Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Форма T-53: как правильно заполнить платежную ведомость». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Грамотно организованный учет документов на предприятии позволяет поддерживать порядок в организации, и в кратчайшие сроки находить нужный документ. Для учета документации предназначены регистрационные журналы и книги. Для каждого типа документов может быть предусмотрен отдельный журнал.
Журнал регистрации платёжных ведомостей в 2019 году — форма Т-53а, образец заполнения, скачать
Например, может вестись отдельный журнал по регистрации приказов по основной деятельности, приказоd по личному составу, входящей, исходящей корреспонденции.
Для учета платежных ведомостей также следует использовать журнал регистрации, причем Госкомстат разработал специальную форму журнала — Т-53а. Организации могут использовать эту форму для регистрации в ней платежных ведомостей. Также можно подготовить и свою форму журнала, если это необходимо. Типовые формы носят лишь рекомендательный характер.
Обратите внимание
Платежная ведомость — это документ, на основании которого происходит выплата наличных денег из кассы на зарплату персонала. Каждая ведомость должна быть зарегистрирована в журнале.
Многие организации не относятся всерьез к оформлению подобного рода журналов, однако журнал имеет свое предназначение — позволяет систематизировать информацию о документах, контролировать их исполнение и местонахождения.
Номер ведомости присваивается при ее регистрации в журнале. Скачать бланк и образец платежной ведомости.
Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а
Журнал регистрации платежных ведомостей форма Т-53а применяется для отражения сведений об оформленных платежных ведомостях. Данные в журнал заносятся в хронологическом порядке по мере оформления платежной ведомости Т-53 и группируются по счетам бухгалтерского учета.
Бланк журнала регистрации платежных ведомостей форма Т-53а – скачать в формате xls.
Ответственным за ведение журнала обычно назначается работник бухгалтерии. Хранить данный документ необходимо в течение пяти лет.
Документ важный и обязателен для заполнения каждой организацией, выдающей своим работникам наличные денежные средства по платежным ведомостям.
Журнал может быть затребован проверяющими органами, поэтому вести его нужно правильно, не забывая вносить записи обо всех оформленных бланках платежных ведомостей.
Регистрационный журналы используются не только для платежных ведомостей, но и других документов, приказов, трудовых договоров, трудовых книжек. В частности, трудовые книжки подлежат регистрации в такой книге учета. Приказы по личному составу могут регистрироваться в таком журнале. Приказы по основной деятельности — в этом журнале.
Журнал регистрации платежных ведомостей (образец заполнения формы Т-53а)
В крупных предприятиях бывает сложно уследить за движением всех первичных учетных документов, особенно таких важных, как платежные ведомости, которые подтверждают, что заработная плата была фактически выплачена сотруднику в определенном периоде, и работодатель выполнил свои обязательства перед сотрудником.
Для контроля движения документации бухгалтерского и расчетно-кассового отделов организации по произведенным выплатам своим сотрудникам работодателем применяется журнал регистрации платежных ведомостей. Этот документ по сути собирает сведения по всем имеющимся на предприятии ведомостям в хронологическом порядке.
Журнал является регистром бухгалтерского учета, который предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету платежных ведомостях. При этом к платежным ведомостям относятся:
Совет
Унифицированные форма Журнала утверждена Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.
С введением закона о бухгалтерском учете предприятия получили возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов бухгалтерского учета с тем условием, что эти формы будут содержать обязательные реквизиты, перечисленные в Законе.
Таким образом, требование о применении унифицированных форм первичной учетной документации в Законе о бухгалтерском учете отсутствует. Но организация может применять унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, закрепляя их использование приказом по учетной политике.
Если работодатель применяет в своей деятельности для фиксирования факта выдачи денег сотруднику расчетно-платежную ведомость, то заполнение отдельно платежной ведомости не требуется.
Журнал регистрации платежных ведомостей ведется работником бухгалтерии, рассчитывающим заработную плату или специалистом кадровой службы.
Самые популярные тарифы
Тарифы на электроэнергию для промышленных предприятий, тарифы на тепло для промышленных предприятий, тарифы на газ для промышленных предприятий, тарифы на водоснабжение промышленных предприятий, тарифы на утилизацию отходов промышленных предприятий — быстрые ссылки на единые сводные таблицы по тарифам для промышленных предприятий 2022 года.
Москва, Московская область, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Киев, Астана, Минск — быстрые ссылки на единые сводные таблицы по тарифам для промышленных предприятий 2022 года.
Москва, Московская область, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Киев, Астана, Минск — быстрые ссылки на единые сводные таблицы по тарифам для граждан (физических лиц) 2022 года.
Инструкция: как правильно составить ведомость по зарплате
- Выдача заработной платы в учреждении должна быть своевременной и носить прозрачный характер независимо от того, выплачивается ли сумма вознаграждения наличными денежными средствами или безналично.
- Документом, подтверждающим корректность начислений и выплат по каждому сотруднику в случае взаиморасчетов с сотрудниками в наличной форме, является ведомость на зарплату, бланк скачать бесплатно можно далее.
- Начисление и выплата заработной платы отражается соответствующими бухгалтерскими записями, а документом — основанием таких проводок является зарплатная ведомость (ЗВ). Она составляется бухгалтером по законодательно утвержденным формам:
- платежно-расчетная (унифицированная форма Т-49, Т-51) — указывает расчет и фактические выплаты по каждому работнику, форма Т-49 — для наличных расчетов, Т-51 — для безналичных;
- расчетная (унифицированная форма Т-53) — иллюстрирует расчет ежемесячного вознаграждения по каждому сотруднику.
Бланк на выдачу зарплаты (бланк скачать можно в нашей статье) должен составляться ежемесячно при каждой выплачиваемой в учреждении зарплате в соответствии с нормами и правилами действующего законодательства.
Сам документ состоит из титульного листа, содержательной (табличной) части и раздела, включающего сведения о депонированной зарплате.
В платежно-расчетном документе отражаются сведения об окладах каждого сотрудника, количестве отработанных дней, производимых начислениях и удержаниях. Платежно-расчетная аккумулирует данные, содержащиеся в расчетном и платежном документах. Предлагаем бланк ведомости на выдачу зарплаты скачать бесплатно.
Расчётная ведомость составляется бухгалтером-расчётчиком в одном экземпляре после окончательного расчёта зарплаты или в межрасчётный период для выплаты аванса, отпускных, расчёта при увольнении и прочих начислений.
Руководитель вместе с главным бухгалтером определяют дни выплаты, подписывают документ и передают его в кассу для выдачи наличных денег.
Кассир (при его отсутствии — руководитель организации) в установленные дни выдаёт денежные средства, работники расписываются в их получении.
По окончании дней выдачи кассир «закрывает» ведомость. Если кто-то не успел получить деньги, то напротив его фамилии в графе 5 (там, где должна быть подпись о получении) делается запись «Депонировано». На заключительном листе документа цифрами и прописью указывается итог по выданной и депонированной сумме.
Подписанную кассиром, выдававшим наличные, ведомость проверяет бухгалтер. Если всё в порядке, то он заверяет ведомость подписью и заполняет РКО (расходный кассовый ордер).
РКО заполняется на итоговую сумму, выданную по ведомости.
Информация о РКО (дата выписки, номер) указывается на заключительном листе расчётной ведомости.
Образец выписки РКО к «закрытой » ведомости на выплату зарплаты:
Как оформить платежный документ?
Ведомость может составляться как по всей организации, так и по отдельному подразделению предприятия.
На титульном листе бланка ведомости Т-53 указывается наименование экономического субъекта и структурного подразделения, если выплата производится по отдельному участку, цеху и так далее.
В графе «корреспондирующий счет» указывается номер бухгалтерского счета, на который будут отнесены расходы (20, 44 и т. д.).
В графе «в кассу для оплаты в срок» указывается период, в который деньги будут находиться в кассе для уплаты аванса. Законом установлен трехдневный срок, после чего остаток денег депонируется и возвращается в банк. Срок указывается с даты выдачи по дату окончания выплаты включительно (например, с 16 февраля 2018 по 18 февраля 2018). Учет депонированной зарплаты.
Указывается итоговая сумма аванса прописью и цифрами. Нужно ли из суммы удерживать НДФЛ?
Далее следует подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.
В поле платежной ведомости Т-53 для указания расчетного периода указывается первая половина календарного месяца, за которую проводится выдача аванса – с первого по пятнадцатое число.
В содержательной части документа приведен список работников с указанием порядкового и табельного номера, фамилии и инициалов.
Напротив каждой фамилии указывается сумма к выплате. Получив аванс, работник расписывается в ведомости.
Если в трехдневный срок работник не получил наличные, то средства депонируются с соответствующей отметкой. По истечении трех дней в ведомости проставляется выданная и задепонированная сумма. Лицо, выдающее деньги (кассир) подписывает бланк.
На основании формы Т-53 бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, номер которого проставляется в ведомости.
После этого платежный документ Т-53 регистрируется в журнале и хранится в общем порядке бухгалтерских документов.
Как может выглядеть журнал?
В журнале могут быть отражены:
Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.
- порядковые номера платежек по журналу, по внутреннему реестру банка;
- даты исполнения платежек;
- адресаты платежей (ФНС, государственные фонды, контрагенты);
- общие сведения о платежных операциях (оплата поставок, налогов);
- реквизиты счетов, по которым проведены платежи;
- сведения об НДС (соответствующие тем, которые содержатся в платежках, переданных на исполнение);
- сведения о работниках, которые направили платежки на исполнение.
Журнал может вестись в бумажном или электронном виде.
Руководство может возложить обязанности по ведению журнала на ответственных работников. Необходимо также закрепить порядок применения журнала в учетной политике — как части правил ведения документооборота и обработки учетной информации (п. 4 ПБУ 1/2008).
журнала вы можете по ссылке ниже.
Журнал регистрации платежных ведомостей применяется для регистрации всех соответствующих ведомостей по выдаче заработной платы и накопления данной информации. Журнал оформляется по установленной форме Т-53а и состоит из обложки и табличной части, содержащей основную информацию. Журнал подлежит хранению на предприятии в течение 5 лет.
На титульной стороне документа указывается наименование компании, ее реквизиты. Заполняются даты начала и окончания ведения документа (срок — один календарный год) указывается фамилия и инициалы лица, ответственного за ведение журнала. Как правило, им является работник бухгалтерии или кадровой службы. Все записи должны вноситься в хронологической последовательности.
Табличная часть заполняется по графам. В ней находятся 10 граф, все из которых должны быть корректно заполнены:
- номер документа по порядку;
- дата оформления ведомости;
- номер платежной ведомости;
- назначение платежа;
- структурное подразделение;
- выданная сумма;
- подпись лица, передавшего ведомость, для проведения регистрации;
- его полное ФИО;
- подпись лица, принявшего платежную ведомость;
- его фамилия и инициалы.
Под таблицей внизу каждой страницы следует указать порядковые номера платежных ведомостей. Регистрационный журнал представляет собой важный первичный документ и компаниям, которые выдают заработную плату при помощи платежных ведомостей, следует внимательно относиться к его ведению, так как он необходим при проверке финансовой деятельности предприятия. В случае выявления недостоверных сведений или отсутствии необходимых данных, ответственное лицо может быть привлечено к административной ответственности.
Как закрывается платежная ведомость
Платежная ведомость открывается на строго определенный период времени — обычно, на дни выплаты зарплаты сотрудникам. Как только проходит завершающий день из срока действия, документ необходимо закрыть.
Во время закрытия кассир проверяет ведомость на отсутствие подписей работников. В случае, если есть те, кто не смог получить зарплату в установленный срок, их суммы подлежат депонированию. Для этого в графе, где должна быть подпись, проставляется о, после чего в конце документа подводятся итоги по выданным и депонированным суммам.
На сумму выданной зарплаты оформляется расходный кассовый ордер, к которому подкалывается закрытая ведомость. Оформленный документ передается бухгалтеру на проверку. Если все верно, то она должна быть им подписана.
Зачем нужна форма Т-53, если есть ведомость Т-49?
Действительно, с помощью другого общераспространенного унифицированного документа — расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 — можно решить абсолютно все задачи по учету наличной выплаты заработной платы. В соответствии с п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У может применяться любая форма на выбор работодателя: Т-49 или Т-53 (или только РКО — в необходимом количестве — вместо любой из них).
Вместе с тем, документ Т-53 имеет в сравнении с формой Т-49 заметно более простую структуру. Если рассматривать табличную часть формы, то в документе Т-53 предполагается заполнение 6-ти граф (при этом непосредственно числовые данные по зарплате отражаются только в одной), а на бланке Т-49 — 23 графы (из них числовых по зарплате — больше половины).
Форма утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Что если в ведомости обнаружены ошибки
Этот документ относится к первичным, а потому необходимо не допускать в нем исправления. Если на этапе оформления была допущена ошибка, то такой бланк уничтожается, и выписывается новый.
По правилам, кассир должен проверить наличие в документе ошибок перед тем, как начинать выдачу по нему. Если они будут обнаружены, то бланк необходимо вернуть назад в бухгалтерию.
Однако может сложиться ситуация, когда ошибка будет выявлена уже в процессе выдачи средств по документу. Соответственно, уничтожить бланк и собрать все необходимые подписи на новом уже будет невозможно.
В этой ситуации Необходимо аккуратно одной чертой зачеркнуть неверную информацию, а сверху надписать правильную. Зачеркивание нужно производить так, чтобы старые данные легко читались. Исправление своими подписями заверяют руководитель и главбух.
Кроме этого рекомендуется составить бухгалтерскую справку, в которой подробно описать как была выявлена ошибка и обосновать ее исправление.
Начисления, подлежащие выплате: заполняем табличную часть ведомости
В основе заполнения табличной части формы Т-53 лежит ведомость начисления заработной платы. Начисления производятся специалистами фирмы на основе окладов, тарифов, сдельных расценок — в зависимости от применяемых в компании форм оплаты труда.
До внесения информации о заработанных средствах в табличную часть платежной ведомости из начисленных сумм производятся необходимые удержания (алименты, возмещение ущерба и др.), вычитается НДФЛ. Результат вычислений заносится в графу 4 платежной ведомости.
Каждая сумма рассчитанной зарплаты заносится в отдельную строку табличной части ведомости выдачи заработной платы ( которой вы сможете на нашем сайте).
Для персонификации начисленных сумм в ведомости предназначены графы 2–3, в которых содержится информация о табельном номере и Ф. И. О. получателя.
Графа 5 таблицы платежной ведомости предназначена для подтверждения факта выдачи денежных средств из кассы или для проставления отметок о депонировании невыплаченных сумм. Заметим, что с 30.11.2020 требование проставлять в платежной ведомости отметку о депонировании не полученной работниками зарплаты отменено.
Отдельного внимания заслуживает графа 6 «Примечание». В обычной ситуации, когда деньги получают лично сотрудники фирмы, она не заполняется. Информация в ней появляется, к примеру, при выдаче зарплаты по доверенности. В этом случае в указанной строке кассиром производится запись «по доверенности», а сама доверенность прилагается к платежной ведомости (п. 6.1 Указания № 3210-У).
Заполнение титульного листа платежной ведомости ( Т-53)
На титульном листе указывается наименование организации. Если зарплата выдается какому-то конкретному структурному подразделению организации, то указывается его наименование в следующей строке. Если же заработная плата выдается предприятию в целом, то ставим прочерк.
В качестве корреспондирующего счета выступает счет учета расчетов с персоналом по оплате труда – счет 70.
Далее нужно указать срок, на который денежные средства для выдачи зарплаты обналичиваются с расчетного счета. В кассе наличные сверх установленного лимита храниться не могут, вечером все наличные денежные средства подлежат обязательной сдаче в банк. Исключение составляют средства, обналиченные для выдачи зарплаты, они могут храниться 3 дня, включая день получения их в банке. Поэтому в строке «в кассу для оплаты с.. по..» нужно указать трехдневный срок, начиная со дня получения денег в банке.
Далее указывается общая сумма заработной платы, прописью и цифрами; порядковый номер ведомости и дату составления. В качестве расчетного периода пишется месяц, за который необходимо выплатить заработную плату.
Документы Ведомость в банк и Ведомость в кассу
С 1 июня 2021 при выплате дохода физическому лицу через банк в платежных документах необходимо указывать код вида дохода в целях исполнительного производства. А также давать расшифровку суммы удержания из дохода при его наличии (ч. 5.1 ст. 70 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ, Указания Банка России от 14.10.2019 N 5286-У).
Для автоподстановки кода дохода в Ведомости в банк необходимо заполнить аналитику Вид дохода в справочнике Начисления.
- Автоматическая подстановка кода выплаты доходов в ведомости
- Памятка кодов для доходов, выплачиваемых физлицам
- Коды выплат по заработной плате в платежных документах
- Трудности применения кодов вида дохода в платежных документах
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»
Данные документы используются:
- для формирования ведомости (списка) на выплату зарплаты.
Особенности заполнения:
- Вид выплаты – что именно выплачивается: переключатель Аванс — за первую половину месяца, т.е. сумма формируется в зависимости от размера установленного для аванса;
- переключатель Зарплата – за вторую половину месяца, отпускные, т.е. введены начисления определенным документом, сумма формируется за вычетом ранее выданного аванса.
Табличная часть заполняется автоматически, только если Выплата зарплаты, установленная в карточке сотрудника, соответствует выбранному документу.
Но если заполнить ведомость вручную, то в регистрах выплата отобразится верно, независимо от установленного способа выплаты.
При выплате наличными можно распечатать:
- Расчетно-платежная ведомость (Т-49),
- Платежная ведомость (Т-53).
Зарплата и кадры – Зарплата – Ведомости в кассу – кнопка Печать.
Документы для выдачи зарплаты за первую половину месяца
Аванс – это часть заработной платы, поэтому основанием для выдачи будут те же документы, что и на выплату расчета по заработной плате:
- штатное расписание;
- документ, содержащий личные данные, в том числе сведения о надбавках (выслуга лет, размер районного коэффициента, налоговые вычеты, стаж);
- табель учета рабочего времени;
- приказы руководства: на очередной отпуск, на премирование, на отпуск без сохранения заработной платы, на оказание материальной помощи, удержание подотчетных сумм и пр.;
- больничные листы;
- в отдельных случаях – заявление на аванс;
- платежная ведомость или иной платежный бланк.
Основным документом для расчета суммы аванса и заработной платы считается табель учета рабочего времени. Этот документ должен вестись ответственным лицом (табелировщиком) ежедневно. В документе отражаются данные о фактически отработанном времени и причины неявки на работу.
Дополнительные документы (приказы, больничные листы) понадобятся бухгалтеру для сверки правильности заполнения табеля.