.
Рассмотрим этот шаг на примере. Мы уже выяснили, что списочная численность работников в ООО «Пересвет» на 30 ноября составляет 9 человек. Семеро из них трудятся полный рабочий день. Две сотрудницы 5 и 19 ноября ушли в отпуск по уходу за ребенком.
Рассчитываем списочную численность работников за все дни ноября:
(9 чел. х 4 дн.) + (8 чел. х 14 дн.) + (7 чел. х 12 дн.) = 232 чел.
Рассчитаем среднесписочную численность сотрудников с полным рабочим днем:
232 чел./ 30 дн. = 7,73 чел.
Шаг № 3. Узнать месячную численность сотрудников с неполным рабочим днем
Учитывайте работников с неполным рабочим днем в месячной численности пропорционально отработанному времени. Численность нужно определить в два этапа:
- Определить количество человеко-дней, отработанных работниками с неполным рабочим днем. Нужно разделить месячную сумму человеко-часов на продолжительность рабочего дня.
- Посчитать месячную численность. Величину человеко-дней за месяц разделить на число рабочих календарных дней в месяце.
Пример расчета ССЧ за год
Чтобы подсчитать годовую ССЧ, достаточно сложить показатели каждого месяца и разделить полученную сумму на 12:
ССЧ = (ССЧян + ССЧ ф + … + ССЧд) /12
В ООО «Фунтик» с января по апрель 2020 года работало 10 человек. В мае взяли еще двух сотрудников, потом в июле – трех, в октябре – еще двух. Посчитаем, какая среднесписочная численность работников за год будет указана в РСВ в январе 2021 года.
ССЧ = (10 + 10 + 10 + 10 + 12 + 12 + 15 + 15 + 15 + 17 + 17 +17)/12 = 13,33
ООО «Фунтик» в отчет о среднесписочной численности в 2021году впишет показатель 13,33 (чел.).
Численность, начисленная зарплата работников и отработанное время
В табличной части формы П-4 в строке 01 приводят сведения в целом по компании, а в свободных строках с 02 по 11 – сведения по каждому из видов деятельности. Сведения о численности работников и начисленной зарплате указывают за отчетный месяц или за период с начала года. Информацию о количестве отработанных человеко-часов и выплатах социального характера – ежеквартально, за период с начала года.
Заполнение сведений в графах 1-10 ежемесячно за отчетный период говорит о том, что статистическая форма П-4 ежемесячная. Если же сведения по всем графам заполняются за период с начала года, то статистическая форма П-4 является ежеквартальной. Отмечается, что те компании, которые изменили свое место деятельности, так как был изменен субъект РФ, соответственно, приводят показатели за период с начала года с момента начала работы в другом субъекте РФ.
В данную выплату включаются суммы средств, которые связаны с льготами социального характера, которые представлены работнику, так же относится льгота на лечение, трудоустройство, отдых, проезд.
Выплаты социального характера: (п. 88 Указаний):
-
выходное пособие при расторжении трудового договора;
-
суммы, начисленные при увольнении работникам на период трудоустройства в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников;
-
выплаты единовременного характера, выплачиваемые при выходе на пенсию увольняемого сотрудника;
-
страховые премии, уплаченные организацией по договорам личного, имущественного и иного добровольного страхования в пользу работников (кроме обязательного государственного страхования работников);
-
оплата путевок (компенсации) работникам и членам их семей на курортно-санаторное лечение, отдых, экскурсии, путешествия;
-
предоставление материальной помощи определенным сотрудникам в связи с семейными обстоятельствами, на рождение ребенка, на медицинские препараты.
-
единовременные и ежемесячные выплаты при первом трудоустройстве специалистам государственных и муниципальных учреждений (организаций), предусмотренные законодательством субъекта РФ.
Как отчитываются о среднесписочной численности ИП с работниками в 2020 году
Для оформления отчета за 2019 год предпринимателю необходимо внести в него свои данные — фамилию, имя, отчество и ИНН. Знакоместа в графе «КПП» должны быть прочеркнуты, они заполняются лишь организациями.
Дата, на которую рассчитываются данные по итогам 2019 года, — это 1 января 2020 года.
Отчет заполняется единственным показателем, рассчитанным по приведенному выше алгоритму, — среднесписочной численностью.
Заполнить форму можно вручную, используя ручку черного или синего цвета, либо на компьютере и затем распечатать.
Заверять или не заверять отчет печатью, предприниматель решает самостоятельно — для данного документа она необязательна. Об этом высказался Минфин в письме от 30.08.2018 № 03-01-10/61983.
Сведения предприниматель направляет в инспекцию по месту своего жительства.
Как определяет среднесписочную численность работников ИП без сотрудников, расскажем в следующем разделе.
Сведения о среднесписочной численности работников – кто сдает, сроки, как заполнить форму
Гороховой) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2017)
— : Сведения о среднесписочной численности: кто и когда сдает (Издательство «Главная книга», 2018)
— : Подаем сведения о среднесписочной численности работников (Комиссарова Т.) («Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», 2018, N 1)
— : Сведения о среднесписочной численности работников: особенности формирования за 2016 год (Зобова Е.) («Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2016, N 12)
— : «Упрощенка». Годовой отчет — 2015 (сост. Н.Г. Сазонова) («Актион Бухгалтерия», 2015)
— : Сведения о среднесписочной численности: представлять или нет? (Цветаева В.) («Арсенал предпринимателя», 2015, N 1)
— : Не позднее 20 января следует сдать сведения о численности за 2013 год (Сукочева И.А.) («Зарплата», 2014, N 1)
— : По какой форме и в какие сроки нужно отчитываться по среднесписочной численности работников? («Просто для бизнеса», 2013 — 2014, N 12-1)
— : Сведения о среднесписочной численности работников: заполняем без ошибок (Егоркина О.) («Арсенал предпринимателя», 2011, N 12)
На любом предприятии происходит движение персонала: сотрудники приходят, уходят, перемещаются. Это нормальная ситуация. Однако для контроля процессов наниматели должны ежегодно предоставлять сведения о среднесписочной численности работников, срок сдачи которой установлен на законодательном уровне. Работодатель делает такой отчет по специальной форме. Отсутствие информации повлечет наложение санкций на нарушителя.
С отчета за январь 2023 года вводится новые месячные формы.
И так, начиная с отчета за январь 2023 года:
- № П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников»;
- № 1-З «Анкета выборочного обследования рабочей силы»;
- № 1-ПР «Сведения о приостановке (забастовке) и возобновлении работы трудовых коллективов».
Начиная с отчета на 1 февраля 2023 года:
- № 3-Ф «Сведения о просроченной задолженности по заработной плате».
Одновременно с этим упраздняются аналогичные формы, действующие в настоящее время, а также отменяются представляемые 1 раз в 3 года формы:
- № 1-ГС «Сведения о составе работников, замещавших государственные должности и должности государственной гражданской службы, по полу, возрасту, стажу государственной службы, образованию»,
- № 1-МС «Сведения о составе работников, замещавших муниципальные должности и должности муниципальной службы, по полу, возрасту, стажу муниципальной службы, образованию».
Для подсчета необходимо вести табель учета отработанного времени, учитывать кадровые назначения, командировки, отпуска, отраженные в приказах. В расчет берут календарные дни месяца. В выходной и праздничный день число работников определяют по предшествующему рабочему дню. Сотрудника, работающего удаленно, считают полноценной единицей.
Какие категории сотрудников учитывать (не учитывать) для расчета: таблица
| Принимать во внимание | Не учитывать |
| Сотрудника, зачисленного в штат на основании трудового договора | Внешнего совместителя |
| Работающего собственника | Исполнителя по оказанию услуг гражданско-правового характера |
| Юридическое лицо, получающее з/плату, компенсации, премии | Подрядчика (соглашение на проведение ремонтных, строительных работ) |
| Работающего за границей | |
| Владельца, не получающего от организации зарплату |
Как рассчитать среднесписочную численность за месяц (при полном рабочем времени)
Прежде всего необходимо выяснить, какой была численность работников (учитываемых по приведенным выше правилам) в каждом из календарных дней месяца, включая выходные и праздники. Численность в нерабочий день принимается равной численности в предшествующий рабочий день.
Численность за каждый день месяца нужно просуммировать и разделить на количество календарных дней месяца. Полученное число следует округлить до целого значения (остаток менее 0,5 отбрасывается, остаток 0,5 и более округляется в большую сторону).
Пример 1
Организация работает по графику пятидневной рабочей недели. Все сотрудники заняты полный рабочий день. Численность в каждом из дней месяца приведена в таблице 2. Среднесписочная численность за месяц равна 17,097 (530: 31 день), после округления принимает значение 17.
Таблица 2
Число месяца Количество работников, учитываемых при расчете среднесписочной численности 1 15 2 14 3(сб.) 14 4(вс.) 14 5 16 6 17 7 17 8 18 9 20 10(сб.) 20 11(вс.) 20 12 20 13 20 14 18 15 18 16 18 17(сб.) 18 18(вс.) 18 19 17 20 17 21 16 22 16 23 16 24(сб.) 16 25(вс.) 16 26 16 27 15 28 17 29 17 30 18 31(сб.) 18 Итого: 530
Как рассчитать среднесписочную численность работников
Обычно определением этого показателя на предприятии занимается бухгалтер, или кадровый работник.
В связи с тем, что средняя численность имеет большое значение, к ее вычислению нужно подходить ответственно, чтобы обеспечить максимальную точность расчета. Ведь на его основании будет определяться, к примеру, право на использование льготного режима. Кроме этого, контролирующий орган сам может его перепроверить.
Первоначальную информацию для расчета нужно получать из документов по учету рабочего времени, оформленных приказов на прием, перевод, увольнение работников и других.
Компьютерные программы по ведению кадрового либо бухгалтерского учета дают возможность произвести расчет автоматически. Однако в этом случае все равно нужно проверить источники информации, используемые в этом случае.
Сотрудник, которому поручено рассчитать показатель, должен понимать весь алгоритм его определения, для того, чтобы в любой момент времени он мог перепроверить полученные данные.